Fuhrparkmanagement in der Corona-Krise

1 Neue Rahmenbedingungen

In der aktuellen Situation ist es wichtiger denn je, dass das Fuhrparkmanagement handlungsfähig ist, die Einsatzbereitschaft der Fahrzeuge muss gewährleistet bleiben. Genauso wichtig ist es, Planungen kurzfristig an Veränderungen anzupassen.

Außerdem müssen den Fahrzeugnutzern die zu befolgenden geänderten Richtlinien kommuniziert werden. Dies betrifft sowohl die Verhaltensregeln als auch den Umgang mit den Fahrzeugen. Dies lässt sich nur bedingt standardisiert handhaben, die Anforderungen und der Einsatzzweck jeder Firmenwagenflotte sind individuell zu berücksichtigen. Höchste Priorität muss nun die Sicherheit der Fahrzeugnutzer und aller am Einsatz der Fahrzeuge beteiligten Personen haben.

Wer Leasing nutzt, sollte mit seinen Leasinganbietern in engem Kontakt stehen. So bietet sich die einmalige Gelegenheit zu erfahren, ob und in welchem Umfang Leasinganbieter bei operativen Aufgaben helfen und unterstützen können. Der Leasingverband arbeitet bspw. an einem Stundungsmodell, braucht aber noch Zusagen aus dem Bundeswirtschaftsministerium.

Der Vertrieb und die Logistik eines Unternehmens müssen weiter funktionieren. Es ist genau zu prüfen, ob das Netzwerk aus Werkstätten und erforderliche Hilfsmittel für die Flotte passend zum jeweiligen Einsatzgebiet verfügbar sind. Für das Schadensmanagement gibt es weitere zu beachtende Aspekte.

2 Fahrzeugtausch und -rückgabe

Was passiert konkret, wenn in der aktuellen Zeit Fahrzeuge getauscht oder zurückgegeben werden müssen, bspw. weil Leasingverträge enden?

Aufgrund der derzeitigen Ausnahmesituation, für die es keine früheren Erfahrungswerte gibt, sollten keine übereilten Entscheidungen getroffen werden. Diese könnten mittel- oder langfristig zu Problemen führen. Am ehesten geeignet erscheint es, einen sechsmonatigen Verlängerungsplan zu prüfen und sich mit Leasinggebern (ggf. Vermietern) in Verbindung zu setzen.

Im Dialog mit Leasinggebern sollte man herausfinden, welche Lösungen sich ergeben können. Es wäre jetzt der richtige Zeitpunkt, aktualisierte Reports über den Status einzelner Fahrzeuge (Kilometerstände, Ablauftermine etc.) anzufordern oder, falls im eigenen System möglich, selbst zu erstellen und zu analysieren.

Anhand der gewonnenen Informationen kann auf Basis des ermittelten Kilometerstands unter Berücksichtigung der Tatsache, dass Fahrzeuge ggf. länger im Einsatz bleiben, auch eine Anpassung von Verträgen und Laufleistungen erfolgen. Ebenso ist zu berücksichtigen, dass Fahrzeuge derzeit unter Umständen gar nicht im Einsatz sind. Auch dies hat Einfluss auf die gesamte Kostensituation.

Hieraus abzuleiten ist eine aktualisierte Planung und ggf. ein Arbeitsplan für die kommende Zeit. Dieser Arbeitsplan sollte umfassen:

• eine Analyse der verschiedenen Alternativen (Fahrzeugeinsatz/-beschaffung),
• Zeitpunkte einer weiteren Überprüfung der Bestände sowie
• Festlegen von Kennzahlen als Warnsignal, um rechtzeitig in das Geschehen eingreifen zu können.

Die genaue Erfassung aktueller Szenarien, denkbarer Handlungsoptionen und Alternativen ist wichtig, um eine Beendigung oder Verlängerung von Verträgen zu prüfen. Die Neuberechnung von voraussichtlichen Kilometerzahlen ist erforderlich und die Kosten sind im Blick zu behalten. Die Aus- und Überarbeitung von Prozessen kann basierend auf den aktuellen Szenarien leichter erfolgen.

3 Geänderte Produktionsbedingungen

Die große Mehrheit der Autohersteller hat die Fahrzeugmontage in Europa zeitweise eingestellt und fährt die Produktion erst langsam wieder hoch. Es ist deshalb wichtig, sich über Neuigkeiten im Bereich der Fahrzeugproduktion zu informieren und auch mit den Händlern der im Fuhrpark genutzten Fahrzeuge in Kontakt zu stehen. Nur so werden Fuhrparkmanager wissen, ob Ersatz für in den nächsten Monaten zu tauschende Fahrzeuge zu erwarten ist. Ggf. sind Zeitverschiebungen in den Planungen zu berücksichtigen oder Alternativen zu prüfen. Eine genaue Prognose ist sicher im Moment kaum möglich. Möglicherweise müssen hier kurzfristige Korrekturen erfolgen, da man schon jetzt mit Lieferschwierigkeiten rechnen kann. Manchmal sind Modellvarianten – die bisher vielleicht abwegig erschienen – eher verfügbar, und hier wäre eine angepasste Fahrzeugbestellung evtl. sinnvoll, wenn z. B. Sonderausstattungen nicht schnell genug lieferbar sind. In solchen Fällen ist Flexibilität gefragt.

