Lernplattformen für das Onboarding

Wie ist Onboarding im Personalmanagement definiert?

In den Personalabteilungen der meisten Unternehmen ist „Onboarding” ein großes Thema. Eigentlich weiß man, wie es geht, man hat es ja schon häufig durchgeführt. Dennoch ist der Ausdruck für viele nicht wirklich greifbar.

Onboarding ist ein allgemeiner Begriff des Personalmanagements, der das Ankommen eines neuen Mitarbeiters in einem Unternehmen oder auf einer neuen Position beschreibt. Onboarding bezieht sich sowohl auf fachliche (inhaltliche Einarbeitung), organisatorische/administrative (z. B. Zugang zu Firmen-E-Mail und -Rechner) als auch auf kulturelle/soziale Aspekte (Vision und Werte des Unternehmens). In der Regel geht das Onboarding in den meisten Unternehmen nach erfolgreicher Vertragsunterschrift los und nicht erst mit dem ersten Arbeitstag.

Warum ist ein gelungener Start so wichtig?

Die strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die Vorstellung des Teams oder auch die Definition der eigenen Rolle helfen dabei, bestmöglich im Unternehmen zu starten. Wenn alles gut klappt, dann sind Neulinge direkt motivierter und effektiver, können schneller mit Aufgaben loslegen, diese selbstständiger und effizienter erledigen und fühlen sich im Idealfall dem Unternehmen auch stärker verbunden. Für Unternehmen ist besonders die Phase zwischen Vertragsunterschrift und Jobbeginn heikel. Der Arbeitsmarkt für Fachkräfte und Talente ist umkämpft. Es ist realistisch, dass die angeworbene Person immer noch interessante Stellenangebote erhält und es sich anders überlegt. Um dieser Anfangsfluktuation entgegenzuwirken, hilft es, die Onboarding-Prozesse ganzheitlich zu denken.

Die klassischen Onboarding-Phasen

Preboarding

Das Preboarding beschreibt die Phase vom Beginn der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag. Wie oben erwähnt, ist diese Phase der erste wichtige Schritt, neue Mitarbeiter an das Unternehmen heranzuführen und Wertschätzung zu zeigen. Vor allem werden organisatorische und administrative Fragen geklärt: z. B. personenbezogene Daten für die Gehaltsabrechnung, Zugang zu IT-Equipment und -Systemen. Besonders interessant kann es sein, zukünftige Beschäftigte auch schon vorab über die Mitarbeitervorteile wie Gym-Mitgliedschaft, betriebliche Zusatzrente etc. zu informierenoder Zugang zum Produkt zu geben, um das Engagement und die Spannung vor dem Start zu fördern.

Orientierung

Die ersten drei Monate im neuen Unternehmen dienen klassischerweise der Orientierung, in manchen Unternehmen wird dafür weniger Zeit eingeräumt. In dieser Phase lernt der neue Mitarbeiter das Unternehmen, die (fachlichen) Abläufe und Kollegen kennen. Ziel ist es, ihn an seine Rolle im Unternehmen und die Aufgaben heranzuführen.

Integration

Ist die Orientierungsphase abgeschlossen, geht es darum, neue Mitarbeiter in das Unternehmen zu integrieren. Wie lange das dauert, ist sehr individuell je nach Unternehmen und Position. Drei bis sechs Monate sind für die Integration etwa einzuplanen. Regelmäßiges Feedback ist in diesem Zeitraum für beide Parteien entscheidend für den Erfolg des Onboardings.

Die drei Ebenen des Onboardings

Neben den Phasen des Onboardings gilt es, sich auch mit den Inhalten vertraut zu machen.

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter besteht aus drei Ebenen:

• Die fachliche Integration umfasst das gesamte Wissen, das für den neuen Job oder die neue Rolle benötigt wird. Das neue Teammitglied wird mit den Aufgaben vertraut gemacht und entsprechend seiner Fähigkeiten eingesetzt, ist also weder unter- noch überfordert.
• Mit der sozialen Integration schaffen es Unternehmen, die Neuankömmlinge bestmöglich mit allen Kollegen und Vorgesetzten bekannt zu machen. Für neue Mitarbeiter liegt darin ein entscheidender Faktor für die Frage, ob sie sich im neuen Unternehmen wohlfühlen. Aber auch Arbeitgeber und Personalverantwortliche erkennen hierbei gut, wie sich die Person in das Team einfügt.
• Das Verstehen der Ziele und Grundsätze der Unternehmensphilosophie ist als werteorientierte Integration definiert. Idealerweise kann sich der ankommende Mitarbeiter mit seinem neuen Unternehmen identifizieren und weiß, warum das Unternehmen bestimmte Werte vertritt oder warum Prozesse in dieser Art und Weise definiert sind.

