Digitale Personalakte und Schriftformerfordernis

Vor dem LAG Köln (Urt. v. 9.2.2023 – 6Sa607/22, rk.) stritten die Parteien über die Wirksamkeit eines befristeten Arbeitsvertrags.

Der Arbeitgeber berief sich auf die Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch Fristablauf. Der Mitarbeiter machte die fehlende Schriftform für die Befristungsabrede geltend. Er bestreite mit Nicht-mehr–Wissen, dass die ihm nicht mehr vorliegende befristete Verlängerungsurkunde auf Beklagtenseite im Original unterschrieben gewesen sei. Er habe sie der Beklagten nach seiner Erinnerung damals auf dem Postweg übersandt. Der Arbeitgeber machte geltend, die Befristungsvereinbarung sei von ihm im Original unterschrieben worden, die Originalurkunde sei aber nach dem Einscannen in die digitale Personalakte vernichtet worden. Unstreitig hatte der Arbeitgeber jedoch in der Vergangenheit häufig der Schriftform bedürftige arbeitsrechtliche Erklärungen abgegeben, bei denen die Unterschriften nur eingescannt waren.

Die Klage hatte Erfolg, denn der Arbeitgeber konnte einen wirksamen Beweis für die Einhaltung der Schriftform nicht vorlegen. Der Urkundenbeweis wäre nur durch Vorlage der Urkunde möglich gewesen, die jedoch nach dem Einscannen vernichtet worden war. Hingegen war gegen das Bestreiten des Klägers mit „Nicht-mehr-Wissen“ nichts einzuwenden. Nach dem Grundsatz der Gewährung rechtlichen Gehörs muss es einer Prozesspartei möglich sein, Tatsachen, die sie zum Zeitpunkt ihres Prozessvortrags nicht mehr weiß und auch nicht zumutbar durch Nachforschungen feststellen kann, mit Nicht-mehr-Wissen zu bestreiten (BAG, Beschl. v. 13.11.2007 – 3 AZN 449/07). Der Kläger hatte nachvollziehbar dargelegt, warum er sich nicht mehr deutlich erinnern kann, ob die Urkunde unterschrieben war oder nicht.

Im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung ging das Gericht daher davon aus, dass die Beklagte den Beweis des Gegenteils schuldig geblieben war.