Employee benefits

Überblick: Steuer- und beitragsbegünstigte Arbeitgeberleistungen
Im Rahmen der Personalarbeit spielt die Arbeitnehmerförderung eine immer größere Rolle– sei es, um Fachkräfte zu binden oder die Arbeitgebermarke für das Recruiting zu stärken. Welche Kosten kann der Arbeitgeber für welche Handlungsfelder und in welcher Höhe steuerfrei übernehmen?
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1 Vergütungsoptimierung sorgt für Mitarbeitermotivation

Die Diskrepanz zwischen dem Nettogehalt des Arbeitnehmers und den Lohn- bzw. Lohnnebenkosten des Arbeitgebers – bestehend aus dem Bruttogehalt plus den Arbeitgeberbeiträgen zur Sozialversicherung plus weiterer Umlagekosten – wird oftmals beklagt. Wie kann man diese Differenz unter dem Stichwort Vergütungsoptimierung verringern? Die Arbeitsvertragsparteien versuchen i. d. R., den Gesamtlohnanspruch des Mitarbeiters bestehen zu lassen und den zu versteuernden und zu verbeitragenden Teil des Gehalts zu senken. Einen Teil des Bruttolohns können sie dabei gegen steuer- und sozialversicherungsbegünstigte Sach- und Barzuschüsse austauschen, etwa durch die Gewährung von Gutscheinen, Zuschüssen zu Kindergartengebührenoder Einkaufsrabatten. Die Beteiligten treffen entsprechende Vereinbarungen bereits zu Beginn oder aber später während des Beschäftigungsverhältnisses. Die Vergütungsoptimierung dient dabei – neben dem Senken der Lohnkosten – der Steigerung der Mitarbeitermotivation.

Was sind mögliche Vergütungsbestandteile, die steuer- und sozialversicherungsrechtlich privilegiert werden? Der folgende Überblick stellt die Voraussetzungen für eine Begünstigung und den Umfang dar. Nicht ausführlich betrachtet werden – insbesondere aufgrund der Komplexität der Regelungen – die steuerliche Behandlung von Dienstwagen bzw. das Dienstfahrrad sowie die betriebliche Altersversorgung (bAV).

2 Vergütungs-ABC

Beratungs-/Betreuungsleistungen

Leistungen des Arbeitgebers an ein Dienstleistungsunternehmen

  • für die Beratung in sozialen Angelegenheiten (z. B. Pflegeberatung) oder
  • für die Vermittlung von Betreuungspersonen für Kinder oder pflegebedürftige Angehörige sowie
  • für die beruflich veranlasste zwingende kurzfristige Betreuung von Kindern bis zum 14. Lebensjahr oder behinderten Kindern im Haushalt des Arbeitnehmers (z. B. wegen Dienstreise oder Fortbildung)

sind steuerfrei (vgl. § 3 Nr. 34 EStG). Der Höchstbetrag für die steuerfreie Übernahme der Aufwendungen für einen derartigen zusätzlichen Betreuungsbedarf durch den Arbeitgeber liegt bei 600 Euro pro Jahr. Dabei sind nur solche Leistungen steuerfrei, die das Unternehmen „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ erbringt. Die Leistungen müssen daher zu den Ansprüchen des Arbeitnehmers auf seinen regulären Arbeitslohn hinzutreten; es ist kein „Austausch“ möglich.

Betriebsveranstaltungen

Hierbei handelt es sich um Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, z. B. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern oder Jubiläumsfeiern (nicht aber solche einzelner Mitarbeiter). Soweit die Zuwendungen den Betrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen, sind sie steuer- und sozialabgabenfrei, wenn die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Dies gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 3 EStG).

Bei Überschreiten der 110-Euro-Grenze gilt: Eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 % kann erfolgen (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG);in diesem Fall sind die Leistungen zudem sozialabgabenfrei (vgl. § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV).

Entfernungspauschale

Erstattet der Arbeitgeber seinen Beschäftigten Kosten für den Weg zur Arbeit oder stellt er ihnen hierfür einen Firmenwagen zur Verfügung, so handelt es sich grundsätzlich um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn (R 19.3 Abs. 3 Nr. 2 LStR).

