Nationale Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie
Herr Morgenroth, welche Informationspflichten kommen auf Unternehmen zu?
Die ETRL verpflichtet Arbeitgeber, ihre Beschäftigten proaktiv und leicht zugänglich über die Kriterien zur Festlegung, Höhe und Entwicklung des Entgelts zu informieren. Diese Kriterien müssen objektiv und geschlechtsneutral sein (z. B. Berufserfahrung, Ausbildung, spezielle Kenntnisse). Aufgrund der Empfehlung der Kommission zur Umsetzung der ETRL ist es wahrscheinlich, dass der deutsche Gesetzgeber Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten von der Verpflichtung zur Information über die Entgeltentwicklung ausnehmen wird. Zur Information über die Kriterien zur Festlegung und Höhe des Entgelts bleiben aber alle Unternehmen verpflichtet. Im deutschen Recht besteht bislang keine vergleichbare Pflicht zur proaktiven Offenlegung von Vergütungskriterien, sodass für viele Unternehmen Anpassungsbedarf besteht.
Welche Anforderungen gelten im Bewerbungsverfahren?
Um Bewerbern eine fundierte und transparente Gehaltsverhandlung zu ermöglichen, müssen Unternehmen über das Einstiegsentgelt oder die vorgesehene Gehaltsspanne der Stelle informieren. Soweit anwendbar, muss auch über die Bestimmungen eines Tarifvertrags informiert werden. Die Informationen sind vor einer Verhandlung über das Entgelt zur Verfügung zu stellen, etwa in der veröffentlichten Stellenausschreibung. Unter Konkurrenzunternehmen kann dies den Wettbewerb um Talente verschärfen.
Die Vertragsfreiheit wird durch die Information nicht beschränkt. Die Parteien können also grundsätzlich auch ein Entgelt außerhalb der angegebenen Spanne aushandeln. Zu beachten ist aber, dass allein die Behauptung, eine Person habe schlicht besser verhandelt, ein höheres Entgelt gegenüber anderen Arbeitnehmern zukünftig nicht mehr rechtfertigen kann. Objektive Gründe für ein höheres Entgelt müssen ordnungsgemäß dokumentiert werden.
Die ETRL schreibt zudem vor, dass der Arbeitgeber nicht nach dem aktuellen Entgelt oder der Entgeltentwicklung in laufenden oder früheren Beschäftigungsverhältnissen fragen darf oder sich diese Informationen auf anderem Wege beschaffen darf.
Welche Herausforderungen stellen sich bei der Umsetzung des Auskunftsanspruchs?
Arbeitgeber müssen künftig auf Anfrage innerhalb von zwei Monaten schriftlich Auskunft über das individuelle Gehalt sowie über die durchschnittlichen Entgelte vergleichbarer Arbeitnehmer, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, erteilen. Zusätzlich ist eine nachvollziehbare Erklärung zur Bildung der jeweiligen Vergleichsgruppe bereitzustellen. Mit der ETRL entfällt der bisherige Schwellenwert von 200 Beschäftigten. Auskunftsansprüche gelten künftig unabhängig von der Unternehmensgröße. Abzuwarten bleibt, ob der deutsche Gesetzgeber, die aktuelle Mindestgröße für die Vergleichsgruppen beibehält.
Die Auskunftspflicht soll sich auf den Durchschnittswert beziehen, nicht mehr auf den Median. Eine Aufschlüsselung einzelner Entgeltbestandteile soll nicht erforderlich sein. Der Auskunftsanspruch soll erstmals am 7.6.2027 und zukünftig maximal einmal pro Jahr geltend gemacht werden können.
Früher galt „über das Gehalt spricht man nicht“ – zukünftig können Arbeitnehmer nicht daran gehindert werden, ihr Entgelt offenzulegen. Arbeitgeber können ihre Arbeitnehmer nicht mehr wirksam vertraglich zur Geheimhaltung der Höhe ihres Gehalts verpflichten. Zudem müssen Beschäftigte jährlich über ihr Auskunftsrecht informiert werden.
Die Umsetzung stellt auch hinsichtlich Dokumentation und Datenschutz hohe Anforderungen an HR-Abteilungen.
Welche Berichtspflichten gelten und wie unterscheiden sie sich von den bisherigen Vorgaben?
Die ETRL senkt den Schwellenwert deutlich: Unternehmen mit mehr als 100 (aktuell: 500) Beschäftigten müssen künftig regelmäßig über geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede berichten. Allerdings richten sich die Fristen und Intervalle nach der Unternehmensgröße. Die ersten Berichte sind für Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten bis zum 7.6.2027, bezogen auf das Jahr 2026, fällig. Kleinere Unternehmen müssen erst später und dann seltener berichten.
Die Berichte müssen insbesondere detaillierte Angaben zum Gender Pay Gap und zu festen und variablen Entgeltbestandteilen enthalten. Maßgeblich soll das sogenannte Ist-Entgelt sein, das grundsätzlich alle Entgeltbestandteile berücksichtigt. Jedoch sollen voraussichtlich insbesondere Leistungen Dritter, die nicht Vertragsarbeitgeber sind (z. B. von Gruppengesellschaften eingeräumte Aktienoptionen), Abfindungen und geringwertige Sachleistungen (z. B. verbilligtes Kantinenessen) ausgenommen sein.
