Digitale Entgeltabrechnung

Outsourcing
Obwohl man bereits seit Anfang des Jahrtausends vom digitalen Zeitalter spricht, ist die Digitalisierung im deutschen Mittelstand bei Weitem noch nicht angekommen. Einer Bitkom-Studie aus dem Jahr 2018 zufolge wurden gerade bei den kleineren Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern auf der Digitalisierungsskala nur 5,2 von maximal 10 Punkten erreicht – sprich, es ist gerade einmal die Hälfte des Weges geschafft, der Rest liegt noch vor den Unternehmen. Aber was ist zu tun?
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 Bild: Natee Meepian/stock.adobe.com
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1 Digitalisierungsgrad im eigenen Personalbüro

Zunächst gilt es, eine Status-quo-Analyse des aktuellen Stands zu machen. Hierbei ist es hilfreich, wenn man sich mit folgenden Fragestellungen auseinandersetzt:

  • Wie viel Prozent aller Dokumente werden von wem in einem klassischen haptischen Ordner abgelegt? Sind diese Dokumente auch digital verfügbar und wenn ja, warum werden sie dann zusätzlich in Papierform abgelegt?
  • In wie viele Excel-Dateien oder andere Listen werden manuell Daten eingepflegt? Woher kommen diese Daten und warum ist die manuelle Pflege dieser Listen notwendig? Wie könnten diese aufwendigen, manuellen Prozesse durch digitale Prozesse ersetzt werden?
  • Über welche Kommunikationswege werden bspw. Zeitdaten, die in der Lohnabrechnung benötigt werden, bereitgestellt? Wie kommen die Daten zur Weiterverarbeitung und wie viel manuelle Arbeit ist damit verbunden? Was ist zu tun, um diese Informationsbereitstellung zu digitalisieren?

Die Digitalisierung ist auch im HR-Umfeld kein Selbstzweck. Ziel ist es immer, die papiergebundenen und oft nicht sonderlich strukturierten Prozesse zu standardisieren und am Ende möglichst viel Effizienz durch Automatisierung zu schaffen.

Die Ausgangssituation: In der Regel sind alle Abrechnungsprozesse und notwendigen Meldeverfahren der monatlichen Payroll bereits digitalisiert und in vielen Fällen auch schon automatisiert. Problematisch wird es immer nur dann, wenn zwischen einzelnen Schritten manuelle Aufgaben anfallen. Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Automatisierung sind deshalb durchgängig digitalisierte Workflows, die idealerweise über eine zentrale Plattform laufen. Wird diese Plattform in einer gesicherten Cloud betrieben, lassen sich dann auch Teilprozesse technisch problemlos outsourcen.

Eine solche cloudbasierte Plattform macht es etwa möglich, dass bei regional verteilten Organisationen ohne Medienbrüche das Personal durch den verantwortlichen Standortleiter vor Ort im Browser geplant wird, die Mitarbeiter über Onlinemedien ihre Zeiten erfassen und die Personalabteilung in der Unternehmenszentrale im Rahmen eines Monatsabschlusses die Zeitbewertung, z. B. mit Mehrarbeit und Zuschlagsstunden, vornimmt.

Im Rahmen des Monatsabschlusses in der Zeitwirtschaft (Unternehmen der Zeitarbeit) erfolgt die automatisierte Übergabe der monatlichen Bewegungsdaten an die Payroll, die dann entweder unternehmensintern oder im Outsourcing von Fachleuten mit steuerlichem und SV-rechtlichem Spezialwissen effizient abgewickelt wird.

2 Digital vs. Papier

Bei Zahlung des Arbeitsentgelts sind Unternehmen dazu verpflichtet, denMitarbeitern eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Ein Entgeltnachweis ist lediglich ein Dokument, das die Gestaltung des Lohns bzw. Gehalts eines Beschäftigten für einen bestimmten Zeitraum dokumentiert. Zusätzlich dient der Lohnzettel als ein Mittel zur Nachvollziehbarkeit über die erfolgte Zahlung.

Der Arbeitgeber ist gesetzlich (nach § 108 GewO) dazu verpflichtet, eine Entgeltabrechnung für jeden Arbeitnehmer auszustellen. Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben.

Es gibt keine rechtliche Vorschrift, die ein Unternehmen dazu zwingt, eine Verdienstbescheinigung in Papierform auszustellen. Ein Recht auf eine Lohnabrechnung in Papierform existiert also per se nicht. Der Arbeitgeber muss lediglich auf die inhaltlichen Angaben der Lohnabrechnung achten. Demzufolge entspricht eine Lohnabrechnung in Papierform ebenso der Textform wie eine digitale Lohnabrechnung. Inhaltlich gibt es also keinen Unterschied zwischen der klassischen und der digitalen Lohnabrechnung.

