Neues Nachweisgesetz setzt Arbeitgeber unter Handlungsdruck

EU-Transparenzrichtlinie

Die Aufregung war und ist noch immer groß: Das Nachweisgesetz ist in seiner Neufassung in Kraft getreten. Es verpflichtet zunächst wie bisher Arbeitgeber dazu, wesentliche Bedingungen des Arbeitsvertrags aufzuzeichnen und die unterschriebene Niederschrift dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Was kommt an Neuregelungen hinzu und welchen konkreten Handlungsbedarf gibt es jetzt?

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 Bild: BillionPhotos.com/stock.adobe.com
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Erheblich verschärfte Anforderungen

Die EU-Mitgliedstaaten waren verpflichtet, bis zum 31.7.2022 Rechts- und Verwaltungsvorschriften zu erlassen, mit denen die Vorgaben der Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union ([EU] 2019/1152, „EU-Transparenzrichtlinie“) umgesetzt werden.

Ziel der EU-Transparenzrichtlinie ist die Verbesserung der Arbeitsbedingungen, indem eine transparente und vorhersehbarere Beschäftigung gefördert und zugleich die Anpassungsfähigkeit des Arbeitsmarkts gewährleistet wird. Zur Umsetzung der EU-Transparenzrichtlinie hat der Deutsche Bundestag am 23.6.2022 insbesondere – aber nicht ausschließlich – Neuerungen des Nachweisgesetzes verabschiedet, die nun seit dem 1.8.2022 in Kraft getreten sind. Arbeitgeber stehen damit unter Zugzwang, sich schnellstmöglich auf die neue Gesetzeslage einzustellen. Die Vielzahl aller Arbeitgeber in Deutschland wird in kürzester Zeit neue (rechtssichere) Arbeitsvertragsmuster erarbeiten müssen, die der verschärften Nachweispflicht genügen.

Aufgrund der bisweilen gültigen Fassung des Nachweisgesetzes sind Arbeitgeber verpflichtet, wesentliche Bedingungen der Arbeitsverhältnisse sowie deren Änderung schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und den Arbeitnehmern auszuhändigen. Unter den „wesentlichen Vertragsbedingungen“ wurden die grundlegenden Informationen des Arbeitsverhältnisses verstanden, exemplarisch

  • die Namen und die Anschrift der Vertragsparteien,
  • der Zeitpunkt des Invollzugsetzens des Arbeitsverhältnisses,
  • der Arbeitsort und
  • eine kurze Beschreibung der zu leistenden Tätigkeit.

Durch die nun seit 1.8.2022 in Kraft getretenen Änderungen des Nachweisgesetzes werden die Anforderungen an Arbeitgeber jedoch erheblich verschärft.

Grundlegende Änderungen des Nachweisgesetzes

Eine der wesentlichen Änderungen des Nachweisgesetzes betrifft die Erweiterung des in § 2 NachwG enthaltenen Katalogs der Mindestinhalte von Arbeitsverträgen:

  • Seit dem 1.8.2022 sind Arbeitgeber demnach verpflichtet, insbesondere die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden und deren Möglichkeit zur Anordnung im Arbeitsvertrag schriftlich niederzulegen. Dabei müssen die einzelnen Gehaltsbestandteile getrennt genannt werden. Gleiches gilt für die Nennung von Zuschlägen und Sachbezügen.
  • Arbeitgeber müssen zukünftig auch auf einen etwaigen Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen im Arbeitsvertrag hinweisen.
  • Bei einer vereinbarten Probezeit muss der Arbeitsvertrag die Dauer eben dieser enthalten.
  • Wird ein Arbeitsvertrag befristet abgeschlossen, muss zukünftig insbesondere auch das Enddatum der Befristung angegeben werden.
  • Daneben müssen Arbeitgeber im Arbeitsvertrag die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, den Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen festhalten.
  • Bieten Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger an, muss im Arbeitsvertrag zukünftig auch der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers enthalten sein.
  • Bei Arbeit auf Abruf (§ 12 TzBfG) muss im Arbeitsvertrag die Vereinbarung festgelegt werden, dass die Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall erbracht werden soll.

Pflichtinformationen zum Kündigungsprozess

Eine der weitreichendsten – und nicht nur deshalb durchaus umstrittenen – Änderungen ist die Pflicht zur ausdrücklichen Angabe des bei einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltenden Verfahrens einschließlich der formellen Anforderungen. Arbeitsverträge müssen daher zukünftig zumindest auf das Schriftformerfordernis und die für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses und Erhebung der Kündigungsschutzklage geltenden Fristen hinweisen. Gerade Letzteres dürfte für viele Arbeitgeber neu und bisher nicht Gegenstand von Musterarbeitsverträgen sein. An dieser Stelle gilt es daher in jedem Fall, bestehende Arbeitsvertragsmuster zu überarbeiten.

