Datenaustausch für privat Krankenversicherte ab 2026
Zuschüsse zu einer privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung darf ein Arbeitgeber nach aktuell geltenden Regelungen nur dann nach § 3 Nr. 62 EStG steuerfrei belassen, wenn der Arbeitnehmer eine Bescheinigung der Versicherungsgesellschaft vorlegt, aus der sich ergibt, dass die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Zuschüsse erfüllt sind. Werden die steuerfreien Zuschüsse an die Arbeitnehmer ausgezahlt, sind diese verpflichtet, die zweckentsprechende Verwendung (d. h. die Zahlung an den Versichernden erfolgt zusammen mit dem Eigenbetragsanteil) wiederum durch eine Bescheinigung der Versicherungsgesellschaft über die tatsächlichen Kranken- und Pflegepflichtversicherungsbeiträge nachzuweisen. Die Bescheinigung wird nach Ablauf des betreffenden Kalenderjahres ausgestellt. Diese beiden Bescheinigungen können miteinander verbunden werden.
Im Lohnsteuerverfahren werden über die Vorsorgepauschale auch Beiträge zur privaten Basiskranken- und Pflegepflichtversicherung berücksichtigt. Die abziehbaren Beiträge müssen die Arbeitnehmer dem Arbeitgeber mithilfe einer Beitragsbescheinigung ihrer jeweiligen Versicherung mitteilen. Erfolgt diese Mitteilung nicht, wird nur eine Mindestvorsorgepauschale angesetzt.
Diese Bescheinigungsverfahren für die Steuerfreiheit der Arbeitgeberzuschüsse und die Berücksichtigung nicht nur der Mindestvorsorgepauschale im Rahmen der Lohnsteuerermittlung verursachen einen erheblichen administrativen Aufwand bei allen Beteiligten – den privaten Kranken- und Pflegeversicherungen, den arbeitgebenden Unternehmen und den Arbeitnehmern. Daher gilt ab dem 1.1.2026 ein neuer Prozess: Das bisherige Papierbescheinigungsverfahren wird durch ein elektronisches Übermittlungsverfahren ersetzt. Dabei wird die bereits bestehende Dateninfrastruktur und das ELStAM-Verfahren genutzt.
Die Finanzverwaltung äußert sich zu den Einzelheiten des elektronischen Datenaustauschs im Lohnsteuerabzugsverfahren in einem umfassenden Schreiben vom 3.6.2025 (IVC 5 – S 2363/ 00047/004/136). Die Beiträge für die privat versicherten Arbeitnehmer werden künftig von den einzelnen Versicherungsgesellschaften an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermittelt. Diese Daten sind die Grundlage für die Bildung oder Änderung von Lohnsteuerabzugsmerkmalen der Arbeitnehmer. Nach einer Überprüfung der übermittelten Daten auf technische und inhaltliche Fehler, gibt das BZSt die Daten im Rahmen des ELStAM-Abrufs an die Arbeitgeber weiter. Dieses Vorgehen gilt sowohl für die Krankenversicherungs- als auch für die Pflegepflichtversicherungsbeiträge. Rechtlich sind die Grundlagen für den Datenaustausch in § 39 Abs. 4 Nr. 4 und Abs. 4a EStG verankert.
In den Jahren 2026 und 2027 (Übergangszeitraum) wird seitens der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn in Fällen von aus technischen Gründen fehlender bzw. fehlerhafter Bildung der Beiträge als Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitgeber eine vom Versicherungsunternehmen in Papierform für das Kalenderjahr ausgestellte Ersatzbescheinigung über die Höhe der im Lohnsteuerabzugsverfahren zu berücksichtigenden Beiträge Verwendung findet.
Für weitere Informationen wird auf das BMF-Schreiben vom 3.6.2025 verwiesen.
