„Grünes Licht für 44-Euro-Sachbezugskarten“

Sicherlich zählt der 44-Euro-Sachbezug im Bereich der Mitarbeiterbenefits zu den beliebtesten Formen. Denn als attraktive Zusatzleistung trägt das steuer- und sozialabgabenfreie Gehaltsextra nicht nur zur Zufriedenheit und Motivation von Mitarbeitern bei, Unternehmen zeigen dadurch Wertschätzung und Anerkennung und positionieren sich zudem als attraktive Arbeitgeber. Neben dem 44-Euro-Sachbezug zählen aber auch folgende Gehaltsextras zu den beliebtesten unter Mitarbeitern:

Aus meiner Sicht ist es immer wieder wichtig zu betonen, dass der steuerfreie Sachbezug allen Mitarbeitern zur Verfügung steht. Für eine Zuteilung ist nicht relevant, welche Vertragsart mit dem Mitarbeiter geschlossen wurde – egal ob Vollzeit, Teilzeit, Minijobber, Aushilfe, Werkstudent oder Praktikant. Und ist ein Mitarbeiter in mehreren Arbeitsverhältnissen, darf der Sachbezug – der Anzahl der Arbeitsverhältnisse entsprechend – sogar mehrmals in Anspruch genommen werden.

Es bleibt noch zu erwähnen: Arbeitgeber sollten in der Lage sein nachzuweisen, wann und in welcher Form der Sachbezug geflossen ist. Dies gilt in erster Linie im Falle einer Überprüfung durch das zuständige Finanzamt. Dabei ist es nicht notwendig, über den Grund der Gewährung Aufschluss zu geben. Vielmehr muss der steuerfreie Sachbezug auf der Lohn- oder Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters als eigener Bruttogehaltsbaustein ausgewiesen werden. Beim Nettogehalt ist der Sachbezug dann wieder in Abzug zu bringen, da der Arbeitnehmer sonst den geldwerten Vorteil und zusätzlich den Geldbetrag erhalten würde. Als erfüllt gilt die Dokumentationspflicht weiterhin, wenn der Arbeitgeber Belege oder Rechnungen zum angewandten Sachbezug in digitaler Form oder Kopie aufhebt. Dies gilt auch, wenn die Freigrenze nicht überschritten wird.

Nachdem die bereits 2019 beschlossenen Neuregelungen zum Sachbezug zu zahlreichen Auslegungsfragen geführt haben, hat das Bundesfinanzministerium (BMF) mit seinem lang erwarteten Schreiben vom 13.4.2021 nun endlich Klarheit geschaffen. In diesem ist nun verbindlich geregelt, wie die steuerfreien Sachbezugskarten gem. § 8 EStG definiert sind.

Die zwei wesentlichen Entscheidungen des Bundesfinanzministeriums möchte ich Ihnen an dieser Stelle kurz zusammenfassen: Noch bis Ende des Jahres, also bis zum 31.12.2021, werden weiterhin alle Gutscheinkarten vom Finanzamt als steuerfreier Sachbezug anerkannt, wenn diese ausschließlich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen. Ab dem 1.1.2022 gelten dann jedoch nur diese Sachbezugskarten als steuerfreier Sachbezug, wenn sie darüber hinaus, also zusätzlich, die Kriterien von § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen. Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern auch nach dem 1.1.2022 den steuerfreien Sachbezug mithilfe von rechtskonformen Gutscheinkarten auszahlen möchten, müssen also unbedingt auf die Erfüllung dieser Kriterien achten.

Ja, die gibt es. Die Freigrenze für Sachbezüge, die in § 8 Abs. 2 Satz 11 EstG geregelt ist, wird ab dem 1.1.2022 von 44 Euro auf 50 Euro pro Monat angehoben. In Zukunft können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern also auch mithilfe von Gutscheinkarten Sachbezüge von bis zu 50 Euro monatlich gewähren.

