Kurzarbeitergeld: Abschlussprüfungen der Bundesagentur für Arbeit

Um Unternehmen und Arbeitnehmern eine schnelle finanzielle Hilfe gewährleisten zu können, wurde das Kurzarbeitergeld zunächst gem. § 328 Abs. 1 Nr. 3 SGB III vorläufig gewährt und ausgezahlt. Eine verbindliche Feststellung über das Vorliegen der Leistungsvoraussetzungen ging mit den vorläufigen Bescheiden jedoch nicht einher. Mit den Prüfungen möchte die Bundesagentur für Arbeit daher nun sicherstellen, dass die Voraussetzungen für das bislang vorläufig gewährte Kurzarbeitergeld auch tatsächlich vorlagen und Leistungen in der korrekten Höhe erfolgt sind. Die Prüfung erfolgt dabei durch die Agentur für Arbeit am Sitz der jeweiligen Lohnabrechnungsstelle des Betriebs.

Prüfungsumfang

Durch die Abschlussprüfung sollen mögliche Fehler bei der Abrechnung korrigiert werden, da das Vorliegen der Voraussetzungen bisher nur glaubhaft gemacht werden musste und die Anträge nur auf Plausibilität geprüft wurden. Betriebe müssen hinsichtlich der Abschlussprüfungen zunächst selbst nichts veranlassen. Die Bundesagentur für Arbeit wird die betroffenen Betriebe persönlich anschreiben und das Abschlussprüfungsverfahren einleiten. Dabei werden Unternehmen zur Vorlage der erforderlichen Unterlagen, deren Umfang sich je nach Arbeitsausfall richtet, aufgefordert. Die Unterlagen sind dann von den Betrieben zusammenzustellen und in Kopie i. d. R. per Post an die zuständige Agentur für Arbeit zu übersenden.

Es werden insbesondere Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Nachweise zum betrieblichen Engpass angefordert. Auch vertragliche Grundlagen zur Einführung von Kurzarbeit wie etwa vertragliche Einzelvereinbarungen, Betriebsvereinbarungen oder Änderungskündigungen können angefordert werden. Um die Voraussetzung der Vermeidbarkeit des Arbeitsausfalls prüfen zu können, können auch Belege zum Abbau des Resturlaubs und etwaig angehäufter Überstunden angefordert werden, soweit darauf nicht zwischenzeitlich durch Rechtsverordnung oder Weisung der Bundesagentur für Arbeit verzichtet wurde. Auch Berechnungsprotokolle von Soll- und Ist-Entgelt oder Auszahlungsnachweise über die Auszahlung des Kurzarbeitergeldes an die Arbeitnehmer können angefordert werden. Je nach Einzelfall können zusätzlich Informationen über ergangene Kündigungen oder Aufhebungsverträge sowie Auftragsbücher und betriebswirtschaftliche Auswertungen vorzulegen sein. Diese Aufzählung ist jedoch nicht abschließend.

Vorbereitung durch die Unternehmen

Betriebe, die noch in Kurzarbeit sind, sollten daher alle relevanten Unterlagen bereits jetzt sorgfältig aufbewahren. Können die Anspruchsvoraussetzungen nämlich im Abschlussprüfungsverfahren nicht nachgewiesen werden, wird die Agentur für Arbeit einen sog. Erstattungsbescheid erlassen, mit dem sämtliche vorläufig ausgezahlten Kurzarbeitergeldleistungen und die erstatteten Sozialversicherungsbeiträge zurückzuerstatten sind.

Einzuhaltende Fristen

Die Aufforderung zur Vorlage der Unterlagen wird unter Fristsetzung erfolgen. Wird diese Vorlagefrist nicht eingehalten, so kann auch dies zu einem Erstattungsbescheid führen. Zu beachten ist dabei, dass es im Falle einer vorwerfbaren Verletzung der Angabe-, Benachrichtigungs- und Aufzeichnungspflichten zu Schadenersatzpflichten gegenüber der Behörde kommen kann. Die Betriebe trifft insoweit bereits von Gesetzes wegen eine Mitwirkungspflicht. Sofern also abzusehen ist, dass die gesetzte Frist nicht eingehalten werden kann, sollte frühzeitig Kontakt mit der zuständigen Agentur für Arbeit aufgenommen werden, um eine Fristverlängerung zu erreichen.

Folgen des Abschlussprüfungsverfahrens

Die Abschlussprüfung kann durchaus ergeben, dass das Kurzarbeitergeld nicht in korrekter Höhe ausgezahlt wurde. Worauf müssen sich Arbeitgeber in diesem Fall einstellen? Wird festgestellt, dass ein Anspruch des Betriebs auf eine höhere als die tatsächlich ausgezahlte Geldleistung besteht, so kommt es zu einer Nachzahlung seitens der Agentur für Arbeit unter Anrechnung der aufgrund der vorläufigen Entscheidung erbrachten Leistungen auf die tatsächlich zustehende Leistung. Stellt sich jedoch heraus, dass die Voraussetzungen für die Gewährung von Kurzarbeitergeld dem Grunde oder der Höhe nach nicht vorgelegen haben oder entfallen sind, wird ein Erstattungsbescheid ergehen. Auf dessen Grundlage werden zu Unrecht gezahlte Beträge zurückgefordert. Soziale Härtefälle können ggf. über eine Stundung, Niederschlagung oder einen Erlass abgefedert werden. Mit Beendigung des Abschlussprüfungsverfahrens wird in jedem Fall ein endgültiger Bescheid über die gewährten Kurzarbeitergeldleistungen ergehen.

Rechtsbehelfe gegen die endgültige Entscheidung

Gegen die nach durchgeführter Abschlussprüfung ergehende endgültige Entscheidung stehen den betroffenen Betrieben die allgemeinen Rechtsbehelfe des Widerspruchs und der Klage zur Verfügung. Die ergangenen Bescheide sollten daher in jedem Fall auf ihre Richtigkeit hin überprüft werden. Der Widerspruch gegen den Bescheid muss dabei innerhalb einer gesetzlichen Frist von einem Monat ab Bekanntgabe der endgültigen Entscheidung erhoben werden. Erachtet die Agentur für Arbeit den Widerspruch als begründet, so ergeht ein Abhilfebescheid. Wird dem Widerspruch hingegen nicht abgeholfen, so ergeht ein Widerspruchsbescheid. Gegen einen ablehnenden Widerspruchsbescheid kann dann gerichtlich vor den Sozialgerichten vorgegangen werden. Auch hier ist eine Klagefrist von einem Monat zu beachten.