Wann sich der Weg ins Büro lohnt

Büropräsenz hängt stark von der Tätigkeit ab. Zugleich spielt die Anwesenheit anderer Personen eine Rolle. Das zeigt das Whitepaper „Office Analytics 3.0“ des Fraunhofer IAO aus dem Innovationsnetzwerk OFFICE 21®. Auf Basis einer Befragung von über 2400 Personen untersuchten die Forschenden, wie Unternehmen gemeinsame Anwesenheit koordinieren und passende Bedingungen für Austausch und Fokusarbeit schaffen können.

Hybride Arbeit hat sich etabliert und verändert Arbeitsweisen, Kommunikationsmuster und Anforderungen an Büroflächen. Das Whitepaper „Office Analytics 3.0“ des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO untersucht, welche Faktoren erfolgreiche hybride Arbeitswelten unterstützen. Die Ergebnisse liefern Ansatzpunkte für die Gestaltung von Arbeitsmodellen, Büroflächen und Zusammenarbeit.

Arbeitsumgebungen an Tätigkeiten ausrichten 

Durchschnittlich verbringen Befragte 52 % ihrer Arbeitszeit im Büro und 39 % im Homeoffice. Die übrige Zeit arbeiten Beschäftigte auf Geschäfts- und Dienstreisen sowie in Co-Working-Spaces. Konzentrierte Einzelarbeit bleibt die häufigste Tätigkeit der Befragten. Zugleich hat der Anteil von Telefonaten und Videokonferenzen seit 2018 deutlich zugenommen. Aus diesen Tätigkeiten ergeben sich unterschiedliche Anforderungen an die Arbeitsumgebung. Für Büropräsenz sind soziale Interaktion, gemeinsame Aktivitäten und persönlicher Austausch wichtig. Für die Entscheidung, ins Büro zu kommen, ist auch relevant, welche Personen vor Ort sind. Beschäftigte kommen ins Büro, wenn die Kolleginnen und Kollegen vor Ort sind, mit denen sie zusammenarbeiten und sich austauschen möchten. Das Büro sollte deshalb Zusammenarbeit, Lernen und Vernetzung ermöglichen, zugleich aber Bereiche für Fokusarbeit und Rückzug bieten. Welche Bereiche gebraucht werden, hängt von den Bedürfnissen verschiedener Nutzergruppen ab. Das Whitepaper unterscheidet dazu sechs Nutzertypologien. „Caller“ brauchen für Telefonate und Videokonferenzen beispielsweise akustisch geeignete Bereiche und Rückzugsmöglichkeiten. »Silent Worker« brauchen vor allem ruhige Plätze für konzentrierte Einzelarbeit. Die Profile unterstützen die Planung von Räumen und Ausstattung, ersetzen aber nicht die Betrachtung individueller Bedürfnisse.

„Zukunftsfähige Arbeitswelten entstehen nicht durch Standardlösungen, sondern durch die konsequente Ausrichtung auf unterschiedliche Nutzendengruppen, Arbeitsweisen und Bedürfnisse. Die Qualität der Zusammenarbeit ist für den Erfolg hybrider Arbeit relevanter als die Anzahl der Präsenztage allein.“ sagt/erklärt Adriana Laurenzano, wissenschaftliche Mitarbeiterin im Team „Workspace Innovation“.

Flexibilität und positive Arbeitskultur als weitere Erfolgsfaktoren 

Lange Pendelwege und Betreuungspflichten beeinflussen, wie Beschäftigte hybride Arbeit nutzen und bewerten. Flexible Regelungen können helfen, berufliche Anforderungen und private Verantwortung besser zu vereinbaren. Wertschätzung, Vertrauen und ergebnisorientierte Führung sind weitere zentrale Faktoren für Motivation und Zusammenarbeit. Unternehmen sollten Beschäftigte einbeziehen, Arbeitsorte und Raumnutzung analysieren und daraus klare Regeln für Zusammenarbeit, Führung und Flächengestaltung ableiten, statt hybride Arbeit über starre Präsenzvorgaben zu steuern.

Pressemitteilung des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO vom 3.11.2026