Welche Software eignet sich am besten zur Erfassung der Arbeitszeit?

Der Beschluss des BAG zur Arbeitszeiterfassung vom 13.9.2022 (1ABR22/21, AuA 2/23, S.55) sowie zuvor das Urteil des EuGH vom 14.5.2019 (55/18 CCOO, AuA 9/19, S.548) habenin Deutschland eine tiefgreifende Veränderung in den Arbeitszeitmanagementprozessen vieler Unternehmen ausgelöst. Mit der klaren Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter sehen sich Unternehmen vor der Herausforderung, effiziente und präzise Lösungen zur Zeiterfassung zu finden.

Diese Herausforderung hat zur intensiven Auseinandersetzung mit verschiedenen Zeiterfassungssoftwares geführt, die den vielfältigen Anforderungen gerecht werden sollen. In diesem Kontext hat MindChange, die Berliner Personalberatung für Digital HR und Recruiting, auf Grundlage der drei maßgeblichen B2B-Software-Bewertungsplattformen Capterra, OMR Reviews und G2 eine umfassende Analyse durchgeführt, um die beliebtesten und kosteneffizientesten Zeiterfassungstools zu identifizieren. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse bieten Unternehmen jeglicher Größe wertvolle Einblicke, um die richtige Zeiterfassungssoftware für ihre individuellen Anforderungen auszuwählen.

Die Orientierung an den Erfahrungen anderer Unternehmen kann bei der Auswahl einer geeigneten Zeiterfassungssoftware entscheidende Anhaltspunkte zur Leistungsfähigkeit der jeweiligen Produkte bieten. MindChange hat im Rahmen der umfassenden Analyse unter anderem die Zeiterfassungslösungen von clockin aus Münster, Rippling aus San Francisco und CAVU HCM aus Illinois genauer unter die Lupe genommen. Diese Anbieter haben auf den genannten Bewertungsportalen die vorderen Plätze erobert und somit bereits erfolgreich das Interesse zahlreicher Unternehmen geweckt und die eigenen Fähigkeiten unter Beweis gestellt.

Beliebtheit im Fokus: CAVU HCM an der Spitze

Besonders sticht die Beliebtheit von CAVU HCM hervor. Mit einer durchschnittlichen Bewertung von 5 von 5 möglichen Punkten auf der G2-Plattform und insgesamt 81 Bewertungen hat sich CAVU HCM als unangefochtene Nummer eins etabliert. Der Firmenname bedient sich einer Terminologie aus der Luftfahrt: CAVU steht dort für Ceiling And Visibility Unlimited, also optimale Bedingungen. HCM bedeutet Human Capital Management. Dicht auf den Fersen folgt Rippling. Das Unternehmen mit Hauptsitz an der amerikanischen Westküste und mehr als 2.200 Mitarbeitern erreicht auf Capterra eine Durchschnittsnote von 4,9 von 5 Punkten bei 2.675 Bewertungen.

Ebenfalls erwähnenswert ist die Vorliebe der Nutzer auf der Plattform OMR Reviews für clockin. Der deutsche Vertreter im Feld landet dank einer Bewertung von 4,9 von 5 Punkten auf dem dritten Platz. Insgesamt erreichen die Münsteraner allerdings lediglich 59 Bewertungen.