Diese Ausführungen zeigen deutlich, dass Personalverantwortliche beim Onboarding-Prozess einiges beachten müssen. Der Prozess ist mit Aufwand verbunden und darf nicht unterschätzt werden. Daher lohnt es sich für HR-Mitarbeiter zu überlegen, welche Prozesse man persönlich durchführen muss und welche man durch digitale Maßnahmen ersetzen kann. Natürlich ist es schön, dass jeder neue Mitarbeiter einen Ordner mit allen Unterlagen in gedruckter Form erhält. Aber ist das wirklich nötig? Lassen sich viele Informationen nicht auch anders und effektiver vermitteln, bspw. durch zentrale Ablage auf einem Server oder in der Cloud? Besonders die Erstellung, Personalisierung und Bereitstellung von Schulungsunterlagen machen Personalverantwortlichen viel Arbeit.

Wie kann das Onboarding digital oder „hybrid“ ablaufen?

Geld und Aufwand sparen

Klassische Onboarding-Prozesse sind aufwendig und ressourcenintensiv: Räume und Trainer organisieren, einen passenden Zeitpunkt finden und Materialien ausdrucken sind häufig lästig. Zudem sind die Kosten bei On-Site-Schulungen in der Regel relativ hoch, besonders wenn man diese mit digitalen Onboarding-Prozessen vergleicht.

Daneben gibt es aber weitere Gründe, wieso Unternehmen durch Onboarding mit Lernplattformen Geld und Aufwand sparen.

Wiederholbarkeit und Standardisierung

In der Rolle als Personalverantwortlicher muss man regelmäßig neue Mitarbeiter in das Unternehmen einführen. Natürlich ist es sehr wichtig, Neueinsteiger persönlich zu begrüßen und sich kennenzulernen.

Es gibt aber auch einige Informationen, die man nicht unbedingt immer in Präsenz weitergeben muss. Dazu gehören klassische „Standardinhalte” des Unternehmens, welche sich auch wunderbar über digitale Lösungen an neue Mitarbeiter verteilen lassen.

Diese zahlen bestenfalls auf alle drei Ebenen des Onboardings ein.

Was gehört im Regelfall zu standardisierten Formaten?

Was bei keinem Onboarding fehlen darf, sind Pflichtschulungen. Jedes Unternehmen hat sie und meist wiederholen sich Inhalte oder ähneln sich zumindest stark. Daher ist es auf jeden Fall sinnvoll, sich Gedanken zu machen, ob es nicht einfacher und effektiver wäre, bestimmte Module digital anzubieten. Zum Beispiel finden sich folgende Themen beim Onboarding in fast jedem Unternehmen:

• Datenschutz und Compliance
• Sicherheitsunterweisungen und Arbeitsschutz
• Gesundheit am Arbeitsplatz

Neben Pflichtschulungen sind Produktschulungen prädestiniert, digital bereitgestellt zu werden. Gerade in Unternehmen, die weltweit agieren und an verschiedenen Standorten ihre Mitarbeiter schulen, kann eine digitale Lösung zum Gamechanger werden. Natürlich spielt auch hier wieder der Kostenfaktor eine zentrale Rolle und das ist sehr einfach zu erklären: Man spart Geld, wenn man Mitarbeiter nicht um den halben Globus schicken muss, damit Informationen und Wissen geteilt werden – egal, ob es sich dabei um die eigene Produktpalette handelt oder Mitarbeiter an neuen Werksmaschinen angelernt werden müssen.

In Bürojobs sind es dann eben nicht Maschinen, die verstanden werden müssen, sondern viel mehr Programme und Tools, die das Unternehmen einsetzt. Von Kollaborationstools über die firmeneigene IT-Struktur zur Ablage bis hin zu für die Position relevanten und spezialisierten Programmen sind das eine Menge potenzieller Einsatzgebiete. Aber nicht nur für die rein fachliche Wissensvermittlung eignen sich digitale Lernplattformen in der Onboarding-Phase bestens.

Das Unternehmen digital besser kennenlernen

Ein großer Teil des Onboardings besteht darin, das Unternehmen besser kennenzulernen und die Werte zu verinnerlichen.

