Rechtsfragen der digitalen Personalakte

Sammelwut – nein danke!

Die Personalarbeit wird zunehmend digitaler – etwa bei der Personalakte. Was in vielen großen Unternehmen bereits gang und gäbe ist, findet sich in zahlreichen mittelständischen Unternehmen jedoch längst noch nicht auf der Tagesordnung. Der Beitrag nimmt einige ausgewählte Rechtsfragen der digitalen Personalakte in den Blick und beleuchtet aktuelle Entwicklungen, insbesondere die Rechtsprechung. Dabei kommen arbeitsrechtliche Aspekte ebenso zum Tragen wie der Datenschutz.

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 Bild: adragan/stock.adobe.com
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Begriff der Personalakte

Nimmt man die Rechtsfragen der digitalen Personalakte in den Blick, dann stellt sich zunächst einmal die Frage nach der Personalakte selbst. Was ist das eigentlich? Für ein Beamtenverhältnis findet man einen Hinweis in § 106 Abs. 1 BBG. Danach ist für jede Beamtin und jeden Beamten eine Personalakte zu führen. Sie beinhaltet alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Andere Unterlagen, so heißt es weiter, dürfen nicht in die Personalakte aufgenommen werden.

Und wie ist es außerhalb eines Beamtenverhältnisses? Zwar wird die Personalakte auch erwähnt, nämlich in § 83 BetrVG (dort im Zusammenhang mit dem Einsichtsrecht, auf das noch gesondert zurückzukommen sein wird). Näheres zur Begrifflichkeit der Personalakte findet sich jedoch nicht.

Noch Ende der 1980er-Jahre beschrieb das BAG die Personalakte als eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen. Sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters geben (BAG, Urt. v. 7.9.1988 – 5 AZR 625/82).

Ob diese Definition heute so wieder getroffen werden würde? Man darf das mit Blick auf das Kriterium der Vollständigkeit und einem konträren Grundpfeiler des Datenschutzrechts, wie die Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1c DSGVO), bezweifeln. Ein Sammeln beliebiger Informationen – womöglich über private Lebensumstände, wie dies bei einem großen Modeunternehmen der Fall war und zu einem Rekordbußgeld von über 35 Millionen Euro geführt hat – kommt also nicht infrage. Und so findet sich heute in der Kommentarliteratur regelmäßig eine eher allgemeiner angelegte Definition: Die Personalakte als jede Sammlung von Unterlagen, die sich auf die Person von Beschäftigten beziehen und die einen inneren Zusammenhang zum Arbeitsverhältnis aufweisen.

Als eine solche Sammlung von Unterlagen kann eine Personalakte damit inhaltlich ein breites Spektrum abdecken. Bei einer durchschnittlichen Beschäftigungsdauer von knapp elf Jahren hierzulande kommt im Laufe der Zeit auch einiges an Unterlagen zusammen. Angefangen von Bewerbungen und Zeugnissen über vertragliche Dokumente (Arbeitsvertrag und weitere Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber), Sozialversicherungs- und Abrechnungsunterlagen, diverse Urkunden, Beurteilungen sowie Abmahnungen, Kündigungen und zahllose weitere Informationen.

Eine wichtige Konsequenz der Begriffsbestimmung: Es ist unmaßgeblich, ob etwas formell als Personalakte bezeichnet wird (Personalakte im formellen Sinn). Maßgeblich ist allein die inhaltliche Seite (Personalakte im materiellen Sinn). Also weder die Art und Weise noch die Stelle, wo die Sammlung geführt wird, sind entscheidend. Aufgrund dieses materiellen Personalaktenbegriffs wird es im Unternehmensalltag stets Unterlagen zu Beschäftigten geben, womit auch eine Personalakte existiert. Was sogleich eine neue Frage aufwirft: Welche Anforderungen bestehen an das Führen einer Personalakte? Diese Frage stellt sich umso dringender, wenn – was in der Praxis immer wieder vorkommt – Unterlagen zu Beschäftigten tatsächlich an verschiedenen Stellen oder sogar in unterschiedlicher Form geführt werden. Teils sind sie elektronisch abgelegt, teils aber auch einfach handschriftlich formuliert (etwa Personalaufzeichnungen von Vorgesetzten). Doch egal wo und in welcher Form sich Unterlagen finden: Sie sind stets Teil „der“ einen Personalakte.

