Einsichtnahme in die Personalakte mit Rechtsanwalt?

BAG, Urteil vom 12. Juli 2016 – 9 AZR 791/14

1. Das Recht des Arbeitnehmers, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen, wird ergänzt durch das Recht, hierbei ein Mitglied des Betriebsrats hinzuzuziehen (§ 83 Abs. 1 Satz 1 und 2 BetrVG). Ein Anspruch auf Hinzuziehung eines Rechtsanwalts folgt aus der abschließenden Regelung des § 83 BetrVG jedoch nicht, und zwar weder aus der Pflicht des Arbeitgebers zur Rücksichtnahme auf die Arbeitnehmerinteressen (§ 241 Abs. 2 BGB) noch aus dem Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung (Art. 2 Abs. 1 i. V. m. Art. 1 Abs. 1 GG), das im Sinne objektiver Normgeltung auf die Anwendung und Auslegung privatrechtlicher Normen ausstrahlt.

2. Das Einsichtsrecht ist erfüllt, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer erlaubt, für sich Kopien herzustellen. Das dient dem Transparenzschutz, der dem Beseitigungs- oder Korrekturanspruch vorgelagert ist.

3. Soll die Einsicht auf dem Betriebsgelände stattfinden, steht dem Interesse des Arbeitnehmers, vom Inhalt der Personalakte unter Hinzuziehung eines betriebsfremden Dritten Kenntnis zu nehmen, das Hausrecht des Arbeitgebers (§§ 858 ff., 903, 1004 BGB) entgegen. Dieses erlaubt es dem Arbeitgeber, grundsätzlich frei darüber zu entscheiden, wem er den Zutritt zum Betriebsgelände gestattet.
(Leitsätze des Bearbeiters)

Problempunkt: 

Die Parteien stritten über das Recht des Mitarbeiters, zur Einsichtnahme in seine Personalakte seine anwaltliche Vertreterin hinzuzuziehen. 1998 trat der Kläger in die Dienste der Beklagten zu 1., die ihn als Lageristen beschäftigte und am 21.3.2013 ermahnte. Seine Prozessbevollmächtigte verlangte mit Schreiben vom 6.5.2013, ihr zusammen mit dem Mitarbeiter Einsicht in dessen Personalakte zu gewähren. Die Beklagte zu 1. lehnte eine Hinzuziehung der Prozessbevollmächtigten unter Hinweis auf ihr Hausrecht ab, erlaubte dem Kläger allerdings schriftlich, auszugsweise Kopien der in der Personalakte befindlichen Dokumente zu fertigen. Das Arbeitsverhältnis ging mit Wirkung zum 1.2.2014 infolge Betriebsübergangs auf die Beklagte zu 2. über. Der Kläger meint, sein Anspruch auf Hinzuziehung seiner Rechtsanwältin folge aus der arbeitgeberseitigen Schutz- und Rücksichtnahmepflicht (§ 241 Abs. 2 BGB) und dem Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung (Art. 2 Abs. 1 i. V. m. Art. 1 Abs. 1 GG). Die Personalakte enthalte personenbezogene Daten, deren Kenntnisnahme er Dritten gestatten dürfe. Die Hinzuziehung seiner Prozessbevollmächtigten sei zudem unter dem Gesichtspunkt der Waffengleichheit geboten, da ihm die erforderlichen Rechtskenntnisse fehlten, um zu beurteilen, ob Dokumente unberechtigterweise aufgenommen worden seien. Die Anfertigung von Kopien sämtlicher in der Personalakte befindlicher Unterlagen sei nicht zumutbar. Die Revisionsbeklagte zu 2. hat die Abweisung der Klage beantragt. Das Begehren greife ohne gesetzliche Grundlage in ihr Hausrecht ein. § 83 Abs. 1 BetrVG enthalte eine abschließende Sonderregelung.

Entscheidung: 

