Moderne Mobility Policies

Wie viel Wahlfreiheit sollten Unternehmen ihren Mitarbeitenden bei Mobilität geben – und wie viel Regelwerk braucht diese Freiheit? Mit Dienstwagen, Bike Leasing bzw. Sharing, ÖPNV und Mobilitätsbudgets wird betriebliche Mobilität zunehmend auch zu einer Frage von Führung, Kultur und Organisation. Im Mittelpunkt des Interviews steht deshalb die Frage, warum moderne Mobility Policies mehr mit Unternehmenskultur zu tun haben als klassische Dienstwagenregelungen.

Dienstwagen, Bike Leasing, ÖPNV-Ticket oder Mobilitätsbudget: Wie viel Wahlfreiheit sollten Unternehmen ihren Mitarbeitenden bei der Mobilität heute überhaupt geben?

Nils John: So viel Wahlfreiheit wie sinnvoll, aber nicht möglichst viel um jeden Preis. Entscheidend ist, dass das Angebot zur Belegschaft und zum Arbeitsalltag passt. Ein Mitarbeitender im Außendienst hat andere Mobilitätsbedürfnisse als jemand, der überwiegend im Homeoffice arbeitet oder täglich mit öffentlichen Verkehrsmitteln ins Büro pendelt.

Deshalb sollte die Frage nicht lauten: Wie viele Mobilitätsangebote können wir schaffen? Sondern: Welche Optionen schaffen für unsere Mitarbeitenden tatsächlich einen Mehrwert? Der klassische Dienstwagen bleibt dabei ein wichtiger Bestandteil, verliert aber seine Alleinstellung. Das zeigt auch unser aktuelles Fuhrpark- und Mobilitätsbarometer: 86 % der Unternehmen in Deutschland bieten bereits mindestens eine Mobilitätslösung oder -maßnahme an, weitere 10 % erwägen dies. Beim Fahrradleasing beispielsweise nutzen oder planen 36 % der Unternehmen ein entsprechendes Angebot. Entscheidend ist aber nicht die Zahl der Angebote. Wahlfreiheit funktioniert nur innerhalb klarer Leitplanken. Mitarbeitende müssen wissen, welche Optionen ihnen zur Verfügung stehen und unter welchen Bedingungen sie diese nutzen können. Genau diese Balance zwischen individueller Flexibilität und unternehmerischer Steuerbarkeit macht moderne Mitarbeitermobilität aus.

Wann wird aus einer klassischen Dienstwagenregelung eine moderne Mobility Policy und was hat das mit Unternehmenskultur zu tun?

Eine Mobility Policy beginnt dort, wo Unternehmen nicht mehr ausschließlich regeln, wer welchen Dienstwagen nutzen kann, sondern Mobilität insgesamt betrachten. Dann geht es darum, welche Mobilitätsformen angeboten werden, wer sie nutzen kann, welche Budgets gelten und wie Nutzung, Buchung und Abrechnung organisiert sind.

Genau deshalb hat das auch mit Unternehmenskultur zu tun. Eine klassische Dienstwagenregelung ist häufig stark standardisiert. Eine moderne Mobility Policy eröffnet innerhalb gemeinsamer Leitplanken mehr individuelle Wahlmöglichkeiten. Sie fragt stärker: Welche Mobilitätslösung passt zu welcher Tätigkeit und welchem Bedarf? Eine gute Policy verbindet deshalb die Bedürfnisse der Mitarbeitenden mit den Zielen des Unternehmens – beispielsweise Kostensteuerung, Arbeitgeberattraktivität oder Nachhaltigkeit. Der kulturelle Wandel liegt für mich darin, mehr Entscheidungsspielraum zu ermöglichen und gleichzeitig klare, nachvollziehbare Regeln für alle zu schaffen.

Mehr Wahlmöglichkeiten bedeuten häufig auch mehr Komplexität. Wie können Unternehmen Flexibilität ermöglichen, ohne dass Mobility Policies für Mitarbeitende und Verantwortliche zum Regelungsdschungel werden?

Mehr Angebote müssen nicht automatisch mehr Komplexität für die Mitarbeitenden bedeuten. Komplex wird es vor allem dann, wenn jedes Mobilitätsangebot eigene Regeln, Prozesse und Ansprechpartner mitbringt. Deshalb sollte die Komplexität möglichst im Hintergrund gelöst werden. Für Mitarbeitende braucht es wenige, verständliche Regeln: Welche Angebote stehen mir zur Verfügung? Welches Budget habe ich? Wie buche oder nutze ich ein Angebot? Und wie funktioniert die Abrechnung?

