Kann die Meeting-Kultur eines Unternehmens ein Instrument zur Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit, mentalen Gesundheit und Treue sein?

Dr. Bani-Harouni, welche Erfahrungen haben Sie in Ihrer Karriere gemacht, die den Zusammenhang zwischen der Effektivität von Meetings und der Mitarbeiterzufriedenheit verdeutlichen?

Effektive Meetings sind entscheidend für die Mitarbeiterzufriedenheit. In meiner Erfahrung ist die Wahrnehmung von Meetings als Zeitverschwendung oft ein wesentlicher Faktor für Unzufriedenheit. Wenn Meetings gut strukturiert sind, klare Ziele haben und die Zeit der Teilnehmer respektiert wird, steigt die Zufriedenheit deutlich. Ein Beispiel aus meiner früheren Arbeit an der Universität zeigt, dass Mitarbeiter, die das Gefühl hatten, ihre Zeit im Meeting wertvoll zu nutzen, motivierter und engagierter waren.

Wie wichtig ist es in diesem Zusammenhang, eine Kultur der Inklusion und Beteiligung aller Teilnehmer zu fördern?

Eine inklusive Kultur ist absolut entscheidend. Wenn alle Stimmen gehört werden und jeder das Gefühl hat, einen wertvollen Beitrag leisten zu können, wird die Zufriedenheit und auch die Innovationskraft gesteigert. In einem meiner früheren Projekte haben wir regelmäßig „RoundRobin“-Runden eingeführt, bei denen jeder Teilnehmer zu Wort kam. Das führte zu einer aktiveren Beteiligung und einer deutlich besseren Teamdynamik.

Welche Strategien halten Sie für die besten, um sicherzustellen, dass sich alle Teilnehmer in Meetings gehört und einbezogen fühlen?

Neben der „RoundRobin“-Methode ist es wichtig, dass der Moderator darauf achtet, dass lautere Stimmen nicht die leiseren übertönen. Anonyme Beiträge über digitale Tools können ebenfalls hilfreich sein, um sicherzustellen, dass auch introvertierte Teilnehmer ihre Meinung äußern können. Die regelmäßige Reflexion der Meetingkultur durch Feedback ist auch entscheidend, um kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen.

Inwiefern kann eine gut strukturierte Meetingkultur zur Reduzierung von Stress am Arbeitsplatz beitragen?

Eine gut strukturierte Meetingkultur kann den Stress erheblich reduzieren, indem sie den Mitarbeitern Sicherheit und Kontrolle über ihre Zeit gibt. Wenn Meetings klar strukturiert sind und die Teilnehmer wissen, dass ihre Zeit effizient genutzt wird, sinkt die Frustration und damit der Stress. Zudem sollten Pausen eingeplant und die Anzahl der Meetings so reduziert werden, dass die Mitarbeiter ausreichend Zeit für ungestörtes Arbeiten haben.

Wie wichtig ist es, eine Atmosphäre psychologischer Sicherheit in Meetings zu schaffen und welche Schritte sind notwendig, um diese zu fördern?

Psychologische Sicherheit ist zentral, damit Mitarbeiter sich sicher fühlen, ihre Meinungen offen zu äußern. Führungskräfte sollten eine offene Fehlerkultur vorleben, indem sie auch eigene Fehler zugeben. Es hilft, eine Atmosphäre zu schaffen, in der jede Meinung wertgeschätzt wird, etwa durch positive Verstärkung und eine Kultur der offenen Kommunikation.

Wie können regelmäßige Feedbackrunden in Meetings zur mentalen Gesundheit der Mitarbeiter beitragen und wie sollten sie in die Meetingkultur integriert werden?

Regelmäßige Feedbackrunden sind wichtig, um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre Erfahrungen zu teilen und Verbesserungsvorschläge zu machen. Diese Runden sollten strukturiert sein, aber auch Raum für offene Diskussionen lassen. Ein kurzes Reflektieren am Ende jedes Meetings darüber, was gut lief und was verbessert werden kann, hilft, die Meeting-Kultur kontinuierlich zu verbessern.

Welche Best Practices würden Sie Führungskräften empfehlen, um eine gesunde und effektive Meetingkultur zu etablieren?

Wichtige BestPractices umfassen

• eine klare Agenda,
• pünktliches Beginnen und Beenden der Meetings sowie
• das Vermeiden unnötiger Meetings.

