Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027

Ab dem 1.1.2027 müssen Arbeitgeber begleitende Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch führen. Die bisherige Möglichkeit, sich von dieser Pflicht befreien zu lassen, endet am 31.12.2026. Für Unternehmen ist das ein Anlass, ihre Prozesse und die digitale Ablage der erforderlichen Dokumente zu überprüfen.

Die elektronische Führung begleitender Entgeltunterlagen wurde bereits zum 1.1.2022 eingeführt. Grundlage dafür waren Änderungen der Beitragsverfahrensverordnung im Zuge des Siebten Gesetzes zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch. Die Regelung soll unter anderem die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung erleichtern.

Zu den begleitenden Entgeltunterlagen zählen je nach Beschäftigungsverhältnis unterschiedliche Nachweise. Dazu gehören beispielsweise Arbeitsverträge, Personalfragebögen, Unterlagen zur sozialversicherungsrechtlichen Einstufung, Arbeitszeitaufzeichnungen sowie Aufenthalts- und Beschäftigungsnachweise. Diese Dokumente müssen grundsätzlich elektronisch gespeichert und bei Bedarf digital bereitgestellt werden können.

Anforderungen an die digitale Ablage

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Dokumente vollständig, lesbar und unabhängig vom verwendeten System darstellbar sind. Zulässig sind insbesondere PDF-Dateien sowie gängige Bildformate wie JPEG, PNG, BMP und TIFF. Jede Unterlage ist grundsätzlich als separate Datei bereitzustellen. Eine aussagekräftige Dateibenennung oder eine vergleichbare Zuordnung muss erkennen lassen, um welche Art von Dokument es sich handelt und welcher Person sowie welchem Zeitraum es zuzuordnen ist.

Für die Speicherung können Unternehmen unterschiedliche Lösungen nutzen, etwa Dokumentenmanagementsysteme, Lohnabrechnungsprogramme, lokale Ordnerstrukturen oder Cloud-Dienste. Entscheidend ist, dass die gesetzlichen und technischen Anforderungen eingehalten werden.

Keine Pflicht zur rückwirkenden Digitalisierung

Die Einführung der elektronischen Führung bedeutet nicht, dass Arbeitgeber sämtliche älteren Personalakten und Archive nachträglich digitalisieren müssen. Die Regelung erfasst grundsätzlich neue Sachverhalte und Ereignisse, die seit dem 1.1.2022 eintreten. Dazu kann beispielsweise die Vorlage einer aktuellen Immatrikulationsbescheinigung gehören.

Besonderheiten bei unterschriftspflichtigen Dokumenten

Beschäftigte können viele Nachweise elektronisch an den Arbeitgeber übermitteln, etwa als Scan oder Foto. Für bestimmte Erklärungen und Anträge, bei denen eine gesetzlich vorgeschriebene Unterschrift erforderlich ist, gelten jedoch besondere Anforderungen. Dazu zählen unter anderem Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht sowie bestimmte Erklärungen im Zusammenhang mit Entgeltverzicht oder Pflegezeit.

Solche Dokumente müssen entweder weiterhin in Papierform mit Unterschrift oder in einer zulässigen elektronisch signierten Form vorliegen. Auch bei der Digitalisierung unterschriebener Papierdokumente sind besondere Vorgaben zu beachten. Ob das Original anschließend vernichtet werden darf, hängt davon ab, ob die erforderlichen Voraussetzungen für die elektronische Übernahme erfüllt sind.

Übergangsfrist bis Ende 2026

Arbeitgeber können beim zuständigen Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung beantragen, von der Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen befreit zu werden. Diese Möglichkeit besteht nach § 8 Abs. 3 BVV noch bis zum 31.12.2026. Ein formloser Antrag genügt. Die Befreiungsmöglichkeit endet damit zum Jahreswechsel 2026/2027.

Quelle: Deutsche Rentenversicherung: „Begleitende Entgeltunterlagen werden digital“, in: summa summarum, Ausgabe 2/2022, S. 8–12.