Zurück ins Büro? Mehr Präsenz braucht klare Grenzen

Wenn Unternehmen ihre Mitarbeitenden wieder häufiger ins Büro holen, müssen sie Arbeitswege, Betreuung und Arbeitszeiten neu organisieren. Bleibt gleichzeitig die Erwartung, auch abends erreichbar zu sein, drohen zusätzlich längere Arbeitstage. Christoph Lückl erklärt, welche Vereinbarungen Teams brauchen und wie Arbeitszeitdaten helfen können, Überlastung frühzeitig zu erkennen.

Tagsüber Präsenz, abends weiter erreichbar: Wie verhindern Unternehmen, dass Flexibilität zur Einbahnstraße wird?

Führungskräfte haben großen Einfluss darauf, wie Teams mit Erreichbarkeit umgehen. Schickt die Teamleiterin um 21 Uhr eine Mail, fragt sich das Team: Muss ich jetzt antworten? Klare Absprachen helfen, solche Unsicherheiten zu vermeiden, zum Beispiel: Nachrichten nach 18 Uhr sind Information für den nächsten Tag. Wer wirklich etwas Dringendes hat, ruft an. Eine digitale Zeiterfassung kann hier unterstützen: Sie weist zum Beispiel darauf hin, wenn die Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen unterschritten wird. So fällt Dauererreichbarkeit auf, bevor sie zur Gewohnheit wird.

Gleiche Aufgaben, weniger zeitlicher Spielraum: Was müssen Unternehmen beim Rückruf auch an Abläufen und Erwartungen überprüfen?

Entscheidend ist, dass der Zweck der Anwesenheit klar ist: Soll das Team gemeinsam Entscheidungen treffen, neue Kolleginnen und Kollegen einarbeiten oder an einem Projekt arbeiten? Daraus ergibt sich, wann Präsenz sinnvoll ist und wo Flexibilität bleiben kann. Im Büro entstehen wieder mehr spontane Gespräche. Das erleichtert die Zusammenarbeit, kostet aber Zeit. Bleiben zusätzlich alle Videocalls bestehen, rutscht konzentrierte Arbeit in den Abend. Sinnvoll ist deshalb eine Aufteilung, wie beispielsweise Bürotage für gemeinsame Termine und feste Zeitfenster für ungestörtes Arbeiten. 

Welche Arbeitszeitmuster zeigen, dass Teams dauerhaft über ihre geplanten Kapazitäten hinaus arbeiten – und welche Konsequenzen sollten Führungskräfte daraus ziehen?

In einer intensiven Projektphase kann zusätzliche Arbeit anfallen. Aufmerksam werden sollten Führungskräfte bei Trends, nicht bei Einzelwerten: wenn Zeitguthaben mehrere Wochen in Folge wachsen und der Ausgleich immer wieder verschoben wird, wenn die Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen wiederholt unterschritten wird oder wenn ein Projekt schon nach einem Drittel der Laufzeit deutlich über Plan liegt. Ein weiteres Signal ist, dass immer dieselben Personen zusätzliche Aufgaben auffangen. Wer solche Entwicklungen früh erkennt, muss nicht warten, bis jemand ausfällt. Dann müssen wir Prioritäten setzen, Aufgaben streichen oder Kapazitäten aufstocken. Freizeitausgleich nur zu genehmigen, reicht nicht – die Arbeit muss ihn auch zulassen. Sonst steht er nur auf dem Papier.

Wo kann KI helfen, wiederkehrende Überstunden und Projektengpässe früher zu erkennen, und wo braucht es das Gespräch mit den Beschäftigten?

Je mehr Teams und Projekte parallel laufen, desto schwieriger wird es, wiederkehrende Engpässe rechtzeitig zu überblicken. KI kann Auffälligkeiten markieren: Projekte, die regelmäßig mehr Stunden brauchen als geplant, oder Teams, bei denen sich Mehrarbeit häuft. Voraussetzung ist, dass Zeiten vollständig und projektbezogen erfasst werden. Warum diese Muster entstehen, lässt sich aus den Stunden allein jedoch nicht zuverlässig erkennen. Eine schwierige Kundenanforderung, technische Probleme oder häufige Unterbrechungen können ähnliche Spuren hinterlassen. Deshalb braucht es die Einschätzung der Beschäftigten. Aus meiner Sicht liegt der Nutzen solcher Auswertungen darin, bessere Fragen an die Planung zu stellen. 

Was antworten Sie Beschäftigten, die Zeiterfassung als zusätzliche Kontrolle empfinden?

Die Erfassung schützt auch sie, weil Mehrarbeit damit nachweisbar wird. Wer seine Arbeitszeiten dokumentiert, möchte nachvollziehen können, was anschließend mit diesen Informationen passiert. Werden damit vor allem einzelne Mitarbeiter verglichen oder Abweichungen hinterfragt, ist die Sorge vor Kontrolle verständlich. Unternehmen sollten deshalb offen erklären, welche Daten erfasst werden, wer darauf zugreifen kann und welchen Zweck die Auswertung hat. Im Alltag zeigt sich dann, ob diese Erklärung trägt. Führt sichtbar gewordene Mehrarbeit zu realistischeren Projektplänen, einer Vertretung oder einem verlässlichen Ausgleich, wird der Nutzen für Beschäftigte greifbar.

Vielen Dank für das Gespräch!
 

Christoph Lückl, CEO von TimeTac (Anbieter für Arbeitszeitmanagement). Fotocredits: TimeTac