Unklar ist bislang, wie detailliert Arbeitgeber über die vorstehenden Mindestinhalte zukünftig über den Kündigungsprozess informieren müssen. Auch der neue Gesetzeswortlaut bleibt an dieser Stelle vage. Denkbar wären bspw. verpflichtende Angaben zur Anhörung des Betriebsrats nach § 102 BetrVG, zu etwaigem Sonderkündigungsschutz oder weiteren, detaillierteren Informationen zu den Vorgaben des Kündigungsschutzgesetzes, insbesondere zu den strengen Voraussetzungen betriebsbedingter Kündigungen einschließlich Sozialauswahl, Massenentlassungsanzeige und Weiterem. Sollte all dies tatsächlich zukünftig zu den Pflichtinformationen von Arbeitsverträgen zählen, mag die Frage erlaubt sein, ob die dadurch erreichte Transparenz nicht gleichzeitig die Verständlichkeit der Niederschrift über die Vertragsbedingungen erheblich infrage stellt.

Da das neue Nachweisgesetz diesbezüglich offen gestaltet ist, bleibt die genaue Ausgestaltung der Anforderungen allerdings den Arbeitsgerichten überlassen. Bis dahin müssen Arbeitgeber das Risiko nicht hinreichender Angaben tragen.

Nichtsdestotrotz soll allerdings auch bei fehlendem Hinweis auf die Dreiwochenfrist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage die Versäumung dieser Frist dazu führen, dass die Kündigung als von Anfang an rechtswirksam gilt (§ 7 KSchG). Eine Verlängerung der dreiwöchigen Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage soll daher keine Folge des fehlenden Nachweises im Arbeitsvertrag sein.

Stark umstrittenes Schriftformerfordernis

Seit Anfang August muss nun die Aushändigung der Arbeitsbedingungen weiterhin schriftlich erfolgen. Obwohl Art. 3 der EU-Transparenzrichtlinie auch eine elektronische Form zugelassen hätte, sieht das neue Nachweisgesetz weiterhin keine digitale Möglichkeit der Aushändigung von Arbeitsverträgen vor. Dies gilt insofern nicht nur bei Aushändigung des Arbeitsvertrags bei Aufnahme des Arbeitsverhältnisses, sondern auch für jedes Bonusschreiben oder jede Anpassung weiterer Arbeitsbedingungen, die aufgrund der Schriftform vom Arbeitgeber eigenhändig zu unterzeichnen sind. Gerade aus diesem Grund wurde das neue Nachweisgesetz vielfach kritisiert, da der Gesetzgeber die Gelegenheit zur Digitalisierung versäumt habe.

Trotz erheblicher Kritik hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales am Schriftformerfordernis festgehalten. Begründet wurde dies insbesondere mit der größeren Beweiskraft eines schriftlichen Dokuments, bspw. in arbeitsgerichtlichen Verfahren. Dies könne derzeit durch eine rein elektronische Form noch nicht in gleichem Maße erreicht werden.

Angesichts der bereits jetzt bestehenden Möglichkeiten zur elektronischen Signatur und Vergleichbarem wäre ein Schritt in Richtung Digitalisierung zwar durchaus wünschenswert gewesen, wenngleich auch die Bedenken des Gesetzgebers ihre Berechtigung haben. Um größtmögliche Sicherheit für die Arbeitnehmer zu gewährleisten, aber gleichzeitig die Digitalisierung voranzutreiben, wäre es z. B. möglich gewesen, die elektronische Form als ausreichend anzusehen, den Arbeitnehmern aber gleichzeitig einen Anspruch einzuräumen, auf Nachfrage eine schriftliche Ausfertigung ihres Arbeitsvertrags zu erhalten.

Beachtenswerterweise haben alle anderen EU-Mitgliedstaaten von der in Art. 3 der EU-Transparenzrichtlinie vorgesehenen Möglichkeit Gebrauch gemacht, die elektronische Form zuzulassen. In Deutschland bleibt nunmehr alles beim Alten – es gilt die Schriftform, Änderungen bleiben abzuwarten.

Kürzere Fristen vorgesehen

Zukünftig müssen Arbeitgeber ihren Nachweispflichten früher als bisher nachkommen. Auf Grundlage des alten Nachweisgesetzes mussten Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern innerhalb eines Monats die Niederschrift des Arbeitsvertrags mit den wesentlichen Vertragsbedingungen aushändigen. Nunmehr muss die Aushändigung des Arbeitsvertrags bereits am ersten Tag der Arbeitsleistung erfolgen. Dies wird bei vielen Arbeitgebern und deren Personalabteilungen – neben der grundsätzlichen Überarbeitung der Arbeitsvertragsmuster – die Anpassung der internen Prozesse für Neueintritte erforderlich machen.