Führen der Personalakte

Die rechtlichen Vorgaben an das Führen einer Personalakte – egal ob analog oder eben auch digital – sind schnell formuliert: Explizit gesetzlich genannt sind nämlich keine. Arbeitgeber sind diesbzgl. also weitgehend frei. Dennoch hat sich die Rechtsprechung schon früh verschiedentlich auch mit Detailfragen zur Personalakte beschäftigt, etwa wenn Nebenakten existieren. Dann hat die Hauptakte einen Hinweis darauf zu enthalten (LAG Bremen, Urt. v. 4.3.1977 – 1 Sa 303/76). Der Grund dafür liegt auf der Hand: Nur so können Beschäftigte ihr Einsichtsrecht nach § 83 BetrVG vollumfänglich wahrnehmen. Ein Anspruch eines Beschäftigten, arbeitgeberseitig der Personalakte ein gefertigtes Inhaltsverzeichnis beizufügen, besteht hingegen nicht.

Betriebsvereinbarungen können Details zum Führen einer digitalen Personalakte regeln und bspw. auch festlegen, dass davon abgesehen wird, Nebenakten zu führen.

Bestehen an das Führen einer Personalakte also keine expliziten Vorgaben, ist auch der Weg für die digitale Personalakte eröffnet – sei es, dass eine konventionelle Personalakte durch ersetzendes Scannen digitalisiert wird oder aber man gleich auf eine digitale Personalakte im Sinne eines Dokumenten-Management-Systems setzt. Digitale Personalakten scheinen auf den ersten Blick viele Vorteile zu bieten. Ins Feld geführt werden verschiedentlich z. B.:

  • zentrale Ablagemöglichkeiten,
  • einfaches Handling,
  • flexible Bearbeitungsoptionen,
  • definierte Zugriffsberechtigungen,
  • leichte Archivierung und
  • effiziente Prozessabläufe.

Obwohl all das eine Erleichterung der eigentlichen Personalarbeit verspricht, ist die digitale Personalakte in kleinen und mittelständischen Unternehmen noch immer alles andere als ein Selbstläufer. Ein Grund dafür mag auch darin liegen, dass die Umsetzung (Kategorisierung und ggf. Digitalisieren der Unterlagen) aufwendig scheint und der tatsächliche Nutzen sich nur schwer messen lässt.

Die Entscheidung darüber, wie eine digitale Personalakte ausgestaltet sein soll, stellt in rechtlicher Hinsicht wichtige Weichen. Als Faustformel gilt: Je vielfältiger die Möglichkeiten, desto strenger die Anforderungen. Bei einer einfachen Personalakte, die sich eher auf die bloße Stammdatenverwaltung und Gehaltsabrechnung beschränkt, sind die Anforderungen nicht so hoch wie bei einer qualifizierten Personalakte, die z. B. auch Profilauswertungen ermöglicht und für den Einsatz in der Personalentwicklung gedacht ist.

Es gibt bei der Personalakte – egal ob analog oder digital – durchaus übergreifende Themen. Dazu zählt etwa die schon erwähnte Einsicht in die Personalakte.

Einsicht in die Personalakte

Beschäftigte haben das Recht, in die über sie geführten Personalakten Einsicht zu nehmen (§ 83 Abs. 1 Satz 1 BetrVG). Damit sind digitale Informationen zugänglich zu machen. Möglich ist es, bei einer Einsicht ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen, das seinerseits über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren hat, soweit es nicht im Einzelfall von dieser Verpflichtung entbunden wird (§ 83 Abs. 1 Satz 2 BetrVG). „Hinzuziehen“ heißt allerdings nicht „bevollmächtigen“. Dritte können daher grundsätzlich keine Einsicht nehmen. Nicht einmal eine anwaltliche Vertretung. Jedenfalls so lange nicht, wie es Beschäftigten gestattet ist, Kopien der Personalakte zu bekommen. Der Grund dafür: Nur die Beschäftigten selbst werden einschätzen können, ob die sie betreffenden Inhalte der Personalakte zutreffend sind. Das Einsichtsrecht ist insofern ein höchstpersönliches Recht (BAG, Urt. v. 12.7.2016 – 9 AZR 791/14, AuA 5/17, S. 314). Allenfalls bei Vorliegen besonderer Umstände (z. B. einer schwerwiegenden Erkrankung) kann eine Einsicht durch andere Personen erfolgen.