Auf Unternehmensseite müssen gleichzeitig Zuständigkeiten, Budgets sowie steuerliche, arbeitsrechtliche und technische Rahmenbedingungen vor der Einführung geklärt sein. Moderne Mobilitätskonzepte funktionieren deshalb nicht über möglichst viele Einzelangebote, sondern über deren Zusammenspiel. Eine gute Mobility Policy bildet nicht jeden denkbaren Einzelfall in einer neuen Regel ab. Sie schafft einen verständlichen Rahmen, innerhalb dessen Wahlfreiheit funktioniert.

Was entscheidet darüber, ob ein neues Mobilitätsangebot tatsächlich angenommen wird und nicht nur auf dem Papier attraktiv klingt?

Der wichtigste Ausgangspunkt ist der tatsächliche Bedarf. Unternehmen sollten nicht mit der Frage starten, welches neue Angebot gerade attraktiv klingt, sondern damit, wie ihre Mitarbeitenden heute mobil sind. Welche Wege legen sie zurück? Welche Unterschiede gibt es zwischen Standorten, Tätigkeiten und Arbeitsmodellen? Und wo bestehen konkrete Lücken im bestehenden Angebot? Danach entscheidet vor allem die Alltagstauglichkeit. Ein Mobilitätsangebot kann auf dem Papier sehr attraktiv sein – wenn die Nutzung kompliziert ist, die Regeln unklar sind oder die Abrechnung regelmäßig Fragen aufwirft, wird es sich schwer durchsetzen.

Deshalb gehört Akzeptanz von Anfang an zur Konzeption. Mitarbeitende müssen verstehen, welchen Nutzen ein neues Angebot für sie hat und wie es funktioniert. Anschließend sollte das Unternehmen beobachten, was tatsächlich genutzt wird. Eine Mobility Policy sollte kein statisches Regelwerk sein, sondern auf Basis von Nutzung und Erfahrungen weiterentwickelt werden. Erst diese Datenbasis zeigt, ob ein Mobilitätsangebot im Alltag funktioniert.

Wer sollte eine moderne Mobility Policy verantworten? Welche Rolle spielen dabei HR, Fuhrpark, Finance und IT?

Aus meiner Sicht kann eine moderne Mobility Policy kaum noch sinnvoll von einer einzelnen Funktion entwickelt werden. Dafür berührt sie zu viele Bereiche. HR kennt die Anforderungen der Mitarbeitenden und die Rolle von Mobilität im Gesamtangebot der Benefits. Der Fuhrpark bringt operative Mobilitätserfahrung, Fahrzeugwissen und Kenntnisse über bestehende Prozesse ein. Finance muss Kosten, Budgets und wirtschaftliche Auswirkungen bewerten. Und IT wird spätestens dann zentral, wenn Buchung, Plattformen, Daten oder Abrechnungssysteme integriert werden müssen. Weniger wichtig ist, in welcher Abteilung die Mobility Policy formal verankert ist. Klar sein müssen vor allem die Verantwortung und das gemeinsame Zielbild. Eine Funktion sollte den Prozess steuern – die Policy selbst muss jedoch bereichsübergreifend entwickelt werden. 

Wenn ein Unternehmen seine bisherige Dienstwagen- oder Mobilitätsrichtlinie modernisieren möchte: Mit welchem Schritt sollte es beginnen?

Nicht mit der Auswahl eines neuen Angebots, sondern erstmal mit einer Bestandsaufnahme. Unternehmen sollten zunächst wissen: Welche Mobilitätslösungen existieren bereits? Wer nutzt sie? Was kosten sie? Wo funktionieren Prozesse gut und wo gibt es Lücken? 

Im nächsten Schritt geht es um den tatsächlichen Bedarf. Anforderungen können sich je nach Standort, Tätigkeit, Pendeldistanz oder Arbeitsmodell deutlich unterscheiden. Erst wenn Status quo und Bedarf klar sind, lässt sich sinnvoll entscheiden, welche zusätzlichen Angebote Mehrwert schaffen und wie sie zusammenspielen sollen. Mein Rat lautet deshalb: erst verstehen, dann gestalten. Eine moderne Mobility Policy entsteht nicht dadurch, dass zum Dienstwagen noch mehrere Benefits hinzukommen. Sie entsteht dann, wenn aus einzelnen Angeboten eine ganzheitliche und steuerbare Mobilitätsstrategie wird.

Vielen Dank für das Gespräch!

Nils John ist Senior Mobility Lead bei Arval. Fotocredits: Arval Deutschland