Achtung: Regelung auch für Altverträge

Die vorstehenden Regelungen gelten grundsätzlich für alle Arbeitsverhältnisse, die ab dem 1.8.2022 beginnen. Beschäftigte, deren Arbeitsverhältnis bereits davor bestanden hat, können ihre Arbeitgeber allerdings dazu auffordern, ihnen eine Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen auf Grundlage des neuen Nachweisgesetzes auszuhändigen. Einem entsprechenden Verlangen müssen Arbeitgeber spätestens am 7. Tag nach Zugang der Aufforderung nachkommen.

Werden im laufenden Arbeitsverhältnis wesentliche Vertragsbedingungen geändert, müssen Arbeitgeber die entsprechende Änderung in vorgesehener Form spätestens bis zu dem Tag an die Arbeitnehmer aushändigen, an dem die Änderung wirksam werden soll.

Verstoß gilt als Ordnungswidrigkeit

Neu ist, dass ein Verstoß gegen die Pflichten des Nachweisgesetzes zukünftig eine Ordnungswidrigkeit darstellt. Bisher war im Nachweisgesetz kein entsprechender Ordnungswidrigkeitentatbestand enthalten.

Händigt der Arbeitgeber zukünftig den Arbeitsvertrag

  • nicht,
  • unrichtig,
  • unvollständig,
  • nicht in der vorgeschriebenen Weise oder
  • nicht rechtzeitig aus,

kann dies von den zuständigen Behörden mit einem Bußgeld i. H. v. bis zu 2.000 Euro geahndet werden.

Änderungen in weiteren Gesetzen

Neben den wesentlichen Änderungen des Nachweisgesetzes werden auf Grundlage der EU-Transparenzrichtlinie auch in anderen Gesetzen Änderungen vorgenommen, um die Transparenz des Arbeitsmarkts und der Arbeitsbedingungen zu verbessern sowie deren Durchsetzung zu erleichtern.

  • Im AÜG werden die geregelten zusätzlichen Nachweispflichten im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung um die Pflicht zum Nachweis über die Identität des entleihenden Unternehmens erweitert. Zudem soll der Entleiher verpflichtet werden, Leiharbeitnehmern, die ihm mindestens für eine Zeitspanne von sechs Monaten überlassen sind und die in Textform ihren Wunsch nach Abschluss eines Arbeitsvertrags anzeigen, einen begründeten Respons, ebenfalls in Textform, innerhalb eines Monats nach Zugang der Anzeige zu übermitteln.
  • Des Weiteren legt der neue § 111 GewO fest, dass Arbeitnehmern die Kosten einer Pflichtfortbildung nicht auferlegt werden dürfen. Ferner sollen diese Fortbildungen während der regelmäßigen Arbeitszeit erfolgen oder, sofern sie außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit durchgeführt werden müssen, als Arbeitszeit gelten.
  • Daneben wurde auch eine Anpassung des TzBfG vorgenommen. Seit August sind die Arbeitgeber danach verpflichtet, Arbeitnehmern, die in Textform ihren Wunsch nach einem veränderten oder ggf. unbefristeten Arbeitsverhältnis angezeigt haben, innerhalb eines Monats unter Wahrung der Textform eine begründete Antwort zu übermitteln. Darüber hinaus sind Arbeitnehmer, die eine Veränderung ihrer Arbeitszeit anstreben, über die zu besetzenden Arbeitsplätze innerhalb des Betriebs oder Unternehmens zu informieren.
  • Bei der Arbeit auf Abruf (§ 12 TzBfG) wird der Arbeitgeber nunmehr verpflichtet, einen Zeitrahmen, d. h. Referenzstunden und Referenztage, festzulegen, in denen auf seine Aufforderung hin Arbeit stattfinden kann.
  • Schlussendlich wurde im AEntG bei einer Arbeitsaufnahme in Deutschland eine Hinweispflicht des Arbeitgebers auf das bestehende Beratungs- und Informationsangebot „Faire Mobilität“ eingeführt werden.

Enorme Auswirkungen für die Praxis

Die Folgen für Arbeitgeber sind – insbesondere im Hinblick auf das neue Nachweisgesetz – nicht unerheblich. Sollte die Vorbereitungszeit tatenlos verstrichen sein, stehen Arbeitgeber nun unter enormem Handlungsdruck. Zumindest für Neuverträge sind sie ab dem 1.8.2022 verpflichtet, Niederschriften der wesentlichen Arbeitsbedingungen auszuhändigen. Die Nachweispflicht gilt bereits ab dem ersten Tag der Beschäftigung. Auf Wunsch ihrer Arbeitnehmer müssen Arbeitgeber zudem auch für Altverträge innerhalb einer Woche der ausgedehnten Nachweispflicht nachkommen. Neben dem organisatorischen Aufwand drohen Arbeitgebern nunmehr Bußgeldverfahren, sofern die Niederschriften der wesentlichen Arbeitsbedingungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig ausgehändigt werden.