Und wie lange währt das Einsichtsrecht? Gilt es womöglich noch nach dem Ausscheiden eines Arbeitsverhältnisses? Der Wortlaut des § 83 BetrVG ist insofern klar: Das Recht steht dem Arbeitnehmer zu. Und der Status entfällt mit dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses. Doch ganz so einfach ist es nicht. In einem zu entscheidenden Fall war der Kläger bei einem beklagten Versicherungsunternehmen beschäftigt. Nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses erfuhr er im Rahmen einer Zeugnisauseinandersetzung, dass es Zweifel an seiner Loyalität gab. Der Kläger verlangte Einsicht in seine Personalakte, das beklagte Unternehmen lehnte dies mit dem Hinweis auf die Beendigung des Arbeitsverhältnisses ab. Anders als die Vorinstanzen gewährte das BAG dennoch ein Einsichtsrecht, stützte sich dabei allerdings auf eine andere als die betriebsverfassungsrechtliche Grundlage: Die nachvertragliche Rücksichtnahmepflicht, die sich auch auf das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers und das damit verbundene Recht auf informationelle Selbstbestimmung bezieht (§ 241 Abs. 2 BGB i. V. m. Art. 2 Abs. 1 und Art. 1 Abs. 1 GG; BAG, Urt. v. 16.11.2010 – 9 AZR 573/09, AuA 9/11, S. 549).

Auch wenn es die Unternehmenspraxis gar nicht vermuten lässt, da viele Arbeitnehmer das Einsichtsrecht gar nicht wahrnehmen, so beschäftigt das Thema die Rechtspraxis dennoch – bspw. im Kontext der Betriebsratsarbeit. Lässt sich dabei auf ein eigenes Einsichtsrecht pochen?

Betriebsratsarbeit und Personalakte

Die digitale Personalakte berührt diverse Aspekte der Betriebsratsarbeit. Nicht nur wacht der Betriebsrat nach § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG über die ordnungsgemäße Einhaltung der Gesetze durch den Arbeitgeber. Dazu zählt auch die Einhaltung des Datenschutzes, ein Aspekte der bei einer digitalen Personalakte naturgemäß eine große Rolle spielt (dazu gleich mehr). Korrespondierend damit hat er auch ein Informationsrecht (§ 80 Abs. 2 BetrVG): Aufgrund des Überwachungsrechts ist der Betriebsrat zu unterrichten, wenn der Arbeitgeber beabsichtigt, eine digitale Personalakte einzuführen.

Ein originäres Einsichtsrecht steht dem Betriebsrat jedoch nicht zu. Ein etwaiger Verstoß kann sogar zum Ausschluss aus dem Betriebsrat führen. So war es in einem Praxisfall einem Krankenpfleger ergangen, der in einem Unfallkrankenhaus als Betriebsratsvorsitzender auf das interne Personalinformationssystem des Krankenhauses zugegriffen hatte. Daraufhin beantragte der Arbeitgeber dessen Ausschluss aus dem Gremium. Das LAG Berlin-Brandenburg (Beschl. v. 12.11.2012 – 17 TaBV 1318/12, AuA 5/13, S. 306) gab dem statt: Das Verhalten verstoße gegen das BDSG (in der alten Fassung) und verletze die Persönlichkeitsrechte der betroffenen Beschäftigten und die eigenen Pflichten als Betriebsrat. Eine außerordentliche Kündigung, wie vom Arbeitgeber ebenfalls vorgesehen, sei jedoch nicht gerechtfertigt. Der Mitarbeiter habe ja nur zum Zwecke der Betriebsratstätigkeit auf das Personalinformationssystem zugegriffen.