Preisgestaltung im Blick: Clockin überzeugt im Kostenvergleich

Neben der Beliebtheit spielt die Kostenstruktur eine entscheidende Rolle bei der Wahl einer Zeiterfassungssoftware. Hierbei sticht insbesondere clockin hervor. Mit einer monatlichen Lizenzgebühr von lediglich 3,59 Euro für das Basispaket bietet clockin eine kosteneffiziente Lösung, die gleichzeitig hohe Funktionalität aufweist. Dieses Preis-Leistungs-Verhältnis macht clockin zu einer beliebten Wahl für Unternehmen, die eine effektive Zeiterfassungslösung suchen. Im Vergleich dazu beläuft sich der monatliche Lizenzpreis für Rippling auf 7,33 Euro. Diese Preisdifferenz verdeutlicht die wirtschaftlichen Vorteile von clockin im Vergleich zu anderen Produkten. Auch zeigt sich, dass CAVU HCM die kostenintensivste Option darstellt. Das günstigste Angebot dieser Software, das neben der Zeiterfassung auch weitere Funktionen beinhaltet, schlägt mit etwa 18,37 Euro pro Monat und Lizenz zu Buche. Jedoch fallen die genannten Kosten erst ab einer Unternehmensgröße von 50 Mitarbeitern an. Für Unternehmen, die lediglich ein Tool zur Zeiterfassung suchen, schafft es Clockin im Preis-Leistungs-Vergleich auf den ersten Platz. Wird hingegen nach einer All-in-One-Lösung gesucht, lohnt sich ein Blick auf die Leistungsspektren von Rippling und CAVU HCM.

Weniger Überstunden, mehr Transparenz und Vertrauen

Die Analyse verdeutlicht zudem, dass die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung nicht nur eine Anpassung an das gesetzliche Erfordernis darstellt, sondern auch zahlreiche positive Effekte auf die Unternehmenskultur und -effizienz haben kann. Die elektronische Zeiterfassung bietet eine einzigartige Gelegenheit für Unternehmen, die Transparenz bezüglich Arbeitszeiten und Überstunden zu steigern. Zeiterfassungssoftware zielt grundsätzlich nicht auf eine Kontrolle der Mitarbeiter ab, sondern fördert das Bewusstsein für die eigene Arbeitszeit und trägt zur Schaffung von Transparenz bei. Diese Transparenz kann dazu beitragen, dass sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte einen umfassenden Überblick über die erbrachten Leistungen und die verfügbaren Kapazitäten erhalten. Dadurch wird eine exaktere Kapazitätsplanung ermöglicht, die wiederum zu einer verbesserten Arbeitsprozessgestaltung führt.

In zahlreichen Branchen hat sich gezeigt, dass Zeiterfassung nicht nur zu besserer Übersicht über erbrachte Leistungen und freie Kapazitäten führt, sondern auch das individuelle Zeitmanagement optimiert. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten besser planen und somit selbstständig ihre Produktivität steigern. Zudem kann sich der Einsatz von Zeiterfassungssystemen auch positiv auf die Teamarbeit auswirken, da Führungskräfte aufgrund der erfassten Daten besser in der Lage sind, Ressourcen zuzuweisen und Arbeitslasten gerecht zu verteilen. Dies wiederum kann dazu beitragen, Überstunden zu reduzieren und eine ausgewogenere Work-Life-Balance zu kreieren.

Insgesamt stärkt Zeiterfassung die Wertschätzung für geleistete Arbeit und fördert das Vertrauen sowie die Transparenz innerhalb des Unternehmens. Indem Mitarbeiter sich ihre Arbeitszeiten bewusster machen und die Unternehmensführung auf Grundlage dieser Daten die Arbeitsprozesse effizienter gestaltet, entsteht eine Win-win-Situation. Transparenz und Fairness stärken die Arbeitsbeziehung, was letztlich zu einer positiven Unternehmenskultur beiträgt.

Fazit: eine fundierte Entscheidung treffen

Durch die jüngste Rechtsprechung zur Arbeitszeiterfassungvon BAG und EuGH wurde eine neue Ära eingeläutet, die Unternehmen vor die Herausforderung stellt, die passende Zeiterfassungssoftware auszuwählen. Die Entscheidung für das geeignete Tool erfordert eine gründliche Auseinandersetzung mit den individuellen Unternehmensanforderungen. Die Analyse verdeutlicht, dass mehrere Produkte sowohl in puncto Beliebtheit als auch Preisgestaltung überzeugen können. Unternehmen sollten diese Erkenntnis nutzen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen, die zur Stärkung der Transparenz, Effizienz und Vertrauensbasis innerhalb ihrer Organisation beiträgt.