Demzufolge müssen Musterarbeitsverträge schnellstmöglich an die weitreichenderen Anforderungen des neuen Nachweisgesetzes angepasst werden. Dies wird die Mehrheit aller Arbeitgeber betreffen. Die diesbezügliche Einschätzung der Bundesregierung in der Gesetzesbegründung des neuen Nachweisgesetzes, dass lediglich 10 % aller Arbeitgeber ihre Vertragsmuster überarbeiten müssten, ist aufgrund der neuen Pflichtangaben unrealistisch. Der organisatorische Aufwand ist erheblich. Inhaltlich ist im Hinblick auf den Detaillierungsgrad vieles noch unklar, gerade in Bezug auf die neu geschaffenen Pflichtangaben zum Kündigungsprozess. Die Klärung der erforderlichen inhaltlichen Ausgestaltung von Arbeitsvertragsklauseln durch die Arbeitsgerichte bleibt abzuwarten. Bis dahin besteht bei der Umsetzung der Vorgaben des neuen Nachweisgesetzes ein Risiko, das von Arbeitgebern zu tragen ist.

Daneben gilt für die den Arbeitnehmern auszuhändigenden wesentlichen Vertragsbedingungen weiterhin die Schriftform, sodass bürokratische Hürden nicht durch entsprechende digitalisierte Prozesse abgebaut werden können. Als Mittelweg käme diesbezüglich in Betracht, lediglich die im Nachweisgesetz genannten Pflichtangaben den Arbeitnehmern schriftlich mit entsprechender Originalunterschrift des Arbeitgebers auszuhändigen. Der Arbeitsvertrag an sich könnte dann auch in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Angesichts der umfassenden Pflichtangaben, die Arbeitnehmern auf Grundlage des neuen Nachweisgesetzes schriftlich mitgeteilt werden müssen, dürfte ein entsprechendes zweigeteiltes Vorgehen allerdings bei vielen Arbeitgebern lediglich zu noch größerem bürokratischen Aufwand führen, zumindest in Bezug auf Neuverträge. Um Auskunftsansprüchen von Arbeitnehmern mit Altverträgen innerhalb der gesetzten Wochenfrist nachzukommen, sollten Arbeitgeber durchaus in Erwägung ziehen, ein entsprechendes Muster-Antwortschreiben zu nutzen, das die Pflichtangaben des Nachweisgesetzes umfasst. Dabei sollten Arbeitgeber auch daran denken, ihre Personalabteilungen mit Vollmachten zur Unterschrift entsprechender Schreiben sowie Arbeitsverträge auszustatten.

Wie konsequent etwaige Verstöße gegen das Nachweisgesetz von den zuständigen Behörden geahndet und ob die Bußgeldgrenze von bis zu 2.000 Euro tatsächlich ausgeschöpft werden wird, bleibt sicherlich abzuwarten. Nichtsdestotrotz sollten Arbeitgeber sich schnellstmöglich auf die neue Gesetzeslage einstellen. Dies gilt auch vor dem Hintergrund möglicher ungünstiger Beweisfolgen oder Schadensersatzforderungen von Arbeitnehmern, sofern Arbeitgeber ihrer Nachweispflicht nicht in vorgeschriebenem Umfang nachkommen. Details zu den möglichen Rechtsfolgen eines Verstoßes gegen das Nachweisgesetz werden von den Arbeitsgerichten zu klären sein und bleiben daher abzuwarten. Schlussendlich ist erheblicher organisatorischer und bürokratischer Mehraufwand zu erwarten, den es zu bewältigen gilt.

Checkliste – Mindestangaben nach § 2 NachwG seit 1.8.2022

  • Name und die Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • Bei befristeten Arbeitsverhältnissen: die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses und der Beendigungszeitpunkt
  • Dauer einer vereinbarten Probezeit
  • Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann
  • Eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit
  • Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit
  • Vereinbarte Arbeitszeit einschließlich etwaiger Schichtsysteme, der Möglichkeit zur Anordnung von Überstunden und ggf. Informationen zur Abrufarbeit
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Ein etwaiger Anspruch auf Pflichtfortbildungen
  • Information zum Versorgungsträger für die betriebliche Altersversorgung, sofern diese angeboten wird
  • Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Erhebung der Kündigungsschutzklage
  • Hinweis auf die für Kündigungen vorgeschriebene Schriftform
  • Ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen und sonstige Regelungen

Annika Scheske

Annika Scheske
Rechtsanwältin, Fachanwältin für Arbeitsrecht, Simmons & Simmons LLP, Düsseldorf
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· Artikel im Heft ·

Neues Nachweisgesetz setzt Arbeitgeber unter Handlungsdruck
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