Es klang bereits an, dass eine Betriebsvereinbarung den Umgang mit einer digitalen Personalakte regeln kann. Aber doch auch hier bestehen Grenzen, wie eine vergleichsweise neue Entscheidung des LAG Düsseldorf illustriert. Gegenstand des Rechtsstreits: Eine Gesamtbetriebsvereinbarung über die Einführung und die Nutzung von elektronischen Personalakten. Sie enthielt einen Passus, wonach u. a. der Gesamtbetriebsratsvorsitzende und der örtliche Betriebsratsvorsitzende permanenten Zugriff auf die elektronische Personalakte erhalten; ausgenommen waren nur die Akten der leitenden Mitarbeiter und der Mitarbeiter des Personalbereichs. Der Gesamtbetriebsratsvorsitzende sollte sogar Zugriff auf die Akten des gesamten Unternehmens erhalten. Der Arbeitgeber verwehrte dem Betriebsrat jedoch die Einsicht. Zu Recht, wie das LAG Düsseldorf befand. Es monierte nicht nur die Verletzung des allgemeinen Persönlichkeitsrechts der Beschäftigten. Zudem sei auch ein so weitreichendes Einsichtsrecht weder geeignet noch erforderlich, um die Kontrollaufgaben wahrzunehmen (LAG Düsseldorf, Beschl. v. 23.6.2020 – 3 TaBV 65/1).

Und wie steht es um weitere Rechte, etwa ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung der digitalen Personalakte? Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, in Angelegenheiten mitzubestimmen, welche die Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen betreffen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Die Konsequenz: Ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats greift zwar nicht, sofern es um reine „Statusdaten“ geht; sie sind nicht zur Kontrolle von Verhalten und Leistung der Arbeitnehmer bestimmt (vgl. BAG, Urt. v. 22.10.1986 – 5 AZR 660/85). Digitale Personalakten bieten aber heute durchaus mehr Optionen. Maßgeblich sind die konkreten technischen Möglichkeiten der jeweiligen eingesetzten digitalen Personalakte. Selbst eine nichttechnische Auswertung auf Basis einer solchen Personalakte genügt, um eine Mitbestimmung auszulösen – bspw. wenn sich die in der digitalen Personalakte niedergelegten Daten verknüpfen und daraus Rückschlüsse bzgl. des Verhaltens oder der Leistung eines Beschäftigten ziehen lassen. Diese Frage wurde bislang noch nicht gerichtlich entschieden.

Besonders sensible Daten

Dass bei der digitalen Personalakte der Datenschutz in besonderer Weise ins Spiel kommt, klang bereits an. Die DSGVO sowie das BDSG wollen einen Schutz gewährleisten, wodurch niemand durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird. Das bezieht sich auf das

  • Erheben,
  • Verarbeiten und
  • Nutzen

personenbezogener Daten, also aller Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer Person. Ein Großteil relevanter Informationen für die Personalakte lässt sich bereits auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG, der für den Beschäftigtendatenschutz eine Grundlage bietet, erheben. Danach dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, insbesondere wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, dessen Durchführung oder die Beendigung erforderlich ist.

Bei der Einführung einer digitalen Personalakte sollten von Beginn an Datenschutzbeauftragte und (sofern vorhanden) Verantwortliche aus dem Bereich IT-Compliance eingebunden werden. Datenschutz und Compliance gehen hier Hand in Hand.

Besonderen Schutz genießen sensible Daten wie Gesundheitsdaten. Sie sind schon seit jeher gesondert vor unbefugter Kenntnisnahme zu sichern. Was in einer analogen Welt z. B. durch die Aufbewahrung eines Untersuchungsergebnisses in einem verschlossenen Umschlag ermöglicht wurde (BAG, Urt. v. 12.9.2006 – 9 AZR 271/06), ist bei der digitalen Personalakte durch Zugriffsbeschränkungen möglich.

Natürlich geht es nicht nur um bekannte Problemstellungen, die von der analogen auf die digitale Personalakte zu übertragen sind. Gerade unter aktuellen Corona-Aspekten stellen sich auch neue Fragen: Können bspw. Impfbescheinigungen zur Personalakte genommen werden? Maßgabe dafür ist ebenfalls § 26 BDSG. Danach lassen sich ausnahmsweise besondere personenbezogene Daten verarbeiten (§ 26 Abs. 3 BDSG, Art. 9 DSGVO). Zu dieser Kategorie von Daten zählen etwa genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person sowie auch Gesundheitsdaten. Voraussetzung zur Verarbeitung solcher besonderen Daten ist zweierlei:

  1. Die Verarbeitung ist zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich und
  2. es besteht kein Grund zur Annahme, dass das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegt.

