„Nehmen Sie den Change ernst!“

Als wir 1998 in die Treptowers an die Spree zogen, war das eine ganz bewusste Entscheidung als Zeichen für den Aufbau Ost. Das repräsentative Gebäude hat die vormaligen weit in der Stadt verstreuten Standorte gebündelt. Zum damaligen Zeitpunkt waren Architektur und Bürokonzept des Gebäudes sehr modern. Es war geprägt von einer typischen Klein-Büro-Kultur mit langen Gängen. Rechts und links lagen die Büroräume. Und genau das ist – aus heutiger Sicht – auch schon der Nachteil. Wir haben relativ schnell festgestellt, dass diese Bürowelten heute nicht mehr unseren Anforderungen genügen. Inzwischen existieren ganz andere Vernetzungen innerhalb der Teams und die Arbeit insgesamt hat sich verändert, so dass wir umbauen wollten, was dort aber nicht möglich war. Letztlich war das Gebäude auch einfach zu groß. 2015 begann die Suche nach einem neuen Standort, wo wir neu bauen und neue Arbeitswelten für eine bessere Zusammenarbeit und mehr Gemeinschaft verwirklichen konnten. Eine gute Verkehrsanbindung und Infrastruktur sollte ebenfalls vorhanden sein. Ende 2015 wurden die Pläne und die Entscheidung für Adlershof der Belegschaft bekannt gegeben.

Der Umzug – neben der Hauptverwaltung immerhin unser größter Standort in Deutschland – fand dann im Sommer 2019 über 17 Tage verteilt statt. Jede Nacht wurden abteilungsweise etwa 200 Arbeitsplätze umgezogen, so dass die Mitarbeiter, die nachmittags das Büro in den Treptowers verlassen hatten, am nächsten Morgen nahtlos in Adlershof anfangen konnten.

Absolut, auch wenn das kein Hauptkriterium war. Unsere bundesweiten Standorte sind sehr gut miteinander vernetzt, so dass wir auch in die Zentralen nach Unterföhring oder Stuttgart und an die anderen Standorte reisen. Zwar machen wir viel über Videokonferenzen und Go-to-Meetings, aber der ganz persönliche Kontakt ist durch nichts zu ersetzen. Da sind kurze Wege natürlich von Vorteil.

Es gab natürlich auch Zurückhaltung, schließlich müssen einige Mitarbeiter jetzt einen etwas längeren Weg in Kauf nehmen und Veränderung hat manchmal erst einmal etwas Beunruhigendes. Aber auch mit dem alten Standort waren nicht mehr alle zufrieden. Also machten wir deutlich, dass ein Umzug in ein modernes und nachhaltiges Gebäude Sinn macht. So konnten wir den Aufbruch gut kommunizieren und jeder konnte ihn nachvollziehen – auch wenn die wichtigen Entscheidungen natürlich top-down getroffen wurden.

Zudem durfte sich die Belegschaft mit Vorschlägen im Bauprozess einbringen, was zu einer Identifikation mit dem Projekt sorgte. Wir haben Workshops und Ideenwettbewerbe veranstaltet. Das fängt z. B. bei Dingen wie der Benennung der Konferenzräume an. Aus dem Ideenwettbewerb ging hervor, dass diese nach den Stadtteilen des Bezirks benannt wurden. Das schafft Identifikation und ist nicht zu unterschätzen – zumal es sich um einen Wettbewerb unter den Kollegen handelte. Auch das Farbkonzept haben wir zur Abstimmung gebracht – von den Stühlen in der Kantine bis zur Gestaltung der Akustikelemente in den Büros. All das schafft Nähe zum Objekt und emotionale Verbundenheit. In der Bauphase haben wir am alten Standort ein Modell des neuen Campus aufgebaut, wo vor allem der neue Ansatz des Open Space visualisiert wurde. Dort konnte man schon sehen, wie die Kollegen zusammenarbeiten werden.

Das Gebäude hat von oben eine Wabenform, von allen Seiten kommt Licht herein. An den jeweiligen Außenflächen befinden sich die Arbeitsplätze und in den Innenbereichen verschiedene funktionale Räume, bspw. agile Flächen für Projekte und Teambesprechungen oder Rückzugsräume für vertrauliche Gespräche und konzentriertes Arbeiten. Das Bürokonzept sieht so aus, dass der Mitarbeiter jeden Tag selbst anhand der anstehenden Tätigkeiten wählt, wo er konkret arbeitet. Das Raumangebot ist entsprechend groß und es gibt keinen eigenen, festen Arbeitsplatz mehr. Das war der größte Change für die Beschäftigten und bewusst so gewollt.

Erst einmal nicht überall gut – viele waren skeptisch. Wir haben ein halbes Jahr vor dem Umzug angefangen, Mitarbeiter und Führungskräfte mit Change-Workshops auf das neue Konzept vorzubereiten. Die Teams können jetzt autark Regelungen treffen. Das haben wir im Rahmen neuer Betriebsvereinbarungen sichergestellt. Dort finden sich großzügige Spielräume für die verschiedenen Einheiten. Das finde ich besonders wichtig, es stärkt die Autonomie. Einzig die Tatsache, dass es keinen Anspruch mehr auf den eigenen Arbeitsplatz gibt, haben wir von oben vorgegeben. Dennoch kann es natürlich vorkommen, dass Kollegen längere Zeit auf ein und demselben Platz sitzen – aber eben ohne jeden Anspruch, diesen behalten zu dürfen. Am Abend werden die Schreibtische grundsätzlich freigeräumt und Tastatur, Maus und Headset kommen in ein persönliches Schließfach, damit alles sicher aufbewahrt ist. Seitdem wir die neuen Büros bezogen haben, ist die Skepsis gewichen, die Regelung wurde in der tatsächlich gelebten Praxis gut angenommen. Daneben haben unsere neuen Arbeitswelten jetzt höhenverstellbare Tische, ergonomisch geformte Stühle, eine durchdachte Beleuchtung etc. Das trägt natürlich auch zum Wohlbefinden und zur Steigerung der Leistungsfähigkeit bei.