Bewertung von Essensmarken

Das Bayerische Landesamt für Steuer hat sich mit Schreiben vom 13.5.2026 (S 2334.1.1-43/10 St36) zu Zweifelsfragen im Zusammenhang mit der Bewertung von arbeitstäglich vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten mit den amtlichen Sachbezugswerten geäußert. Gibt ein Arbeitgeber arbeitstäglich unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten in Form von Essensmarken aus, sind diese Sachbezüge nach R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR mit den amtlichen Sachbezugswerten zu bewerten, wenn

• tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird (zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt),
• für jede Mahlzeit nur eine Essensmarke täglich in Zahlung genommen wird,
• der Verrechnungswert der Essensmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt und
• die Essensmarken nicht an Arbeitnehmer ausgegeben werden, die sich auf einer Auswärtstätigkeit befinden.

In dem Schreiben wird bzgl. der Bewertung von arbeitstäglichen Zuschüssen zu Mahlzeiten mit amtlichen Sachbezugswerten u. a. auf folgende Punkte näher eingegangen:

• Homeoffice-Mitarbeiter und Teilzeitkräfte, die nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten: Ausgegebene Essensmarken sind mit amtlichen Sachbezugswerten zu bewerten.
• Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit bei verschiedenen Akzeptanzstellen: Bewertung mit amtlichen Sachbezugswerten vorzunehmen.
• Erwerb auf Vorrat: Pro Arbeitstag und Mahlzeit kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden; Zuschüsse für Mahlzeiten, die für mehrere Tage erworben werden, sind als Barlohn zu erfassen.
• Gemischte Belege: Wird der Zuschuss nur für den tatsächlichen Mahlzeitenpreis geltend gemacht, stehen zusätzliche Posten auf dem Beleg einer Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert nicht entgegen.
• Sammelbeleg: Macht jeder Arbeitnehmer seinen Anteil am Sammelrechnungsbetrag geltend, ist mit dem amtlichem Sachbezugswert zu bewerten.
• Kurzzeitige Auswärtstätigkeiten: Entsteht dabei kein Anspruch auf eine steuerfreie Verpflegungspauschale kann trotz Auswärtstätigkeit die Bewertung mit dem Sachbezugswert erfolgen.
• Bei monatlich im Schnitt weniger als drei Abwesenheitstagen und höchstens 15 Essensmarken entfällt die Pflicht zur Feststellung der Anzahl der Abwesenheitstage und daraus folgend die Anpassung der Marken.
• Restaurantbesuche am späten Nachmittag bzw. frühen Abend: Die zeitliche Nähe der Mahlzeiteneinnahme mit der dienstlichen Tätigkeit ist auch gegeben, wenn die Mahlzeiteneinnahme im direkten Anschluss an die Dienstzeit erfolgt oder aufgrund unterschiedlicher Schichtmodelle die Mahlzeiteneinnahme zu verschiedenen Zeitpunkten erforderlich ist.
• Stichprobenkontrolle: Das Vorliegen der Voraussetzungen für die Bewertung der arbeitstäglichen Mahlzeiten mit den amtlichen Sachbezugswerten ist vom Arbeitgeber nachzuweisen. Bei einer größeren Zahl von Arbeitnehmern wird eine regelmäßige und dokumentierte stichprobenhafte Prüfung als ausreichend, aber unabdingbar angesehen.
• Ausweis und Aufbewahrung: Alle Belege sind aufzubewahren. Weitere Verpflichtungen zur Darstellung in der Entgeltabrechnung bestehen nicht.
• Gehaltsumwandlung: Die Umwandlung von Barlohn in mit dem Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeiten ist möglich, da es sich nicht um einen Vergütungsbestandteil mit Zusätzlichkeitsvoraussetzung handelt.

Außerdem ist der Hinweis enthalten, dass die rechtliche Einordnung von Essensautomaten (Fremdkantine vs. Essenmarken) im Betrieb des Arbeitgebers und die Kategorisierung (Frühstück, Mittag-, Abendessen) noch nicht abschließend geklärt sind. Anrufungsauskünfte dazu werden bis eine abschließende Klärung erfolgt ist zurückgestellt.