Möglich ist aber eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 15 %, soweit die Erstattungen den Betrag nicht übersteigen, den der Arbeitnehmer als Werbungskosten absetzen könnte und sofern sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden (vgl. § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG; d. h. max. 0,30 Euro für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, höchstens jedoch 4.500 Euro im Kalenderjahr). In diesem Fall sind die Leistungen nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV sozialabgabenfrei. Zudem gibt es verschiedene Ausnahmen für besondere Fälle; zu nennen ist insbesondere die Sammelbeförderung i. S. d. § 3 Nr. 32 EStG, d. h. Beförderung eines Mitarbeiters zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit einem vom Arbeitgeber eingesetzten Beförderungsmittel, wenn diese Beförderung jeweils für den betrieblichen Einsatz notwendig ist. Hier ist die Leistung steuer- und sozialabgabenfrei.

Erholungsbeihilfe/Urlaubszuschuss

Der Arbeitgeber kann an den Arbeitnehmer einen Zuschuss zur Erholung bis zu einer Höchstgrenze pro Kalenderjahr i. H. v.

  • 156 Euro für den Beschäftigten,
  • 104 Euro für den Ehegatten und
  • 52 Euro je Kind

gewähren.

Für einen solchen Zuschuss ist eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 % möglich (§ 40 Abs. 2 Nr. 3 EStG) und die Leistungen sind sozialabgabenfrei (vgl. § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV). Die Erholungsbeihilfe muss dabei in zeitlichem Zusammenhang mit der Erholungsmaßnahme gewährt werden. Der erforderliche zeitliche Zusammenhang ist stets gegeben, wenn innerhalb von drei Monaten vor oder nach der Auszahlung der Beihilfe der Urlaub begonnen oder beendet oder innerhalb dieses Zeitraums eine Anzahlung auf eine gebuchte Urlaubsreise geleistet wird. Bei einem Urlaub spielt es übrigens keine Rolle, ob ihn der Betroffene zu Hause verbringt oder eine Urlaubsreise unternimmt.

Gelegenheitsgeschenke und Aufmerksamkeiten

Werden diese aus besonderem persönlichen Anlass (z. B. Geburtstag, Heirat etc.) gegeben, sind sie steuer- und beitragsfrei, wenn der Wert 60 Euro pro Jahr nicht übersteigt (R 19.6 Abs. 1 Satz 2 LStR).

Ist der Wert der Sachzuwendung höher als die Freigrenze von 60 Euro, ist die Zuwendung in vollem Umfang steuer- und beitragspflichtig (also nicht nur der übersteigende Betrag).

Gesundheitsförderung im Betrieb

Leistungen des Arbeitgebers zur betrieblichen Gesundheitsförderung werden bis zu einem Betrag von 500 Euro pro Jahr steuer- und beitragsfrei gestellt, sofern er sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbringt (§ 3 Nr. 34 EStG). Es muss sich um Maßnahmen in den Handlungsfeldern Bewegung, Ernährung, Stressmanagement und Suchtmittelkonsum handeln. Die konkreten Leistungen, die in Frage kommen, listet die Seite www.gkv-spitzenverband.de auf.

Unter die Steuerbefreiung fallen auch Barleistungen in Form von Zuschüssen an Arbeitnehmer, die diese für extern durchgeführte Maßnahmen aufwenden. Die Übernahmen bzw. Bezuschussungen von Mitgliedsbeiträgen an Sportvereine und Fitnessstudios sind jedoch nicht steuerbefreit.

Gutscheine

Die monatliche Freigrenze für steuer- und sozialversicherungsfreie Sachbezüge (z. B. Benzingutscheine) beträgt 44 Euro (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Abzugrenzen sind die steuer- und sozialabgabenfreien Sachbezüge von steuerpflichtigen Barlöhnen, die nicht begünstigt werden. Maßgebend für diese Abgrenzung ist, dass der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber auf der Grundlage der arbeitsvertraglichen Vereinbarungen einen Sachbezug, nicht aber einen Zuschuss, beanspruchen kann. Es kommt nach einem Urteil des BFH vom 11.11.2010 (VI R 21/09) nicht darauf an, auf welche Art und Weise das Unternehmen den Anspruch erfüllt und dem Angestellten den zugesagten Vorteil verschafft, sodass im Ergebnis die Gewährung von Gutscheinen als Sachbezug möglich ist.