Führungskräfte sollten Meetings nur dann ansetzen, wenn sie einen konkreten Mehrwert bieten. Zudem ist es wichtig, eine inklusive Atmosphäre zu fördern und sicherzustellen, dass Meetings zielgerichtet und effizient sind.

Welche Technologien oder Tools halten Sie für besonders hilfreich, um Meetings effizienter zu gestalten?

Technologien wie digitale Whiteboards und Kollaborationsplattformen können Meetings effizienter machen, indem sie die visuelle Zusammenarbeit und die Dokumentation von Ideen erleichtern. Tools, die automatische Protokolle erstellen und Aufgaben festhalten, sind ebenfalls nützlich, da sie den Teilnehmern ermöglichen, sich auf den Inhalt des Meetings zu konzentrieren, ohne sich um die Dokumentation kümmern zu müssen.

Wie können Führungskräfte sicherstellen, dass sie eine positive und inklusive Meetingkultur vorleben und fördern?

Führungskräfte sollten als Vorbilder agieren, indem sie selbst aktiv zuhören und respektvoll mit den Meinungen anderer umgehen. Es ist auch wichtig, eine Umgebung zu schaffen, in der alle Teilnehmer sicher sind, ihre Meinung zu äußern und regelmäßig die Meetingkultur zu überprüfen und anzupassen, um sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen der Mitarbeiter entspricht.

Könnten Sie ein Beispiel nennen, bei dem eine Veränderung der Meetingkultur zu messbaren Verbesserungen in der Mitarbeiterzufriedenheit oder -bindung geführt hat?

Ein Beispiel ist ein Digitalunternehmen, das unter einer hohen Meetingbelastung litt, was zu Unzufriedenheit und Burn-out führte. Nachdem eine neue Meetingstrategie eingeführt wurde – weniger, aber fokussierte Meetings und optionale Teilnahme – stieg die Mitarbeiterzufriedenheit. Auch die Mitarbeiterbindung verbesserte sich, da die Mitarbeiter das Gefühl hatten, dass ihre Zeit respektiert wurde und sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren konnten.

Was sind Ihrer Meinung nach die größten Herausforderungen bei der Implementierung einer effektiven Meetingkultur, insbesondere in größeren Organisationen?

In großen Organisationen sind oft bestehende Strukturen und Gewohnheiten die größten Herausforderungen. Meetings sind tief in der Unternehmenskultur verankert und es kann schwierig sein, eingefahrene Muster zu ändern. Auch die Koordination zwischen Abteilungen kann herausfordernd sein. Führungskräfte sollten daher flexibel sein, gezielte Schulungen anbieten und als Change Agents agieren.

Gibt es Aspekte des Meetingmanagements, die Ihrer Meinung nach in der Forschung oder Praxis noch unzureichend berücksichtigt werden?

Ein Aspekt, der oft zu kurz kommt, ist die Langzeitwirkung von Meetings auf die Kreativität und Innovationsfähigkeit von Teams. Während Effizienz und Zufriedenheit gut erforscht sind, wäre es interessant, zu untersuchen, wie unterschiedliche Meetingformate die Innovationskraft beeinflussen. Auch informelle Meetings oder „Walking Meetings“ sind noch nicht ausreichend erforscht.

Welche Ratschläge würden Sie anderen Führungskräften geben, die ihre Meeting-Kultur verbessern möchten?

Sie sollten den Mut haben, bestehende Strukturen zu hinterfragen und neue Ansätze auszuprobieren. Es ist wichtig, regelmäßig die Meeting-Kultur zu evaluieren und sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen der Mitarbeiter entspricht. Meetings sollten immer einen klaren Zweck haben– wenn dieser fehlt, ist es besser, das Meeting abzusagen.

Wie kann man die Effizienz von Meetings in hybriden oder vollständig remote arbeitenden Teams sicherstellen?

Um die Effizienz in hybriden oder remote arbeitenden Teams zu gewährleisten, ist eine klare Struktur und Vorbereitung essenziell. Eine klare Agenda, die im Voraus kommuniziert wird, hilft den Teilnehmern, sich vorzubereiten und sich auf die wichtigsten Punkte zu konzentrieren. Die technische Ausstattung muss ebenfalls zuverlässig sein, damit keine Zeit durch Verbindungsprobleme oder Verzögerungen verloren geht. Zudem sollte auf eine ausgewogene Interaktion zwischen den remote und den vor Ort anwesenden Teilnehmern geachtet werden, um niemanden auszuschließen.