4 Wartung und Instandhaltung

Werkstätten, sowohl herstellergebundene als auch freie, konnten viele Wochen nur ein eingeschränktes Spektrum an Serviceleistungen bieten. Die Verantwortlichen mussten daher prüfen, ob Teile der Flotte temporär nicht zum Einsatz kommen können, sprich eine Reduzierung der bereitgestellten Fahrzeuge machbar ist. Es kann auch sinnvoll sein, Fahrzeuge, die an sich zur dauerhaften Nutzung überlassen wurden, zumindest temporär (z. B. bei tageweiser Anwesenheit im Unternehmen) auch anderweitig einzusetzen, also aus einem direkt zugeordneten Fahrzeug ein temporäres Pool- bzw. Sharing-Fahrzeug zu machen. Es ist empfehlenswert, eine Übersicht der verfügbaren Werkstätten zu erstellen und zu klären, ob und in welchem Umfang die Handlungsfähigkeit der Betriebe wieder gegeben ist. Diese Informationen ermöglichen es dem Fuhrparkmanagement, ggf. Services für Fahrzeuge anzufordern. Hierbei bietet sich an, mit den Versicherern über die Aufhebung einer evtl. bestehenden Werkstattbindung zu verhandeln.

5 Hauptuntersuchung und Schadensmanagement

Unter Umständen sind aktuell auch Termine zur Hauptuntersuchung von Fahrzeugen fällig. Der Fuhrparkverband hatte sich dafür eingesetzt, dass hier entsprechend kulante Regelungen durch den Gesetzgeber auf den Weg gebracht wurden, die eine angemessene Fristverschiebung ermöglichen. Entsprechende Fahrzeuge sollten identifiziert werden und vorsichtshalber nur bei Engpässen eingesetzt werden. Es ist zu prüfen, welche alternativen Möglichkeiten zur Durchführung der Hauptuntersuchung bestehen. Unsere Verbandsjuristen Inka Pichler-Gieser und Roman Kasten haben für das Schadensmanagement auf folgende Aspekte hingewiesen:

1. Mietwagen

Bezogen auf Mietwagen und Nutzungsausfall (Dauer) ist zu erwarten, dass Verzögerungen durch folgende Faktoren eintreten:

• Mitarbeiter der Autohäuser in Quarantäne
• Mitarbeiter der Autohäuser wegen Kinderbetreuung zu Hause
• Verlängerte Dauer bei der Ersatzteilbeschaffung
• Verzögerte Gutachtenerstellung

Hinsichtlich der Mietwagenpreise sollte bedacht werden, dass der Markt hier gerade durcheinandergewirbelt ist. Viele Mietwagen sind am Markt verfügbar und Vermieter bieten aktuell stark reduzierte Preise an. Im Falle eines Mietwagenbedarfs im Zusammenhang mit dem Schadensmanagement sollten Geschädigte sich hier über das aktuelle Preisgefüge informieren – andernfalls läuft man Gefahr, dass die Versicherung bei längerer Anmietzeit nur teilweise reguliert.

2. Ersatzbeschaffung bei Totalschaden

Der Verkauf/Kauf von Fahrzeugen verzögert sich erheblich, da Autohäuser Kurzarbeit für die Verkäufer angeordnet haben oder diese aktuell überhaupt nicht geliefert werden können. Zulassungsstellen haben teilweise geschlossen oder arbeiten ebenfalls nur eingeschränkt im Notbetrieb, sodass eine Neuanmeldung schwierig ist.

3. Ausfallprognose durch den Gutachter

Dies dürfte derzeit einer der elementaren Punkte für das Schadensmanagement sein. Die Gutachter sind gehalten, sich mit den Geschädigten über Werkstatt und/oder Verkauf zu verständigen. Sodann sollte der Gutachter dringend bei diesen Betrieben eine Prognose über die Dauer der Reparatur einholen. Die standardmäßigen Vorhersagen hinsichtlich des üblichen Zeitrahmens aus den Kalkulationsprogrammen sind derzeit unbrauchbar.

6 Dienstwagensteuer und Nutzungsüberlassung

Auch hinsichtlich der Frage der Dienstwagensteuer treten derzeit Unklarheiten auf. Was ist z. B., wenn Mitarbeiter bis auf Weiteres oder in den nächsten Wochen nur noch im Homeoffice tätig sind? Ist dann die Besteuerung der Wegstrecke zwischen der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte unverändert anzusetzen? Nach einer ersten Auskunft unseres Verbandsteuerberaters ist die Tatsache, dass nun temporär ein Homeoffice-Einsatz stattfindet, kein Grund, die Besteuerungsgrundlagen zu verändern. Sollte natürlich im Arbeitsvertrag eine andere erste Tätigkeitsstätte vereinbart sein, hätte dies ggf. auch Auswirkungen auf die Handhabung der Dienstwagensteuer. Auch die Frage des generellen Anspruchs auf einen Dienstwagen bei Kurzarbeit ist nicht abschließend geklärt. Steuerlich ist laut unserem Steuerberater eine weitere Abrechnung des geldwerten Vorteils über die Gehaltsabrechnung auch bei „Kurzarbeit null“ vorzunehmen und möglich. Ob der Anspruch auf einen Dienstwagen bei Kurzarbeit noch gegeben ist oder dieser Anspruch entfällt und Dienstwagen zurückverlangt werden können, ist ein Aspekt, den wir derzeit mit den Verbandsjuristen zu klärenversuchen.

7 Fazit

Die derzeitige Situation erfordert einerseits Flexibilität und andererseits Weitsicht der Verantwortlichen. Denn nur so kann man schnell auf veränderte Umstände reagieren und gleichzeitig die – für den „Normalfall“ angelegten – Planungen korrigieren. Wer jetzt die verzögerten Abläufe bei allen Beteiligten berücksichtigt und insbesondere das Schadensmanagement anpasst, sollte keine bösen Überraschungen erleben.