3 Was muss auf einer digitalen Lohnabrechnung stehen?

Die Inhalte einer Entgeltabrechnung sind in § 1 der Entgeltbescheinigungsverordnung festgelegt. Die Abrechnung, egal ob digital oder in Papierform, muss mindestens folgende Angaben zu den beiden Parteien und über den Abrechnungszeitraum enthalten:

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers,
  • Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers,
  • Versicherungsnummer, Steuerklasse und Steuer-ID des Arbeitnehmers,
  • Beginn bzw. Ende der Beschäftigung,
  • Zeitraum der Abrechnung.

Hinsichtlich der Zusammensetzung des Lohns sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich:

  • Bruttolohn/Bruttogehalt,
  • Geldwerte Vorteile/Sachbezüge,
  • Vermögenswirksame Leistungen,
  • Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV),
  • Steuerfreibeträge,
  • Kirchensteuerabzug,
  • Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers,
  • Persönliche Abzüge,
  • Aufwandsentschädigungen,
  • Auszahlungsbetrag.

Achtung: Die folgenden häufig angefragten Angaben findet man i. d. R. auf dem Lohnzettel nicht:

  • Rentenversicherungsnummer (diese steht auf dem Meldebescheid zur Sozialversicherung),
  • Reisekosten, Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten (müssen auch nicht zwingend auf der Lohnabrechnung stehen).

Für die Gestaltung und Aufbereitung der Angaben gibt es keine verbindlichen Regeln. Für den Arbeitnehmer muss es nachvollziehbar und transparent dargestellt sein, wie sich sein Nettolohn zusammensetzt.

4 Abschaffung von zeit- und kostenintensiven Tätigkeiten

Obwohl es keinen inhaltlichen Unterschied zwischen der klassischen und der digitalen Entgeltabrechnung gibt, besitzt die digitale Lohnabrechnung deutlich mehr Vorteile für das Unternehmen.

Durch die digitale Erstellung und Zustellung der Entgeltabrechnungen entfällt der manuelle Druck, die Konfektionierung und der Versand der Dokumente. Da der manuelle Vorgang mit vielen händischen Tätigkeiten wie sortieren, falzen, kuvertieren und frankieren verbunden ist, werden sehr viele Ressourcen in der verantwortlichen Abteilung gebunden.

Die Digitalisierung der Prozesse hilft, die administrativen Aufwände auf ein absolutes Minimum zu reduzieren. Eine Win-win-Situation für beide Seiten: die HR-Abteilung wird um Arbeitsschritte der händischen Prozesse entlastet und die Mitarbeiter haben alle Dokumente sicher archiviert und jederzeit griffbereit.

Eine der größten Hürden bei der Umstellung auf die digitale Entgeltabrechnung ist die Angst, dass diese kompliziert zu implementieren und zu bedienen ist. Das ist definitiv nicht der Fall – weder für das Unternehmen noch für den Arbeitnehmer. Mit der digitalen Lösung erstellt das Unternehmen oder der beauftragte Dienstleister weiterhin, wie gewohnt, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen in dem dafür vorgesehenen System. Mit einem Knopfdruck übertragen die Verantwortlichen die Daten über den gesicherten Weg an einen Dienstleister, sofern sie die Abrechnungen nicht selbst erstellen. Dieser kümmert sich dann um die Verteilung und Zustellung der Dokumente, egal ob digital oder, sofern gewünscht, weiterhin klassisch per Post. Die Mehrheit der digitalen Lösungen lässt sich einfach in die bestehende IT-Infrastruktur implementieren und ist dank einer benutzerfreundlichen Oberfläche problemlos zu bedienen.

Die klassische und die digitale Lohnabrechnung mögen gleich aussehen, sie sind es aber nicht. Die eine treibt die Prozesskosten, Zeit- und Energieressourcen in die Höhe, die andere minimiert diese. Denn für den kurzen Blick, den wir unserer Lohnabrechnung schenken, ist der Aufwand bei der klassischen Variante einfach zu hoch.

Arbeitgeber, die ihre Gehaltsabrechnungen noch in Papierform verschicken, haben heute trotzdem bereits einen größtenteils digitalen Gesamtprozess, der erst ab dem Druckvorgang zum Papierprozess wird. Daher ist es jetzt notwendig, diesen letzten Prozessschritt zu digitalisieren. Wer sich als Unternehmen mit der Digitalisierung ernsthaft auseinandersetzt, wird feststellen, dass die digitale Abwicklung von Lohn- und Gehaltspapieren ein guter Einstieg ist. Zum einen, weil es sich hierbei um einen regelbasierten Prozess handelt, der sich leicht automatisieren lässt, zum anderen, weil so jeder Mitarbeiter von Anfang an auf dem Weg in die Digitalisierung mitgenommen wird. Arbeitgeber, die Entgeltabrechnungen online versenden, realisieren hohe Einsparpotenziale und standardisieren ihre Prozesse. Es entfallen Papier-, Druck- sowie Versandkosten und manuelle Arbeiten werden reduziert. Für Arbeitnehmer besteht der Nutzen darin, dass sie jederzeit über ihre Abrechnungen elektronisch verfügen und schneller und gezielt auf diese zugreifen können.