Wie erkennen Sie, wann ein Meeting überflüssig ist und stattdessen eine andere Kommunikationsform verwendet werden sollte?

Ein Meeting ist überflüssig, wenn das Ziel auch durch andere Kommunikationsmittel wie E-Mails, Projektmanagement-Tools oder kurze Statusupdates erreicht werden kann. Wenn es keine neuen Informationen gibt, die besprochen werden müssen oder wenn Entscheidungen nicht von der Diskussion in Echtzeit abhängen, sollte auf ein Meeting verzichtet werden. Auch wenn die Agenda unklar ist oder kein klarer Mehrwert für die Teilnehmer erkennbar ist, lohnt es sich, das Meeting zu hinterfragen.

Welche Indikatoren verwenden Sie, um die Effektivität und den Erfolg von Meetings zu messen?

Die Effektivität von Meetings lässt sich anhand mehrerer Faktoren messen:

• Zunächst ist die Erreichung der Meetingziele ein zentraler Indikator: Wurden Entscheidungen getroffen oder Probleme gelöst?
• Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Beteiligung aller Teilnehmer. Wenn viele Stimmen gehört wurden und es eine aktive Diskussion gab, ist das ein Zeichen für ein erfolgreiches Meeting.
• Zudem ist die Einhaltung des Zeitplans ein Indikator für die Effizienz.
• Nach jedem Meeting sollte ein Feedback-Mechanismus integriert werden, bei dem die Teilnehmer bewerten können, wie produktiv sie das Meeting empfunden haben und ob es relevante Ergebnisse gab.
• Schließlich können konkrete Follow-up-Aktivitäten und die zügige Umsetzung beschlossener Maßnahmen Erfolgskriterien sein.

Inwiefern sollten Meetings auch Raum für informellen Austausch lassen, um die Teambindung zu stärken?

Gerade in hybriden oder remote arbeitenden Teams ist es wichtig, auch Raum für informellen Austausch zu schaffen, da der spontane soziale Kontakt fehlt. Dies kann helfen, die Teambindung zu stärken und das Vertrauen untereinander zu fördern. Beispielsweise kann ein Meeting bewusst mit einem lockeren Gespräch beginnen oder enden, in dem sich die Teilnehmer über nicht arbeitsbezogeneThemen austauschen. Auch virtuelle„Kaffeepausen“ oder kurze Breakout-Sessions, die nicht direkt mit der Agenda verbunden sind, können die Teamdynamik verbessern.

Wie wichtig ist es, die Meetingkultur regelmäßig anzupassen und zu evaluieren? Welche Schritte sind notwendig, um Veränderungen langfristig zu implementieren?

Die regelmäßige Anpassung und Evaluierung der Meetingkultur ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Meetings den aktuellen Bedürfnissen und Dynamiken des Teams entsprechen. Veränderungen in der Arbeitsweise oder der Teamstruktur erfordern oft Anpassungen. Um langfristige Veränderungen zu implementieren, ist es wichtig, zunächst Feedback von den Teilnehmern einzuholen, um Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Anschließend sollten konkrete Maßnahmen ergriffen werden, wie die Optimierung der Meetinghäufigkeit oder -dauer sowie das Einführen neuer Meetingformate. Schulungen und Workshops können ebenfalls helfen, neue Methoden zu etablieren.

Welche Schulungen oder Weiterbildungsangebote würden Sie Führungskräften empfehlen, um ihre Meetingfähigkeiten zu verbessern?

Führungskräfte sollten an Schulungen teilnehmen, die sich auf effektive Moderationstechniken, Zeitmanagement und den Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeitstypen in Meetings konzentrieren. Weiterbildungsangebote zu agilen Arbeitsmethoden, wie Scrum oder Kanban, können ebenfalls hilfreich sein, um zielgerichtete und ergebnisorientierte Meetings zu leiten. Zudem sind Kurse zur Förderung der emotionalen Intelligenz und der Kommunikation wichtig, um empathisch auf die Bedürfnisse der Teilnehmer eingehen zu können. Auch die Schulung im Umgang mit digitalen Tools und Technologien für remote Meetings ist in der heutigen Arbeitswelt unerlässlich, um alle Beteiligten optimal einzubinden und die Meetings effizient zu gestalten.

Dr. Noah Bani-Harouni, CEO und Co-Founder des Hamburger Softwareunternehmens Zelvor