Vertrauensurlaub in Unternehmen

Unternehmenswerte als Basis: Unser Weg zum Vertrauensurlaub

Die Einführung von Vertrauensurlaub war keineswegs eine Entscheidung, die spontan über Nacht getroffen wurde. Vielmehr war sie das Ergebnis unserer offenen Unternehmenskultur und der Ereignisse, die 2020 über uns hereinbrachen. Nach einem Jahr Corona-Pandemie und Homeoffice im Lockdown setzten wir uns für 2021 das klar fokussierte Ziel: Unsere Gesundheit sollte die wichtigste KPI sein. Dazu stellten wir als Agentur zunächst die Frage, wie wollen wir in Zukunft zusammenarbeiten und möglichst den individuellen Bedürfnissen gerecht werden?

Aus einer Utopie wurden zunächst gemeinsam Schritt für Schritt konkrete New-Work-Maßnahmen. Wichtigste Orientierungshilfe bei den vielen Diskussionen rund um unsere Berufswelt waren unsere Unternehmenswerte. Vor allem zwei Kernwerte standen dabei im Zentrum: Flexibilität und Unabhängigkeit. Nachdem wir vor Corona bereits Homeoffice-Regelungen und ein Workation-Programm (vgl. ausführlich zu den arbeitsrechtlichen Herausforderungen von Workation: Gaul/Pingen, Titelthema AuA 3/23, S. 8 ff. sowie Adam/Klein/Herda, AuA 7/22, S. 14ff.) eingeführt hatten, wünschten sich unsere Mitarbeiter jetzt noch stärker flexible Arbeitsbedingungen. Also stellten wir komplett offene Dienstzeiten in den Raum und gestalteten im Team, wie ein passendes Modell dafür aussehen sollte.

Vorurteile und Bedenken im eigenen Team

Eigentlich schien der Schritt von der Vertrauensarbeitszeit hin zum Vertrauensurlaub nur logisch. Sollte man meinen. Ich hatte bereits in den Medien punktuell davon gehört. Beispielsweise berichtete eine Verantwortliche von der Hirschen Group in einem Podcast über ihren erfolgreichen Modellversuch an mehreren Standorten im Unternehmen. Darin sprach sie über die für uns wünschenswerten Aspekte des New-Work-Gedankens, wie

• Vertrauen,
• Freiheit,
• Flexibilität und
• Eigenverantwortung.

Doch der Vorschlag stieß in unserer Agentur zunächst einmal auf Skepsis und wenig Gegenliebe. Plötzlich waren die eigenen Bedürfnisse, wie Urlaubstage als Verhandlungsgrundlage oder die Angst, andere könnten ständig und viel mehr freie Tage nehmen als man selbst, viel stärker als der eigentliche individuelle Mehrwert. Ich musste erst in weiteren Sessions von meinen bisherigen Erfahrungen als Geschäftsführerin mit unbegrenzter arbeitsfreier Zeit berichten. Oder unser Workation-Programm erwähnen, das bspw. Mitarbeiter ohne familiäre Verpflichtungen oder Familie im Ausland eher in Anspruch nähmen und von niemandem geneidet würde. Durch das Teilen dieser persönlichen Geschichten konnten wir auch die letzten Zweifelnden überzeugen. Nun mussten nur noch die richtigen Rahmenbedingungen dafür geschaffen werden.

Harmoniert Vertrauensurlaub mit dem Bundesurlaubsgesetz?

In Deutschland sind Arbeitszeit und Urlaubsanspruch gesetzlich geregelt, und zwar was die Mindestanzahl der bezahlten Freizeit angeht. Beschäftige, die fünf Tage pro Woche arbeiten, haben einen Urlaubsanspruch von mindestens 20 freien Tagen pro Jahr. Bei mehr oder weniger Arbeitstagen pro Woche erhöht oder verringert sich dementsprechend der gesetzliche Anspruch. Als Unternehmen ist es mir also freigestellt, wie viele Urlaubstage ich meinen Mitarbeitern darüber hinaus ermöglichen möchte, solange die Mindestanzahl nicht unterschritten wird.