Der Arbeitgeber kann an den Mitarbeiter zudem monatlich Essensgutscheine bzw. Restaurantschecks aushändigen. Möglich ist dies zusätzlich zu anderen Zuwendungen. Der maximale Arbeitgeberzuschuss beträgt netto pro Monat 94,05 Euro (15 Tage × 6,27 Euro). Hiervon sind 3,10 Euro/Scheck pauschal mit 25 % zu besteuern; 3,17 Euro/Scheck sind steuer- und beitragsfrei (vgl. R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR).Zu beachten ist dabei:

  • Es werden tatsächlich Gutscheine für Mahlzeiten ausgegeben.
  • Es kann nur eine Essensmarke/ein Restaurantscheck arbeitstäglich in Zahlung gegeben werden.

Kindergartenzuschüsse

Arbeitgeberleistungen zur Unterbringung und Betreuung (einschließlich Unterkunft und Verpflegung) von nicht schulpflichtigen Kindern des Arbeitnehmers in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen (z. B. bei einer Tagesmutter), die der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbringt, sind steuer- und sozialversicherungsfrei (§ 3 Nr. 33 EStG). Nicht schulpflichtige Kinder sind grundsätzlich solche, die das sechste Lebensjahr noch nicht vollendet haben.

Rabattfreibetrag

Das Überlassen von verbilligten oder unentgeltlichen betriebsüblichen Waren oder Dienstleistungen des Unternehmens an Mitarbeiter – vor allem im Einzelhandel – kann nach § 8 Abs. 3 EStG bis zu einer Höhe von 1.080 Euro im Jahr steuer- und beitragsfrei gewährt werden.

Rechner und Internetgebühren

Die Überlassung von Computern und Tablets an Arbeitnehmer sind steuer- und beitragsfrei nach § 3 Nr. 45 EStG. Dies gilt auch dann, wenn der Betroffene das Gerät in seiner Privatwohnung nutzt. Wichtig ist, dass es im Eigentum des Arbeitgebers bleibt. Gehen die Geräte in das Eigentum des Angestellten über, liegt in Höhe des ortsüblichen Preises (Verkehrswert) steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, der mit 25 % pauschal lohnversteuert werden kann, sofern die Überlassung des Geräts zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn unentgeltlich oder verbilligt erfolgt (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG). Die Pauschalbesteuerung löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEv).

Reisekosten

Es handelt sich hierbei um Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungs- und Reisenebenkosten (tatsächliche Aufwendungen für die Gepäckbeförderung und -aufbewahrung, Parkgebühren, Taxi, Telefon- und Internetnutzung etc.), die ausschließlich durch die berufliche Tätigkeit außerhalb der Wohnung und der „ersten Tätigkeitsstätte“ veranlasst sind (Auswärtstätigkeiten). Der Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben, vgl. dazu § 9 Abs. 4 Satz 5 EStG.

Die aufgeführten Kosten können vom Arbeitgeber in dem nachfolgend dargestellten Rahmen lohnsteuerfrei ersetzt werden. Es handelt sich zudem um beitragsfreie Leistungen. Anlass und Art der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg muss der Mitarbeiter aufzeichnen und anhand geeigneter Unterlagen – z. B. Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr u. Ä. – nachweisen oder glaubhaft machen. Unterlagen, aus denen sich die Voraussetzungen für den Erstattungsanspruch ergeben, muss das Unternehmen als Belege zum Lohnkonto aufbewahren.

Die folgenden Aufwendungen sind erstattungsfähig:

  1. Fahrtkosten bei GeschäftsreisenEs handelt sich um tatsächlich nachgewiesene Aufwendungen für die Nutzung eines Beförderungsmittels. Bei Benutzung eines eigenen Fahrzeugs gilt: Tatsächliche Kosten lt. Einzelnachweis, Kilometerpauschale: 0,30 Euro/km bei PKW bzw. 0,20 Euro/kmim Falle jedes anderen motorbetriebenen Fahrzeugs.
  2. Verpflegungsmehraufwendungen Im Inland beträgt der pauschale Verpflegungsmehraufwand nach § 9 Abs. 4a EStG pro Kalendertag bei einer Dauer von mindestens acht bis weniger als 24 Std. 12 Euro und 24 Euro bei mehr als 24 Std. Bei mehrtägigen beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten sind für den An- und Abreisetag jeweils 12 Euro, für Kalendertage mit 24-stündiger Abwesenheit 24 Euro anzusetzen. Die Dreimonatsfrist ist für die Gewährung der Verpflegungspauschalen zu beachten; allerdings kommt es bei einer vierwöchigen Unterbrechung – unabhängig vom Grund der Unterbrechung – zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist.
  3. ÜbernachtungskostenTatsächliche Aufwendungen sind grundsätzlich durch Einzelnachweise zu belegen. Hierbei muss es sich um notwendige Mehraufwendungen für beruflich veranlasste Übernachtungen an einer Tätigkeitsstätte handeln, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist (§ 9 Abs. 1 Nr. 5a Satz 1 EStG).

Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen, gilt:

  • Kürzung des Gesamtpreises einschließlich Frühstück um 20 % des maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwand,
  • Kürzung des Gesamtpreises einschließlich Mittag- und Abendessen für jeweils ein Essen um 40 % des maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwand.

Sachzuwendungen mit 30 % Pauschalsteuer

Betroffen sind zusätzliche betrieblich veranlasste Zuwendungen und Geschenke, die nicht in Geld bestehen und die pro Jahr, Zuwendung und Empfänger den Betrag von 10.000 Euro nicht übersteigen (z. B. Incentive-Reisen, VIP-Logen, Belohnungsessen). Die Empfänger sind durch den Arbeitgeber über die Pauschalierung zu informieren. Das Wahlrecht zur Pauschalierung kann der Arbeitgeber innerhalb eines Wirtschaftsjahres grundsätzlich nur einheitlich für alle Zuwendungen und Geschenke an eigene Arbeitnehmer ausüben.

Sachbezüge an die eigene Belegschaft oder an Beschäftigte verbundener Unternehmen sind beitragspflichtig in der Sozialversicherung (vgl. § 1 Abs. 1 Nr. 14 SvEv).

Über die Pauschalierung von Sachzuwendungen können Arbeitgeber bei der Ausgestaltung von Vergütungssystemen bestimmten Mitarbeitern als zusätzliche Vergütung für besondere Leistungen z. B. eine Urlaubsreise spendieren. Die Reisekosten sind Betriebsausgaben, sodass die Ersparnis für beide Parteien beachtlich sein kann.

Sehhilfe

Arbeitnehmern, die am Computer arbeiten, können die Kosten einer Sehhilfe steuer- und sozialabgabenfrei erstattet werden, sofern sie angemessen sind und die Notwendigkeit von einem Augenarzt bescheinigt wurde. Die Übernahme der Kosten erfolgt dabei aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung. Die spezielle Sehhilfe muss notwendig sein, um eine ausreichende Sehfähigkeit in den Entfernungsbereichen des Bildschirmarbeitsplatzes zu gewährleisten (vgl. im Einzelnen R 19.3 Abs. 2 Nr. 2 LStR).

Telefonkosten

Die private Nutzung von Telekommunikationsgeräten (Telefon, Handy) ist steuerfrei. Dies gilt auch, wenn das Unternehmen ein Mobiltelefon zur ständigen privaten Nutzung überlässt (§ 3 Nr. 45 EStG). Wichtig ist, dass es sich um einen betrieblichen Telefonanschluss handelt, der auf den Namen des Arbeitgebers lautet.

3 Fazit

Die Möglichkeiten für eine Vergütungsoptimierung – vor allem in steuerlicher Hinsicht – sind stark reglementiert. Im Einzelfall muss das Vorliegen aller steuerlichen Voraussetzungen jeweils sorgfältig geprüft werden. Nur dann kommt eine Entscheidung darüber in Betracht, welche Leistungen überhaupt infrage kommen und welche Ersparnisse dabei konkret entstehen.

Berücksichtigen sollte man weiterhin, welche Auswirkungen eine etwaige Kombination verschiedener Leistungen oder ein Überschreiten der steuerlichen Freigrenzen hat.

Maha Steinfeld

Maha Steinfeld
RA und FA für Arbeitsrecht, PKF Fasselt Schlage, Duisburg

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