„Personaler müssen zum Change Manager werden“

Automatisierte Prozesse ermöglichen es den Verantwortlichen, sich auf die wertschöpfenden und zwischenmenschlichen Aufgaben ihres Jobs zu konzentrieren. So dienen Softwarelösungen u. a. dazu, den Personalern administrative Aufgaben größtenteils abzunehmen. Darunter fallen etwa die Übertragung und Aktualisierung von Mitarbeiterdaten. Letztlich bringt die Automatisierung aber eine ganze Reihe Vorteile mit sich: Sie spart Zeit und Kosten und entlastet die Kollegen von stupiden Aufgaben.

Fakt ist, dass das Bewerbermanagement in Personalabteilungen einen sehr wichtigen, aber äußerst zeitaufwendigen Bereich der HR darstellt. Eine Studie, die wir gemeinsam mit Bitkom Research durchgeführt haben, zeigt auf, dass rund 65 % der Unternehmen keine geeigneten Kandidaten für die von ihnen ausgeschriebenen Stellen finden. Man kann sich also vorstellen, wie viel Zeit in Recruiting investiert werden muss und was das das Unternehmen wiederum kostet. Entsprechende Softwarelösungen können Personaler entlasten, indem diese bestimmte Teilprozesse automatisieren und ihnen vor allem das Standardprozedere abnehmen. Das trägt zu mehr Struktur und Effizienz bei, was im Endeffekt auch überzeugende Argumente für Bewerber sind. So können sie außerdem ihre Zeit für innovative Ideen im Recruiting aufwenden.

Neben dem Recruiting gibt es eine Reihe weitererHR-Prozesse, die automatisiert werden können. Das betrifft vor allem repetitive administrative Tätigkeiten. Das beweist auch eine Kienbaum-Studie aus dem Jahr 2017: Personaler wenden 39 % ihrer Arbeitszeit für Administratives auf. Idealerweise läge dieser Wert bei 15 bis maximal 25 %. Auch On- und Offboarding ist eines der Segmente, das eine Software zum Großteil übernehmen kann. Unternehmen sollten sich bewusst machen, dass jeder fünfte neue Mitarbeiter innerhalb der Probezeit wieder kündigt. Entsprechende Tools entlasten Personaler von administrativen Kleinigkeiten, wie Kollegen an Aufgaben erinnern, damit sie sich stärker um die inhaltliche Ausarbeitung des Onboardings kümmern können. Daneben ist auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine zeitraubende und unbeliebte Verpflichtung in der Personalabteilung. Denn sie beinhaltet u. a. die Sammlung aller Mitarbeiterdaten. Eine Automatisierung dieses Prozesses hilft nicht nur im Sinne der Effizienz, sondern senkt auch die Fehlerquote, indem Daten in Echtzeit kontrolliert und eigens Fehlerberichte erstellt werden. Auch in den alltäglichen Aufgaben müssen Mitarbeiterdaten gepflegt und stets aktualisiert werden. Hier spielen Adressänderungen, krankheitsbedingte Ausfälle oder Namensänderungen nach einer Hochzeit mit hinein. Personaler sind so in der Lage, sich in allen genannten Bereichen auf kreative Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren.

Prinzipiell können, wie bereits beschrieben, so gut wie alle Bereiche des Human-Resources-Managements durch Softwarelösungen teilweise oder vollständig automatisiert werden. Doch ganz entscheidend ist es, das Zwischenmenschliche nicht außer Acht zu lassen. Bestenfalls werden diejenigen Prozesse automatisiert, die dem Administrativen zugeschrieben werden können. Um im Sinne des Employer Brandings zu agieren, sollten sich Personaler vor allem auf den zwischenmenschlichen Austausch und das Erarbeiten von kreativen Ideen konzentrieren können. Um Ihre Frage zu beantworten: Eine Feedbackkultur bspw. sollte m. E. nicht automatisiert werden. Für Firmen ist es essenziell, dass sich Personaler wie Mitarbeiter für Rückmeldungen in einer Face-to-Face-Kommunikation befinden.

Die Gesellschaft wird immer digitaler. In zehn Jahren werden wohl größtenteils Digital Natives – also Menschen, die in der digitalen Welt aufgewachsen sind – in der Arbeitswelt beschäftigt sein. Die digitale Transformation in Unternehmen ist schon jetzt essenziell, um auf dem Markt weiter bestehen zu können. Die Automatisierung von Prozessen geht damit ganz klar einher und wird sich etablieren. Im Personalwesen wird dies besonders stark zu spüren sein, denn dieser Unternehmensbereich muss vor allem hinsichtlich des Recruitings diese digitale Zielgruppe ansprechen. (Potenzielle) Mitarbeiter wollen ihre Zeit nicht mehr mit administrativen Aufgaben vergeuden, Prozesse können effizienter gestaltet und so Kosten gespart werden.