Strikte Regeln für die Freiheit: Diese Rahmenbedingungen sind nötig

Ein begründetes Vorurteil, was mir immer wieder begegnete, war die Aussage, dass die Beschäftigten mit Vertrauensurlaub noch weniger Ferien nehmen würden als ihnen eigentlich zustand. Das war in der Vergangenheit bei großen US-amerikanischen Firmen, wie Netflix, Dropbox oder Pinterest, der Fall, die zwar Vorreiter in puncto New Work waren, dort aber der Urlaub nicht gesetzlich geregelt ist. Denn nicht jeder Mitarbeiter würde über genügend Kompetenz und Verantwortungsgefühl verfügen, sich seine unbegrenzten arbeitsfreien Tage richtig einzuteilen. Zudem bestände oft unterbewusst die Angst, in den Augen der anderen sich doch zu viele Pausen vom Job zu nehmen.

Nicht nur aus rechtlicher Sicht war es deshalb zunächst einmal wichtig, den gesetzlich vorgeschriebenen Anspruch von 20 Tagen als Pflichturlaub einzuführen. Dieser muss nun am Anfang des Jahres oder mit Beginn eines neuen Arbeitsverhältnisses bereits grob geplant werden, um mögliche Engpässe im Team rechtzeitig abzufedern und die entsprechende Vertretung zu planen. Über die Pflichtzeit hinaus gibt es unbegrenzten Vertrauensurlaub:

1. Dieser darf bei uns jedoch die am Stück genommenen Tage von maximal einem Monat nicht überschreiten.
2. Zudem beträgt der Vorlauf für die Einreichung, sowohl für Pflicht- als auch Vertrauensurlaub, immer mindestens die doppelte Zeit der beantragten Tage.
3. Und ganz wichtig, am Ende entscheiden weiterhin die Führungskräfte, ob die eingereichte Erholungszeit so genommen werden kann oder es sonst zu Kapazitätsengpässen kommt.

Benefits für alle Beteiligten gleichermaßen

Warum haben wir als Agentur Interesse daran, Vertrauensurlaub einzuführen? Regelmäßige Auszeiten – egal ob es sich um ein verlängertes Wochenende oder zwei Wochen am Stück handelt – sind einfach notwendig, um arbeitstüchtiges, motiviertes Personal zu haben. Die Erfahrung zeigt, dass die Stimmung im Team schnell kippen kann, wenn jemand urlaubsreif ist. Die Konzentration lässt nach, Antriebslosigkeit und Müdigkeit hinterlassen Spuren. Das merken auch die Kunden. Viele Mitarbeiter nehmen kaum oder gar keine Freizeit, weil sie denken, unersetzbar zu sein. Oder weil sie befürchten, dass die eigene Arbeit liegen bleibt und sich nach der Pause noch weiter aufgetürmt hat. Nur rächt sich dieses Verhalten irgendwann und geht zulasten des eigenen Wohlbefindens.

Wenn wir nochmals an unsere Ausgangslage von 2020 erinnern: Gesundheit stand da als wichtigste Ressource als KPI auf der Agenda. Neben weiteren Benefits, wie betriebliche Sportangebote oder der Luxus von Massagen im Büro, trägt eine unbegrenzte Schonzeit maßgeblich zu einer ausgeglichenen Work-Life-Balance bei.

• Zum einen mental: Wer sich nicht schon bei der Planung die wichtigen Urlaubstage zwischen den Feiertagen zum Ende des Jahres aufsparen muss, kann auch mal spontan einen oder zwei Tage freinehmen, die er oder sie in diesem Moment dringend braucht. Auch Eltern mit Kindergarten- oder schulpflichtigen Kindern müssen nicht mehr verzweifeln, weil bspw. ihr „Jahresurlaub“ bereits mit den mehrwöchigen Kita-Schließzeiten aufgebraucht ist.
• Zudem können auch mal längere bezahlte Auszeiten ohne schlechtes Gewissen genommen werden, die ohne Vertrauensurlaub nicht möglich wären. Alles, um die individuelle benötigte Erholung über die Pflichttage hinaus zu gewährleisten und am Ende mit gesunden, leistungsfähigen und motivierten Mitarbeitern belohnt zu werden.