Die Frage, ob der Arbeitnehmer grundsätzlich das Recht hat, einen Dritten mit der Einsichtnahme in seine Personalakte zu beauftragen oder einen Dritten, der kein Betriebsratsmitglied ist, bei der Einsichtnahme hinzuzuziehen, wird in Rechtsprechung und Literatur unterschiedlich beantwortet. Der Senat brauchte diese Frage im Streitfall nicht abschließend zu beantworten, da die Revisionsbeklagte zu 2. als Betriebserwerberin an die von ihrer Rechtsvorgängerin erteilte Kopiererlaubnis gebunden ist (§ 613 a Abs. 1 Satz 1 BGB). Erlaubt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer, Kopien der in der Personalakte befindlichen Schriftstücke zu fertigen, trägt er dem Transparenzinteresse des Mitarbeiters hinreichend Rechnung, ohne dass es der Hinzuziehung eines Rechtsanwalts bedarf. Die Fertigung von Kopien gestattet es ihm, die in der Personalakte befindlichen Dokumente außerhalb des Betriebsgeländes und unabhängig von den betrieblichen Einsichtnahmezeiten zu studieren und bei Bedarf die Hilfe eines Anwalts in Anspruch zu nehmen. Dem Gebot der „Waffengleichheit“ ist damit Genüge getan.
Soweit der Kläger geltend gemacht hat, aufgrund des Umfangs der Personalakte sei es ihm nicht zumutbar, Kopien der maßgeblichen Dokumente zu fertigen, fehlt es sowohl an der tatbestandlichen Feststellung des LAG Nürnberg (Vorinstanz) als auch an einem substanziierten Sachvortrag des Klägers. Dieser hat weder vorgetragen, wie viele Dokumente die Personalakte umfasst, noch welchen Umfang diese Dokumente haben. Zudem fehlt jeder Anhaltspunkt, dass er überhaupt einen Versuch unternommen hat, sich diese Informationen zu beschaffen.

Konsequenzen: 

Mit dem Angebot des früheren Arbeitgebers an den Beschäftigten, er könne sich Kopien anfertigen, war das vorliegende Urteil des 9. Senats bereits vorprogrammiert. Dem Transparenzinteresse des Mitarbeiters war damit Genüge getan. Die Einsicht in die Originalakte in Anwesenheit der Rechtsanwältin im Betrieb erbrächte im Vergleich zu der vom Arbeitgeber vorgeschlagenen Verfahrensweise keine zusätzlichen Informationen und erfüllte das Transparenzinteresse des Klägers nicht in höherem Maße. Diese Feststellung gilt allgemein. Nicht entscheidungserheblich war im Fall die Frage, ob und ggf. unter welchen Voraussetzungen der Arbeitnehmer ausnahmsweise das Recht hat, einen Dritten zur Einsichtnahme in seine Akte zu bevollmächtigen und/oder damit zu beauftragen oder ein Nicht-Betriebsratsmitglied bei der Einsichtnahme hinzuzuziehen. Die Frage könnte allenfalls unter folgenden Voraussetzungen zu bejahen sein: 1. Der Arbeitnehmer ist unverschuldet, also aus Gründen in seiner Person (z. B. Erkrankung), über einen längeren Zeitraum an der persönlichen Einsichtnahme gehindert. 2. Unverzügliche Einsichtnahme ist aber erforderlich (vgl. LAG Schleswig- Holstein, Urt. v. 17.4.2014 – 5 Sa 385/13, AuA 10/14, S. 619). 3. Das Problem ist auch nicht dadurch lösbar, dass dem Mitarbeiter Kopien der gewünschten Dokumente an seinen Aufenthaltsort zur Verfügung gestellt werden (ähnlich wie im Fall vom früheren Arbeitgeber angeboten).
Zu beachten ist in diesem Zusammenhang auch, dass regelmäßig nur der Betroffene selbst beurteilen kann, ob die in der Akte enthaltenen Daten vollständig und richtig sind, und dass ferner das Einsichtsrecht nur dem Transparenzgebot und nicht schon der Ausübung weiter gehender Rechte (Korrektur oder Beseitigung) dient (so das Urteil des LAG Schleswig-Holstein in der ausführlicheren Fassung in NZA-RR 2014, S. 465; vgl. darüber hinaus auch Rid, AuA 9/14, S. 544).

Praxistipp: 

Dem Verfasser sind keine Daten dazu bekannt, wie häufig und wie lange jeweils das Personalakteneinsichtsrecht von Mitarbeitern in der Praxis in Anspruch genommen wird. Wo es interessant erscheint, kann eine Verfahrensregelung in Form einer (ggf. teilweise freiwilligen) Betriebsvereinbarung nützlich sein. Darin könnte man etwa regeln, wie lange die einzelne Inanspruchnahme des Einsichtsrechts dauern darf. Reine Bürokratie ist aber zu vermeiden und Fingerspitzengefühl nötig. Daneben sollten Arbeitgeber die sich aus dem vorliegenden Urteil ergebenden Grundsätze stets beachten.

Dr. Wolf Hunold, Unternehmensberater, Neuss

Arbeit und Arbeitsrecht 5/17

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