Das klappt auch virtuell sehr gut! So kann bspw. der CEO ein Video aufnehmen, das an alle Neueinsteiger ausgespielt wird bzw. ein Teil des Onboarding-Lernpfades ist. Folgende Fragen könnte esu. a. enthalten:

• Wer bin ich?
• Was ist die Unternehmensmission?
• Wofür stehen wir?
• Welche Werte sind uns besonders wichtig?

Das hilft Neulingen nicht nur bei der Orientierung, sondern ist der erste wichtige Schritt zur wertorientierten Integration. Neben dem CEO ist es zudem förderlich, wenn die einzelnen Abteilungen sich auch in kurzen Videos vorstellen. Klar ist, dass dies natürlich Gespräche in klassischer Präsenzform nicht komplett ersetzt. Aber gerade für den Anfang hilft es sehr, dass sich Mitarbeiter abgeholt fühlen und mit einem guten Überblick in die neue Position starten.

Höhere Produktivität durch Individualität

Ein gutes Onboarding schafft es, die neuen Mitarbeiter sehr schnell startklar zu machen und zwar – was dabei ganz wichtig ist – ohne zu überfordern! In den ersten Monaten helfen zielgerichtete Informationen und personalisierte Aufgaben den neuen Teammitgliedern, direkt Fuß zu fassen und schnell erste Ergebnisse vorlegen zu können. Personalisierte Onboarding-Erlebnisse sind nicht nur für den Unternehmenserfolg wichtig, sondern auch für die Motivation der Neustarter. Eine digitale Lernplattform mit individuell erstellten Lernpfaden, die sowohl die Bedürfnisse als auch die Kenntnisse miteinbeziehen, dient in vielen Unternehmen als sinnvolle Ergänzung zu Vor-Ort-Maßnahmen.

Und ja, individuell und standardisiert passen zusammen. Und das sehr gut! Liegen die einzelnen Module vor und ist der Onboarding-Pfad für die neue Rolle definiert, ist es dank Drag-and-drop-Funktionen einfach, einen personalisierten Lernpfad zusammenzustellen.

Auch können Personalverantwortliche automatisiert Zertifikate für die Teilnahme oder das Bestehen eines Kurses an die neuen Mitarbeiter versenden. Das macht Erfolge für beide Seiten sichtbar. Für Mitarbeiter kann das motivierend wirken, für Personalverantwortliche spart es viel Aufwand und die eigenen Ressourcen können anderweitig eingesetzt werden.

Stichwort individuell: Digitale Plattformen bieten auch die Möglichkeit, ihre neuen Mitarbeiter mehrsprachig an das Unternehmen heranzuführen – entweder durch Videos in mehreren Sprachen oder die einfache Ergänzung von Untertiteln.

Wie sieht digitales Onboarding über eine Lernplattform in der Praxis aus?

Ganz vereinfacht gesagt könnte die praktische Nutzung einer Lernplattform für das digitale Onboarding so aussehen:

1. Der CEO zeichnet ein etwa dreiminütiges Intro-Video auf, in dem er kurz die Unternehmensmission schildert.
2. Ein weiteres Video hebt Lernen direkt als wichtigen Unternehmenswert hervor und gibt Tipps zur Integration in den Arbeitsalltag.
3. Im nächsten Schritt stellt der verantwortliche HR-Mitarbeiter die Personalabteilung vor und erklärt, was den neuen Mitarbeiter im Onboarding erwartet.
4. Der nächste Punkt im Lernpfad ist ein Link zum Organigramm, der einen ersten systematischen Überblick liefert.
5. Nun folgt der Unternehmensrundgang: Jede Abteilung stellt sich in kurzen Videos vor und sucht einen externen Link aus, der Arbeitsergebnisse zeigt.
6. Der Ansprechpartner für neue Arbeitsmethoden erklärt kurz und knackig, welche Systeme, Tools und Methoden unternehmensweit genutztwerden.
7. Danach kann direkt ein vertiefendes Schulungsvideo folgen, bspw. zu einem Kollaborationstool, das in der Organisation besonders intensiv genutzt wird, z. B. Microsoft Teams.
8. Den fertiggestellten Lernpfad weist der Personalverantwortliche den Neuankömmlingen als Pflichtschulung zu und definiert ein Fälligkeitsdatum. Die neuen Kollegen erhalten die Einladung zum Onboarding-Lernpfad per E-Mail und werden ggf. daran erinnert, ihn zu absolvieren.