Denn im Zuge der New-Work-Bewegung ist Vertrauensurlaub ein Pluspunkt, den gerade jüngere Bewerber bei der Jobsuche begrüßen und der in Zeiten des Fachkräftemangels entscheidend bei der Auswahl des neuen Arbeitgebers sein kann. Bereits 2018 warben laut einer Recherche der Jobplattform Joblift 130 Arbeitgeber in Deutschland in Stellenanzeigen mit unbegrenzten Urlaubstagen, mehr als doppelt so viele wie im Vorjahr. Ich kann mir vorstellen, dass diese Zahl seitdem weitaus übertroffen wurde.

Unsere Learnings für eine längere Auszeit

In Deutschland haben Arbeitnehmer im Durchschnitt 28,9 Urlaubstage im Jahr. Doch reicht diese Zeit, um der Berufswelt nicht nur körperlich, sondern auch mental zu entfliehen? Und wann ist es eigentlich Zeit für eine längere Auszeit? Wenn der Frust im Joballtag die Lust übersteigt? Wenn das Immunsystem schlappmacht und das nicht nur einmal? Wenn die jährlichen zweiwöchigen Ferien nicht mehr zur vollständigen Erholung genügen?

Körper und Geist geben uns wichtige Signale, wann es Zeit für eine umfassende Pause vom Job ist. Doch gerade ein vier- oder fünfwöchiger Urlaub eines Teammitglieds muss gut geplant sein, um nicht zulasten der übrigen Kollegen zu gehen. Folgende Punkte müssen bei einer mehrwöchigen Abwesenheit beachtet werden:

1. Als Führungsriege mit gutem Beispiel vorangehen

Man kann noch so großartige Benefits im Unternehmen erdacht haben. Wenn die Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, dass es wirklich erwünscht ist, wird diese aber niemand in Anspruch nehmen. So war es bei uns bereits beim Thema Workation. Wir haben schon immer die Belegschaft dazu ermutigt. Aber erst als es ein festes Programm mit klaren Regeln gab, nutzten die Beschäftigten dieses auch ohne schlechtes Gewissen.

Das Gleiche gilt für den Vertrauensurlaub. Durch die gezwungene Planung des Pflichturlaubs stellt man als Geschäftsführung erstens sicher, dass nicht zu wenig Tage genommen werden. Aber auch für die unbegrenzte Zeit darüber hinaus bedarf es der Vorbildfunktion der Führungsebene, um das restliche Team anzuspornen.

2. Rechtzeitig den Vertrauensurlaub planen und kommunizieren

Je eher die Kollegen von den Plänen wissen, umso besser. Unsere Regelung besagt, dass immer die doppelte Zeit der beantragten Urlaubstage als Vorlauf eingehalten werden muss. Das heißt, wenn eine Mitarbeiterin bspw. spontan für einen Tag freinehmen möchte, sollte sie den Antrag zwei Tage vorher stellen. Wenn sie hingegen eine längere Pause von vier Wochen plant, hat sie diese bereits acht Wochen vorher zu kommunizieren. Außerdem müssen mögliche Engpässe, gerade in der typischen Ferienzeit, besprochen und priorisiert werden. Kita-Schließzeiten und Schulferien lassen sich nicht verlegen, eine lange regenerative Auszeit bei Mitarbeitern ohne familiäre Verpflichtung kann aber durchaus in der Nebensaison erfolgen.

3. Teammitglieder frühzeitig in die eigenen Projekte einbeziehen

Wenn man weiß, dass die Kollegen während der Abwesenheit viel Verantwortung übernehmen sollen, ist es wichtig, sie frühzeitig in die Projekte und Prozesse miteinzubeziehen. Das sollte möglichst nicht erst eine Woche vor Abreise geschehen, sondern bereits viel früher. So können eventuelle Rückfragen rechtzeitig geklärt und bei Bedarf Kunden bereits an die Vertretung gewöhnt werden. Zudem hilft ein solches Back-up nicht nur im Falle eines Urlaubs, sondern auch bei spontanen Krankheitsausfällen.

4. Langfristige Aufgaben detailliert vorbereiten und Wichtiges bereits erledigen

Gerade bei einer sehr langen Auszeit ist es elementar, die eigene Abwesenheit möglichst detailliert vorzuplanen. Dies betrifft nicht nur die möglichen Aufgaben, sondern auch die Auflistung wichtiger Kontaktpersonen sowie die Abläufe interner wie externer Prozesse, die normalerweise verantwortet werden. Zudem sollten langfristige und wichtige To-dos bereits im Vorhinein angestoßen oder erledigt werden, um den Teammitgliedern die zusätzliche Arbeit abzunehmen.