Sofern es um die Frage geht, ob der Impfstatus von Beschäftigten abgefragt werden darf oder Impfbescheinigungen zur digitalen Personalakte genommen werden dürfen, so ist das vorbehaltlich spezialgesetzlicher Regelungen (z. B. § 23a IFSG) zu verneinen. Darauf weist z. B. auch der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen auf seiner Webseite hin und formuliert im Hinblick auf das Kriterium der Erforderlichkeit, dass sich diese nach den konkreten Zwecken richtet. Oftmals werde durch Arbeitgeber angeführt, dass sie durch die Abfrage des Impfstatus sich selbst, ihre Beschäftigten (Fürsorge- und Schutzpflicht, § 613 BGB, § 3 ArbSchG) und die Kundschaft (die dies ggf. fordern könnte) vor potenziellen Ansteckungsrisiken besser schützen könnten. Die aktuelle Rechtslage sehe aber mit Blick auf den Eingriff in die Grundrechte der einzelnen Person aktuell keine Impfpflicht zum Schutze vor der Covid-19-Erkrankung vor.

Ganz anders gelagert – aber auch sensible Daten betreffend – war der Fall eines Unternehmens, das ein neues System zur Zeiterfassung eingeführt hatte (vor dem Hintergrund der Entscheidung des EuGH [Urt. v. 14.5.2019– C-55/18, AuA 9/19, S. 548], wonach Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung zu verwenden). Die Beschäftigten sollten ihre Arbeitszeiten jeweils digital mittels Fingerabdruck dokumentieren. Ein Arbeitnehmer weigerte sich, dem nachzukommen. Die daraufhin ausgesprochenen Abmahnungen, die sich auch in der Personalakte fanden, waren nach Ansicht des Arbeitnehmers zu löschen. Auch hier – so das Gericht– mangele es am Kriterium der datenschutzrechtlichen Erforderlichkeit für ein biometrisches System zur Zeiterfassung. Nötig sei dann vielmehr eine Einwilligung des Betroffenen (LAG Berlin-Brandenburg, Urt. v. 4.6.2020 – 10 Sa 2130/19, AuA 10/20, S. 610).

Vertraulichkeit der Personalakte

Hinsichtlich der Vertraulichkeit der Personalakte sind geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Grundrechte und Interessen der Beschäftigten zu treffen (§ 26 Abs. 5 BDSG, Art. 5 DSGVO). Die digitale Personalakte ist also vor unberechtigten Zugriffen zu schützen. Dazu bedarf es auch klarer Regelungen, z. B. in Form eines Berechtigungskonzepts, das aufzeigt, welche Benutzergruppen welche Rechte haben (lesen, löschen, drucken, bearbeiten), bzgl. welcher Teile der Personalakte sie diese Rechte haben und – was in Zeiten mobilen Arbeitens weitere Relevanz gewinnt – von wo aus diese Rechte wahrgenommen werden dürfen. Der entsprechende Personenkreis sowie die jeweiligen Befugnisse sind demnach ebenso festzulegen wie ggf. eine dokumentenbezogene Verschlüsselung.

Weitere Beschäftigtenrechte

Mit der Konzeption neuer Regelungen infolge der DSGVO sowie des BDSG wurden auch Beschäftigtenrechte präzisiert. Selbst wenn vieles davon nicht ganz neu ist, so haben sich doch einige Akzente verschoben. Viele Rechte spielten in der Praxis in der Vergangenheit nahezu keine Rolle, da sie von Beschäftigten gar nicht wahrgenommen wurden. Dazu zählt etwa das schon erwähnte arbeitsrechtliche Recht zur Einsichtnahme. Das Pendant dazu auf datenschutzrechtlicher Seite ist das Auskunftsrecht gem. Art. 15 DSGVO. Und mit dem verhält es sich durchaus anders.

Gerade jüngst hatte die Rechtsprechung die Frage beschäftigt, ob auch ein Anspruch aus Art. 15 Abs. 3 DSGVO bzgl. einer kostenlosen Kopie der Personalakte besteht. Das LAG Baden-Württemberg hatte dem Begehren eines Klägers auf Überlassen einer umfassenden Datenkopie nach Art. 15 Abs. 1, 3 DSGVO stattgegeben (Urt. v. 20.12.2018 – 17 Sa 11/18, AuA 10/20, S. 619). Sofern man darauf gehofft hatte, das BAG werde in einem anderen Verfahren den Umfang des Rechts auf Erteilung einer Datenkopie konkretisieren, wurde das jedoch nur teilweise erfüllt. Das Gericht wies die Revision, in der es maßgeblich um die Kopie von E-Mails ging, bereits aus prozessualen Gründen zurück. Der Klageantrag war nicht hinreichend bestimmt. Für die digitale Personalakte hat das dennoch Konsequenzen: Beschäftigten, die ihren Anspruch inhaltlich konkretisieren, steht dieser Anspruch natürlich zu.

