Mitteilung der Steueridentifikationsnummer
Im Lohnsteuerabzugsverfahren hat der Arbeitgeber gem. § 39c Abs. 1 Satz 1 EStG die unvorteilhafte Steuerklasse VI anzuwenden, solange ein Arbeitnehmer keine steuerliche Identifikationsnummer mitteilt. Diese gesetzliche Regelung gilt unabhängig vom Umfang der inländischen Steuerpflicht; es ist also gleichgültig, ob es sich um einen beschränkt oder unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmer handelt. Soweit es dem Arbeitgeber aus technischen Gründen nicht möglich ist, die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale abzurufen oder wenn der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung der ihm zuzuteilenden Identifikationsnummer nicht zu vertreten hat, sind für die Lohnsteuerermittlung die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale i. S. d. § 38b EStG heranzuziehen. Das allerdings längstens für drei Kalendermonate. Anstelle der Steuerklasse VI kommt somit für höchstens drei Monate bei Ledigen z. B. die Steuerklasse I zur Anwendung.
Liegt nach Ablauf der drei Monate immer noch keine steuerliche Identifikationsnummer vor, muss der Arbeitgeber die Entgeltabrechnungen rückwirkend korrigieren und dabei die Steuerklasse VI anwenden. Diese Rückrechnungen führen regelmäßig zu Nachzahlungsbeträgen. Sofern die Arbeitnehmer im Zeitpunkt der Rückrechnung nicht mehr beschäftigt sind und der nachzuzahlende Betrag nicht ohne weiteres eingefordert werden kann, trägt der Arbeitgeber das finanzielle Risiko. Daher sollten Arbeitgeber erwägen, die Steuerklasse VI grundsätzlich anzuwenden und erst bei tatsächlicher Vorlage der steuerlichen Identifikationsnummer mit der anzuwendenden Steuerklasse zu korrigieren. So werden rückwirkende Nachzahlungen vermieden und der Arbeitgeber vermindert sein finanzielles Risiko.
Das FG Niedersachsen stellte mit Urteil vom 13.3.2024 (3 K 13/24) klar, dass die Regelungen zur Vorlage der steuerlichen Identifikationsnummer bzw. zur zwingenden Anwendung der Steuerklasse VI bei Nichtvorlage auch für ausländische Mitarbeiter gelten.
Im zugrundeliegenden Sachverhalt klagte ein Arbeitgeber, der eine Vielzahl von ausländischen Arbeitnehmern ohne steuerliche Identifikationsnummer beschäftigt hatte und deren Entgelt dennoch mit Steuerklasse I abgerechnet wurde. Das Argument einer mittelbaren Diskriminierung durch Anwendung der Lohnsteuerklasse VI auf ausländische Arbeitnehmer ließ das FG nicht gelten, da die gesetzliche Regelung entsprechend für inländische Arbeitnehmer gilt. Der Unterschied ist allerdings, dass der vom Arbeitgeber durchgeführte Lohnsteuerabzug i. d. R. abgeltende Wirkung hat, so dass eine spätere Korrektur im Rahmen einer Veranlagung zur Einkommensteuer – anders als bei inländischen Arbeitnehmern – nicht möglich ist.
