Aufzeichnungspflichten für das häusliche Arbeitszimmer

Der BFH hatte über folgenden Sachverhalt zu entscheiden: Ein freiberuflich tätiger Steuerpflichtiger bewohnte ein eigenes Haus mit Keller, Erd- und Obergeschoss sowie einem ausgebauten Dachgeschoss. Das Dachgeschoss nutzte er als Arbeitszimmer, im Erdgeschoss gab es eine ebenfalls beruflich genutzte Bibliothek.

Das Finanzamt erkannte das Arbeitszimmer im Dachgeschoss grundsätzlich an, ermittelte aber einen anderen Gebäudeflächenanteil. Im Zuge des Rechtsbehelfsverfahrens reduzierte das Finanzamt zwar die Einkommensteuer, erkannte die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer aber dennoch nur teilweise als Betriebsausgaben an.

Während des Klageverfahrens legte der Kläger eine Aufstellung nachträglicher Herstellungskosten für das Eigenheim vor. Der FG-Richter verlangte mit Hinweis auf § 4 Abs. 7 EStG zudem die Vorlage der Aufzeichnungen zu den geltend gemachten Aufwendungen für das Arbeitszimmer. Die vorgelegten Belege, die der Kläger erst im Zusammenhang mit der Erstellung seiner Einkommensteuererklärung für das Streitjahr gesammelt hatte, wurden vom FG verworfen, die Klage abgewiesen und die Berücksichtigungsfähigkeit der Aufwendungen für das Arbeitszimmer bereits dem Grunde nach abgelehnt, da der Kläger die Aufzeichnungspflichten nicht wie gesetzlich vorgesehen erfüllt habe. Nach § 4 Abs. 7 i. V. m. § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG müssen die Aufwendungen einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Eine Berücksichtigungsfähigkeit setzt demnach voraus, dass die Aufwendungen auf einem besonderen Konto der Buchführung oder in einer separaten Spalte der Ausgabenaufzeichnungen erfasst werden. Eine geordnete Belegsammlung mit unterjähriger, zeitnaher Eintragung der Summenbeträge genügt. Eine geordnete Belegsammlung allein erfüllt die Anforderungen dagegen nicht. Außerdem ist eine zeitnahe Dokumentation erforderlich.

Ein häusliches Arbeitszimmer zeichnet sich dadurch aus, dass es nach Lage, Funktion und Ausstattung in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen eingebunden ist. Inhaltlich und zeitlich ist den Aufzeichnungserfordernissen nach § 4 Abs. 7 EStG daher nur dann Genüge getan, wenn sämtliche Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Arbeitszimmer einschließlich dessen Ausstattung einzeln und zeitnah gesondert aufgezeichnet werden. Zumindest ist eine gebündelte Erfassung in einem separaten schriftlichen oder digitalen Dokument erforderlich. Der BFH bestätigt mit seinem Urteil vom 24.3.2026 (VIII R 6/24) das Urteil der Vorinstanz.

Inwiefern durch diese hohen Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten tatsächlich ein Mehrwert an Erkenntnis zu Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer erlangt wird, bleibt dahingestellt.