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5 Was muss man bei der digitalen Entgeltabrechnung beachten?

Wer digital Dokumente versendet, muss die personenbezogenen Daten schützen. Das galt bereits vor Einführung der DSGVO. Neben der Pflicht, das Arbeitsentgelt in Textform mitzuteilen, regelt § 9 BDSG, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung, während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden dürfen. Eine weitere Anforderung verlangt die Sicherstellung von Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit der für die Datenverarbeitung genutzten Systeme. Dies umfasst natürlich auch die elektronische Zustellung, die immer öfter an die private E-Mail-Adresse eines Arbeitnehmers erfolgt.

Um eine hohe Akzeptanz in der Belegschaft zu erzielen, muss die Verschlüsselungstechnik einfach zu handhaben sein. Vor Einführung eines elektronischen Versands von Lohn- und Gehaltsdokumenten müssen sich Arbeitgeber zudem eine schriftliche Einverständniserklärung der Arbeitnehmer einholen.

6 Die digitale Personalakte – zusätzliches Benefit?

Mit Einführung der digitalen Entgeltabrechnung sollten auch Dokumente, die als Bestandteil zur Erstellung der Entgeltabrechnung dienen, digital verarbeitet werden. Im Zentrum dessen steht die Einführung und weitere Entwicklung digitaler Personalakten. Arbeitsverträge und Zeugnisse, Abmahnungen und Kündigungen, Personal- und Fragebogen stehen dabei genauso im Fokus wie das Anfordern fehlender Unterlagen, die gesetzlich vorgeschriebenen Formalitäten bei Auslandseinsätzen oder das Abrechnen von Dienstreisen.

Digital HR, Agilität, Future of Work, Employee Experience usw. sind nicht nur modische Schlagworte, sondern heute die typischen Treiber für ein Outsourcingvorhaben. Der Stellenwert von HR im Kontext von nachhaltiger Unternehmensentwicklung ist in den letzten Jahren immens gewachsen. Wie soll sich aber HR um dieses Thema kümmern, wenn die Personaler vom administrativen Tagesgeschäft aufgefressen werden? Hier kann Outsourcing, auch durch leistungsstarke Lösungen, gezielt Freiräume schaffen und Digitalisierungsstrategien sowie die strategische Personalarbeit ermöglichen.

Diesen Wandel im Unternehmen mit anzuleiten und oftmals überhaupt erst zu ermöglichen, ist ein Riesenthema. So sind eine 24/7 auf Smartphone oder Tablet verfügbare Entgeltabrechnung oder ein Online-Urlaubsworkflow in vielen Unternehmen noch kein Alltag, sondern gleichen fast einer Revolution. Aber diese Wege können mit einem Outsourcingpartner gemeinsam entwickelt und begangen werden.

Was das Ganze mit Payroll-Outsourcing zu tun hat? Wir reden heute fast immer von Services plus digitalen HR-Lösungen. Daher sprechen wir hier auch nicht vom ausgelagerten „Lohnbüro um die Ecke“, sondern von einem leistungsstarken Partner, welcher das Payroll-Outsourcing als nur ein Baustein in seiner HR-Palette anbietet.

Outsourcing wird auch immer mit Kosteneinsparungen in Verbindung gebracht. Billiger geht natürlich immer! Aber heute steht nicht mehr der Preis beim Outsourcing im Vordergrund, auch wenn dieser und die damit verbundenen Kostensenkungen natürlich wichtig sind. Die wirklichen Vorteile des Payroll-Outsourcings liegen in der Ausfallsicherheit, Reduzierung von Komplexität und der Qualität der monatlichen Entgeltabrechnung.

7 Fazit

Eines ist klar: Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Vielmehr dient sie der Automatisierung und damit einer langfristigen Effizienzsteigerung der Prozesse. Fakt ist, dass schon heute die Bereiche Payroll und Personalwesen immer stärker zusammenwachsen, was man nicht zuletzt daran erkennt, dass Anträge aus dem Personalwesen bereits über zertifizierte Payrollsysteme abgewickelt werden – Stichwort A1-Bescheinigung. Unternehmen, die mit all diesen Veränderungen Schritt halten wollen, tun gut daran, schnellstmöglich mit der Digitalisierung zu beginnen und dabei durchaus auf solide Outsourcingstrategien zu vertrauen.

Die Entgeltabrechnung muss den mühevollen Weg beschreiten, weg von papierbezogenen und hin zu digitalen Prozessen.

Peter Scheler

Peter Scheler

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Artikel Digitale Entgeltabrechnung
Seite 658 bis 660
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