Lösen sollte der Gesetzgeber die bislang unklare Ausgestaltung der Berichtspflichten für Konzernstrukturen, insbesondere ob Konzernobergesellschaften ein einheitliches Reporting stellvertretend für alle untergeordneten Konzerngesellschaften abgeben können.
Welche Folgen bestehen, wenn die Berichte ein Entgeltgefälle zeigen?
Ein Entgeltgefälle von mindestens 5 %, das nicht durch objektive geschlechtsneutrale Kriterien (z. B. Qualifikation, Marktgegebenheiten) gerechtfertigt oder innerhalb von sechs Monaten beseitigt werden kann, löst ein Abhilfeverfahren mit gemeinsamer Entgeltbewertung unter Beteiligung des Betriebsrats aus, sofern ein Betriebsrat besteht. Während der Betriebsrat bei der Festlegung der Kriterien und der Bestimmung der Vergleichsgruppen ein zwingendes Mitbestimmungsrecht hat, muss er beim Abhilfeverfahren „lediglich“ informiert und angehört werden, ein Zustimmungserfordernis besteht indes nicht. Eine Verpflichtung zur Bildung eines Betriebsrats wird es ebenfalls nicht geben.
Inhalt der gemeinsamen Entgeltbewertung sind neben einer umfangreichen Analyse der Ursachen auch konkrete Maßnahmen zur Beseitigung bestehender Entgeltunterschiede. Um Abhilfeverfahren und Anschlussmaßnahmen insgesamt vorzubeugen, sollten Arbeitgeber vorab prüfen, ob und in welchem Umfang Unterschiede in der durchschnittlichen Entgelthöhe zwischen den Geschlechtern innerhalb einzelner Arbeitnehmergruppen bestehen, und Unterschiede schnellstmöglich reduzieren.
Wie können Unternehmen den bürokratischen Aufwand möglichst gering halten?
Digitale Tools, standardisierte Vorlagen und Digitalisierung können dabei helfen, das Reporting zu vereinfachen und den Aufwand für die Verantwortlichen zu reduzieren. Unternehmen können Informationen für Beschäftigte digital bereitstellen, Auswertungen können automatisiert erfolgen. Das zuständige Bundesministerium hat dafür ein Onlineportal mit Vorlagen in Aussicht gestellt.
Welche Konsequenzen drohen bei einem Verstoß gegen die Vorgaben der ETRL?
Die ETRL sieht vor, dass Verstöße gegen die Transparenzverpflichtungen leicht gemeldet und rechtlich verfolgt werden können. Unternehmen, die gegen die Vorgaben der Richtlinie verstoßen, müssen mit Sanktionen rechnen. Es bleibt abzuwarten, wie der Gesetzgeber diese konkret ausgestalten wird. Auszugehen ist insbesondere von Geldbußen.
Arbeitnehmern, die von einer Verletzung des Grundsatzes der Entgeltgleichheit betroffen sind, können Schadensersatz in Form von rückwirkenden Vergütungszahlungen für die letzten drei Jahre geltend machen.Ein praktisch entscheidender Faktor ist die Beweislastumkehr: Bei einer Verletzung der Pflichten der ETRL muss der Arbeitgeber in einem Gerichtsverfahren nachweisen, dass keine unmittelbare oder mittelbare Entgeltdiskriminierung vorliegt, also dass ein unterschiedlich hohes Gehalt nicht aufgrund des Geschlechts gezahlt wurde.
Was sollten Unternehmen jetzt tun?
Da die Umsetzungsfrist zeitnah endet, müssen Unternehmen alsbald handeln. Sie müssen vor allem bestehende Entgeltsysteme systematisch prüfen und dringend eine Vergütungsstruktur aufsetzen, die die einzelnen Gehaltsgruppen in der Belegschaft nach Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen vergleichbar macht. Für die Auskunftsansprüche und Berichtspflichten sind die erforderlichen Daten sorgfältig vorzubereiten. Zudem sollten klare Verantwortlichkeiten und Prozesse überarbeitet bzw. neu geschaffen und die Verantwortlichen entsprechend geschult werden.
Ggf. ist der Betriebsrat einzubinden, insbesondere bei der Festlegung der Kriterien und der Bestimmung der Vergleichsgruppen.Selbst wenn die Umsetzung durch den deutschen Gesetzgeber nicht rechtzeitig erfolgen sollte, können Arbeitgeber nicht abwarten. Denn in diesem Fall müssen die Gerichte zumindest die bestehenden Regelungen des Entgelttransparenzgesetzes richtlinienkonform auslegen.
Welche Chancen bieten sich für Unternehmen?
Neben der offensichtlichen Vermeidung der erwähnten rechtlichen Sanktionen und Prozessrisiken können faire Vergütungssysteme insbesondere die Reputation schützen und einen entscheidenden Wettbewerbsfaktor auf dem Arbeitsmarkt darstellen. Zudem lassen sich durch frühzeitige und transparente Kommunikation von Anpassungen Interessenkonflikte verhindern.