Die neuen Gutscheinkarten haben einen stärkeren regionalen Fokus. In der Regel können diese Sachbezugskarten bei vielen verschiedenen regionalen Akzeptanzstellen eingesetzt werden, mit denen ein Akzeptanzvertrag geschlossen wurde. Zu den Akzeptanzstellen gehören meist Einzelhändler, aber auch Tankstellen, Supermärkte und viele weitere Geschäfte. Eine technische Einstellung der Karte kann dafür sorgen, dass diese ausschließlich bei den vertraglich angeschlossenen Akzeptanzstellen eingesetzt wird. Dies führt zu einem klaren positiven Effekt: Die Kaufkraft bleibt vor Ort erhalten. Mitarbeiter, die solche Karten nutzen, können alle Geschäfte in ihrer Umgebung durch die Einlösung der Gutscheinkarte unterstützen. Dies macht regionale Gutscheinkarten zu einer wichtigen Stütze für den stationären Einzelhandel.

Unternehmen, die sich derzeit unsicher sind, sollten zeitnah Kontakt zu ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer aufnehmen. Denn eines ist klar: Erfüllt die 44-Euro-Gutscheinkarte nicht alle gesetzlichen Anforderungen, kann diese nicht für den steuer- und sozialabgabefreien Sachbezug gewährt werden. Eine lohnsteuerrechtliche Anrufungsauskunft, die gem. § 42e EstG bei der zuständigen Finanzbehörde kostenlos einzuholen ist, bietet für den individuellen Fall Rechtssicherheit. Spätestens zum 1.1.2022 sollten Arbeitgeber auf eine Karte umgestiegen sein, die den vorgegebenen ZAG-Kriterien entspricht. Auch bei generellen Fragen zur Anwendung des Sachbezugs (z. B. ob eine Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht wird) kann ein Steuer- oder Rechtsberater, der die jeweilige Unternehmenssituation überblickt, jederzeit eine gezielte Einschätzung abgeben.

Ein wichtiger Hinweis an dieser Stelle: Als Nachweis für das Finanzamt sollten Arbeitgeber grundsätzlich die Rechnungen über die monatliche Aufladung der Gutscheinkarten für ihre Mitarbeiter aufbewahren.

Die Corona-Pandemie hat in fast allen gesellschaftlichen, sozialen und wirtschaftlichen Bereichen zu einschneidenden Veränderungen geführt. Auch die Arbeitswelt hat sich gewandelt und wird immer digitaler – sei es durch Arbeiten im Homeoffice, hybride Arbeitsmodelle oder virtuelle Meetings. Demzufolge müssen sich auch die Mitarbeiterbenefits an den neuen Bedürfnissen orientieren und mit der Zeit gehen. Nicht zuletzt habendie pandemiebedingten Einschränkungen die Inanspruchnahme von Benefits auf Mitarbeiterseite komplizierter werden lassen. Hier sind digitale und zukunftsfähige Lösungen gefragt. Wir beobachten ganz klar eine Verlagerung des Einlöseverhaltens hin zur Onlinenutzung – auch weil die Ladentüren des stationären Handels in der Corona-Krise lange Zeit geschlossen waren.

Der klare Trend im Bereich Mitarbeiterbenefits geht außerdem weg von der Nutzung von Universalkarten und Gutscheinen hin zu Karten mit begrenztem Akzeptanznetz, also Karten, die sich auf eine Produktpalette wie Fashion oder Beauty fokussieren, oder noch stärker hin zu regional begrenzten City Cards, die die Wirtschaft vor Ort unterstützen.

Des Weiteren geht die Entwicklung deutlich hin zu cloudbasierten Benefit-Management-Plattformen. Diese ermöglichen es den Unternehmen, ihre Zusatzleistungen digital, einfach und ohne zusätzlichen Aufwand an Beschäftigte auszuschütten. Die Vorteile dieser Plattformen liegen auf der Hand: Sie reduzieren nicht nur den manuellen Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber, sondern spiegeln auch dessen Zusatzleistungen wider, während sie gleichzeitig Arbeitnehmern ein attraktives, weil individuell auf sie zugeschnittenes Benefit-Paket anbieten – vom Dienstrad über den Essenszuschuss bis hin zur betrieblichen Gesundheitsvorsorge.

In Zukunft wird es für Arbeitgeber auch wichtig bleiben, die Kommunikation zu den Mitarbeiterbenefits zu stärken. Denn es besteht – auch für Arbeitgeber, die hier viel für die Beschäftigten anbieten – immer die Gefahr, dass Mitarbeiter mehr wollen oder Benefits als selbstverständlich wahrnehmen. Eine gute Kommunikation verhindert, dass Mitarbeiterbenefits im Alltag „untergehen“.

Das Interview führte Andreas Krabel.