5. Priorisieren, delegieren und loslassen

Nachdem alle Projekte priorisiert, alle Aufgaben erledigt und verteilt sowie alle Kunden über die Abwesenheit und die Vertretung informiert sind, gilt es nun, sich in den Urlaub zu verabschieden. Nur wer mental vom Arbeitsalltag abschaltet, kann sich auch wirklich erholen. Deshalb sollte der Unternehmenslaptop am besten für die nächsten Wochen zugeklappt bleiben, das E-Mail-Programm auf dem Handy pausiert und alles, was noch an den Job erinnert, verbannt werden. Zudem fühlen sich auch die Kollegen besser, wenn sie das Gefühl haben, dass ihnen vertraut wird und sie nicht kontrolliert werden.

6. Mit entspanntem Kopf neu durchstarten

Nach mehreren Wochen Auszeit fällt es vielen Urlaubenden erst einmal schwer, wieder neu in den Arbeitsrhythmus einzusteigen. Bei mehreren Tausend ungelesenen Mails im Posteingang kann einem schon mal flau im Magen werden und die ersten Tage nach der Rückkehr gleich in Stress ausarten. Deshalb sollte man sich genügend Zeit für das Lesen der Nachrichten nehmen und sich vom Team auf den neuesten Stand bringen lassen.

Um sich zudem nicht mit unwichtigen Mails unnötig aufzuhalten, ist es ratsam, regelmäßige Newsletter und Benachrichtigungen für die Auszeit zu pausieren. Auch sollten Kollegen für die Zeit des Urlaubs darauf verzichten, die abwesende Person in alle E-Mail-Konversationen miteinzubeziehen. Die benötigten Informationen werden lieber in der Urlaubsrückübergabe gesammelt und dann in einem gemeinsamen Termin besprochen. Statt sich erst durch die besagten Tausenden Nachrichten zu wühlen, kann sich der oder die Rückkehrende so einen besseren Überblick verschaffen, was die nächsten Tage ansteht und welche Aufgaben als Erstes angegangen werden müssen.

Erholung vs. Krankenstand: Fazit und Ergebnisse aus einem Jahr Vertrauensurlaub

Nach einem Jahr „Feldexperiment“ haben wir die genommen Urlaubs- und Krankentage in unserem Unternehmen einmal genauer unter die Lupe genommen. Die gute Nachricht zuerst: Alle Teammitglieder nutzten ihre 20 Pflichttage. Zusammen mit ihrer Vertrauenszeit gönnten sich die Kollegen zudem mehr Jahresurlaub, als ihnen vorher vertraglich zugesichert war.

Im Durchschnitt kamen die Mitarbeiter so in einem Jahr auf 35 freie Tage. Von der Verteilung her haben sich unsere langjährigen Senior-Berater meist mehr Urlaub genommen als die jüngere Generation. Vielleicht auch, weil sie aus der Erfahrung wissen, dass unsere Maßnahmen nicht nur auf dem Papier schön aussehen, sondern wirklich gelebt werden dürfen.

Die schlechte Nachricht unserer Analyse zeigt aber auch: Der durchschnittliche Krankenstand hat sich durch den Vertrauensurlaub nicht wirklich verringert. Nun muss man dazu sagen, dass wir auch 2022 mitten in der Pandemie steckten und neben Corona auch andere Erkrankungen eine Rolle spielten. Hinzu kamen die krankheitsbedingten Ausfälle der kleinen Familienmitglieder, die wir als Arbeitgeber mit einem hohen Mütteranteil nur schwer beeinflussen können.

Auch wenn der Vertrauensurlaub im letzten Jahr keinen spürbaren Einfluss auf die durchschnittlichen Krankheitstage hatte, so merken wir im Unternehmen, wie dankbar die Mitarbeiter für die Möglichkeit der unbegrenzten freien Tage sind. Letztendlich ist der Vertrauensurlaub ein Baustein für eine wertschätzende, faire Arbeitsatmosphäre, welche den gesunden Menschen in den Mittelpunkt stellt. Und dieses Ziel werden wir auch in den nächsten Jahren weiterverfolgen und anstreben, was ganz nebenbei auch auf das Employer Branding einzahlt.