Ein weiteres Recht, das im Hinblick auf die Personalakte relevant wurde, ist das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach Art. 17 DSGVO. In einem Fall war dem Marktleiter einer Supermarktkette nach mehrjähriger Tätigkeit gekündigt worden. Er erhob erfolgreich Kündigungsschutzklage und erreichte auch die Entfernung einer zuvor erfolgten Abmahnung aus der Personalakte. U. a. dagegen richtete sich die Berufung. Das Arbeitsverhältnis war inzwischen beendet. Das LAG Sachsen-Anhalt (Urt. v. 23.11.2018 – 5 Sa 7/17, AuA 6/19, S. 370) verurteilte den Arbeitgeber zur Entfernung der Abmahnung und stützte das auf Art. 17 Abs. 1a DSGVO. Danach besteht ein Löschungsanspruch bzgl. personenbezogener Daten, sofern diese Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind. Da die Abmahnung für den Arbeitgeber nicht mehr rechtlich relevant war, war sie aus der Personalakte zu entfernen.

Dokumentations- und Beweisfragen und Personalakte

Als ein Vorteil der digitalen Personalakte wird vor allem die sonst so aufwendige Archivierung vieler Dokumente angesehen. Kann daher die „alte“ Papierakte nach erfolgter Digitalisierung getrost vernichtet werden? Eine Antwort darauf ist weniger rechtlicher Natur als vielmehr von einer Risikoeinschätzung abhängig. Wird in einem Gerichtsverfahren bestritten, dass ein aus einer digitalisierten Personalakte stammendes eingescanntes Dokument dem Original entspricht, so besteht ein Prozessrisiko, wenn die Originalurkunde nicht mehr vorgelegt werden kann. So geschehen in folgendem Praxisfall: Ein Arbeitgeber von mehreren Zehntausend Beschäftigten hatte die digitale Personalakte eingeführt, sämtliche Dokumente (Arbeitsverträge, Abrechnungen etc.) eingescannt und die Originale vernichtet. In einem Prozess um die Befristung eines Arbeitsverhältnisses konnte der Arbeitgeber nur noch einen digitalen Ausdruck aus der Personalakte vorlegen (also quasi eine Fotokopie). Das reichte dem ArbG Berlin (Urt. v. 3.5.2007 – 3 Ca 23 467/06, unveröffentlicht) jedoch nicht. Der Arbeitgeber verlor das Verfahren – und hatte nun eine weitere unbefristete Mitarbeiterin.

Trotz der Indizwirkung ordnungsgemäß gescannter Dokumente kann es sich anbieten, wichtige Unterlagen (Empfangsbestätigungen, Aufhebungsverträge etc.) weiterhin im Original aufzubewahren. Dazu sind einzuscannende Dokumente vorab zu analysieren und in Urkunden und Nicht-Urkunden zu kategorisieren. Letztlich bleibt aber auch das eine Frage von Aufwand und Nutzen.

Fazit

Die digitale Personalakte stellt so manche rechtliche Hürde bei der rechtskonformen Umsetzung. Auch wenn die Unternehmenspraxis Fragen der Einsichtnahme in die Personalakte nicht so stark beschäftigen, bietet dieses Recht ebenso wie das datenschutzrechtliche Auskunftsrecht immer wieder Anlass für gerichtliche Auseinandersetzungen. Fragen der Zugriffsberechtigung sind dagegen weniger problematisch als manchmal angenommen. Gerade gegenüber der klassischen Papierakte lassen sich entsprechende Vorgaben hier leicht umsetzen.

Prof. Dr. André Niedostadek

Prof. Dr. André Niedostadek
LL.M., Professur für Wirtschafts-, Arbeits- und Sozialrecht, Hochschule Harz
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Seite 14 bis 18
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