Wie kann die Belegschaft in HR-Prozesse eingebunden werden?

Mitarbeiter gehen unterschiedlich mit Veränderungen in ihrer alltäglichen Arbeit um – das gilt insbesondere bei neuen, digitalen Prozessen. Während die einen moderne Tools begeistert aufgreifen, müssen andere erst davon überzeugt werden. Die Digitalaffinität hängt dabei nicht unbedingt vom Alter ab. Dementsprechend herausfordernd ist es für die HR-Abteilung, die Belegschaft für ein cloudbasiertes Tool zur Selbstverwaltung, einen Employee Self Service (ESS), zu gewinnen. Erst 36 % der Arbeitgeber nutzen eine solche Lösung, obwohl das Bearbeiten von Mitarbeiteranfragen zu den größten Zeitfressern in der Personal­arbeit zählt – so ein Ergebnis der „HR-Studie 2020“ von Forcont und der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg. Routine-Abläufe in der Kommunikation zwischen HR und Mitarbeitern zu standardisieren und zu digitalisieren, ist seit der Pandemie noch relevanter geworden. Gunther Ebert, Product Manager bei der Forcont Business Technology GmbH, gibt vier Tipps, was es bei der Einführung eines ESS in Sachen Change-Management zu beachten gilt.

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Bild: pixabay.com
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Tipp 1: Mit sichtbaren Effekten die Geschäftsführung überzeugen

Das Angebot an die Mitarbeiter, bestimmte HR-Anfragen und -Dokumente selbstständig digital zu verwalten, bietet großes Nutzenpotenzial. Diverse Prozesse in der Kommunikation mit der Personalabteilung lassen sich so effizienter gestalten. Dabei sollten Unternehmen sich aber nicht zu viel auf einmal vornehmen. Anstatt sofort alle denkbaren Funktionen im ersten Schritt zu realisieren, empfiehlt es sich, zunächst nur wenige Vorgänge mit dem ESS abzubilden. Oft ist einer davon die Zustellung der digitalen Gehaltsabrechnung.

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