Mitbestimmung bei Einführung von Microsoft Teams 365

Problempunkt

Die Arbeitgeberinnen, die einen Gemeinschaftsbetrieb – ein Verteilzentrum – in W betreiben, beabsichtigten, Microsoft Office 365 in allen Betrieben ihrer Unternehmen einzuführen und haben hierzu für den Betrieb W unter dem 1.3.2019 eine Vorhabensbeschreibung erstellt. Bei dem Produkt Microsoft Office 365 handelt es sich um ein aus verschiedenen Komponenten bestehendes Softwaresystem, welches auf einer Cloud-Nutzung basiert. Nach der Vorhabensbeschreibung sollen u. a. die Microsoft-Produkte Teams, Yammer, Office Pro Plus, Sway, Planner, Stream, Flow Forms, Power Apps und ToDo eingeführt werden. Dazu wird für jedes Unternehmen von Microsoft ein sog. Tenant angelegt, unter dem die erhobenen Daten in einer Cloud gespeichert werden (sog. 1-Tenant-Lösung). Die Administration von Microsoft Office 365 erfolgt über die zentralisierte Vergabe von Administrationsrechten. Auch die Daten anderer Betriebe der Arbeitgeber werden im Wege dieser Lösung verarbeitet und zentral in einer Cloud gespeichert. Der Zugriff, die Verwaltung und Auswertung der für die weiteren Betriebe gespeicherten Daten erfolgt zentral über Administratoren in K.

Die Arbeitgeberinnen verhandelten ihre Vorhabensbeschreibung mit dem Gesamtbetriebsrat, welcher der Einführung von Microsoft Office 365 durch Beschluss in seiner Sitzung vom 24./25.4.2019 zustimmte. Der örtliche Betriebsrat W erstrebte eine eigene Regelung über eine Einigungsstelle, die sich für unzuständig erklärte. Diesen Spruch focht er an und begehrte Feststellung seiner Zuständigkeit. Das ArbG Bonn wies den Antrag zurück.

Entscheidung

Nach dem LAG Köln ist der Antrag zulässig, aber unbegründet. Das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei der Einführung und Anwendung von Microsoft Office 365 steht nicht dem Antragsteller, sondern dem Gesamtbetriebsrat zu.

Die Einführung von Microsoft Office 365 unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, da es sich um eine technische Einrichtung handelt, die dazu bestimmt ist, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Dies ist nach dem BAG dann der Fall, wenn die Einrichtung objektiv geeignet ist, Verhaltens- oder Leistungsinformationen über den Arbeitnehmer zu erheben und aufzuzeichnen; auf die subjektive Überwachungsabsicht des Arbeitgebers kommt es nicht an (BAG, Beschl. v. 11.12.2018 – 1 ABR 13/17, NZA 2019, S. 1009: elektronische Mitarbeiterbefragung). Microsoft Office 365 erfasst das Nutzungsverhalten wie etwa die Nutzungszeit und erstellt Nutzungsanalysen, sodass diese Voraussetzung erfüllt ist.

Zuständig für die Ausübung des Mitbestimmungsrechts nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ist gem. § 50Abs. 1 Satz 1 BetrVG der Gesamtbetriebsrat der D GmbH, da es sich bei der unternehmensweiten Einführung von Microsoft Office 365 um eine Angelegenheit handelt, die das Gesamtunternehmen oder mehrere Betriebe der D GmbH betrifft und nicht durch die einzelnen Betriebsräte innerhalb ihrer Betriebe geregelt werden kann, weil objektiv ein zwingendes Erfordernis für eine unternehmenseinheitliche oder betriebsübergreifende Regelung besteht (BAG, Beschl. v. 18.7.2017– 1 ABR 59/15, Rz. 19, NZA 2017, S. 1615). Diese Zuständigkeitsregelung ist zwingend (Fitting, 30. Aufl. 2020, § 50 BetrVG, Rz. 3) und kann weder durch einen Tarifvertrag noch durch eine Betriebsvereinbarung und erst recht nicht durch eine Regelungsabrede abgedungen werden. Ein zwingendes Erfordernis für eine unternehmensübergreifende Regelung aus technischen Gründen liegt vor, wenn wegen der bestehenden zentralen Nutzungs- und Überwachungsmöglichkeiten eine betriebsindividuelle Regelung ausscheidet (zum Konzernbetriebsrat BAG, Beschl. v. 25.9.2012 – 1 ABR 45/11, NZA 2013, S. 275: HR-Verwaltungssystem). Dies ist der Fall, wenn die technische Einrichtung erhobene Daten betriebsübergreifend verknüpfen kann und hierdurch die von den Arbeitnehmern erhobenen Leistungs- und Verhaltensdaten unternehmensweit erhoben, gefiltert und sortiert werden können. Eine technische Notwendigkeit liegt dann nicht vor, wenn keine Weitergabe erhobener Daten an andere Betriebe erfolgt und unternehmensübergreifende Nutzungs- und Überwachungsmöglichkeiten fehlen (BAG, Beschl. v. 26.1.2016 – 1 ABR 68/13, Rz. 26, NZA 2016, S. 498: Videoüberwachung).

Der Einsatz von Microsoft Office 365 kann aufgrund der Datenspeicherung auf einer sog. Cloud und der zentralen Administration des Systems durch in K ansässige Administratoren aus technischen Gründen nur unternehmenseinheitlich geregelt werden. Es besteht keine Möglichkeit, die verschiedenen Module von Microsoft Office 365 derart unterschiedlich zu administrieren, dass das technisch zwingende Erfordernis einer unternehmenseinheitlichen Regelung entfiele. Auch die Einstellungsmöglichkeit zur Bildung von Nutzergruppen bei Teams führt nicht dazu, dass die dabei entstehenden Daten im lokalen Betrieb verbleiben, weil die Speicherung und Verarbeitung über die Cloud erfolgt, sodass weiterhin Zugriffs- und Auswertungsmöglichkeiten für die Administratoren in K bestehen.

Konsequenzen

Die Entscheidung liegt auf der Linie der bisherigen Rechtsprechungund wurde vom BAG bestätigt (Beschl. v. 8.03.2022 – 1 ABR 20/21). Auch die Einführung von Standardsoftware wie Excel ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig (BAG, Beschl. v. 23.10.2018 – 1ABN36/18, ZD 2019, S. 131) bzw. hier Microsoft Teams. Bei unternehmensweitem Einsatz und einheitlichzentraler Administration steht das Mitbestimmungsrecht nicht den örtlichen Gremien zu, sondern dem Gesamt-/Konzernbetriebsrat.

Der Gleichbehandlungsgrundsatz (§ 75 BetrVG) bestimmt die Regelungsmacht der Betriebsparteien bei der Ausübung der Mitbestimmungsrechte, er hat aber keinen Einfluss auf die gesetzliche Zuständigkeitsverteilung zwischen den Betriebsverfassungsorganen (BAG, Beschl. v. 23.8.2016– 1 ABR 43/14, Rz. 21, NZA 2016, S. 1483).

Praxistipp

Will der Arbeitgeber ein cloudbasiertes System unternehmensweit einführen, so sind nicht die lokalen Betriebsräte, sondern der Gesamt-/Konzernbetriebsrat zuständig, wegen der damit inhärent verbundenen übergreifenden Zugriffs- und Überwachungsmöglichkeiten.